大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理模式的改革

王瑩姝

摘 要：信息技術(shù)的穩(wěn)步發(fā)展使得目前我國已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)時代指的是就是各行各業(yè)信息資源的爆炸式發(fā)展，并且相應(yīng)的信息處理技術(shù)也在不斷優(yōu)化發(fā)展的時代。而在這樣的時代背景下，受到影響最大的工作就是檔案信息的管理工作，尤其是高校的檔案管理模式，已經(jīng)從紙質(zhì)管理工作開始向電子信息管理方向發(fā)展起來。在實際的改革過程中，相關(guān)院校的管理人員必須要意識到大數(shù)據(jù)時代給管理工作帶來的發(fā)展優(yōu)勢與相應(yīng)的挑戰(zhàn)，積極研究可行的優(yōu)化改革方式。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；高校；檔案管理模式；改革方法

高校的檔案管理工作主要管理的是高校的建校發(fā)展檔案，包括文化方面及經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面。也包括有專業(yè)教師和學(xué)生的個人檔案管理，以及課程結(jié)構(gòu)與課時安排方面的管理工作等多個方面。

1 大數(shù)據(jù)時代背景給高校檔案管理工作帶來的影響

1.1 積極影響

從大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢來看，大數(shù)據(jù)時代主要是依靠于信息技術(shù)手段實現(xiàn)對資源信息的收集、整理和分類等一系列工作的。基本都是一些自動化、智能化的操作流程，因此，將信息技術(shù)與高校檔案管理工作充分結(jié)合起來，可以全面提高管理工作的效率和質(zhì)量，避免了紙質(zhì)檔案存放時間過久而出現(xiàn)的檔案丟失或者字跡模糊不清的問題。而同時，應(yīng)用信息技術(shù)可以建立健全的檔案管理結(jié)構(gòu)體系，通過管理平臺的設(shè)置，教師和學(xué)生可以自行查找一些檔案資料，這種方式降低了管理人員的工作壓力，是目前人們比較喜愛的一種檔案管理方式。

1.2 消極影響

大數(shù)據(jù)時代下，傳統(tǒng)檔案管理流程被顛覆，紙質(zhì)媒介的檔案保存形式已經(jīng)不再符合時代發(fā)展需求，云技術(shù)和計算機(jī)成為新時期檔案儲存主要媒介。這就對管理人員的計算機(jī)操作能力有了更高的需求，而實際上許多高校內(nèi)部設(shè)置的管理工作團(tuán)隊都存在有年齡偏高的問題。大多是即將退休的老教師，其對檔案管理的觀念只停留于對檔案的整理和分類上。對于信息技術(shù)的操作能力比較低，無法掌握管理電子檔案的技巧。同時，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境復(fù)雜多變，相應(yīng)的電子檔案在傳輸和存儲過程中容易受到網(wǎng)絡(luò)漏洞和病毒的攻擊而造成數(shù)據(jù)損壞或泄露，這方面的問題就是高校在優(yōu)化檔案管理模式過程中需要解決的主要問題。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下改革高校檔案管理模式的可行方法

2.1 人才的意識和能力培養(yǎng)工作

在大數(shù)據(jù)時代背景下，要想改革高校檔案管理模式，確保檔案管理工作的有序運行。首先就需要對管理人員的工作意識和能力進(jìn)行培訓(xùn)工作，開展思想教育活動，結(jié)合現(xiàn)階段的信息技術(shù)發(fā)展情況積極轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的工作觀念。讓傳統(tǒng)注重于存儲的檔案管理模式向注重如何合理應(yīng)用檔案資源的方向發(fā)展，并對現(xiàn)存的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理知識和技能培訓(xùn)，包括計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、二次處理技術(shù)和專業(yè)的檔案管理知識等多個方面的培訓(xùn)。并且，實際的培訓(xùn)工作應(yīng)當(dāng)聘請新時期專業(yè)的檔案管理工作專家來進(jìn)行授課。同時，由于檔案管理工作關(guān)系到高校的穩(wěn)定發(fā)展?fàn)顟B(tài)，因此高校應(yīng)當(dāng)定期對管理人員的工作能力進(jìn)行考核，對不滿足管理需求的員工應(yīng)當(dāng)及時予以淘汰，或者調(diào)換到其他崗位上去。此外，高校還應(yīng)當(dāng)面向社會招聘一些能夠應(yīng)用信息技術(shù)手段進(jìn)行管理工作的人才，來全面提升高校檔案管理團(tuán)隊的工作質(zhì)量和效率。在這個過程中還要格外注意員工的個人素質(zhì)問題，避免出現(xiàn)員工竊取院校機(jī)密檔案的行為，從而全面確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。

2.2 網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺的建立

基于大數(shù)據(jù)時代背景下，我國的各個高校逐漸意識到了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，并開始研究如何建立網(wǎng)絡(luò)的檔案管理平臺。在這個環(huán)節(jié)當(dāng)中，高校需要安排專業(yè)的技術(shù)人員與管理人員共同進(jìn)行相應(yīng)的討論研究，制定出一個科學(xué)的檔案管理結(jié)構(gòu)體系。而在結(jié)構(gòu)體系的建立過程中，可以從不同的檔案類型進(jìn)行橫向分類，同時還應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案的年限建立縱向的時間軸，保障結(jié)構(gòu)體系的完整性。有些檔案信息隨著時間的變化和時代的發(fā)展，相關(guān)內(nèi)容已經(jīng)被淘汰了，因此也需要及時將這些檔案從管理平臺當(dāng)中去除。避免教師在查找檔案時，使用這些已經(jīng)失去價值的檔案而給各項工作的開展造成不良影響。而對于檔案信息存儲格式方面的問題也需要統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范，防止出現(xiàn)不同計算機(jī)系統(tǒng)不兼容檔案文件格式的問題。此外，由于科技信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，使得電子設(shè)備和技術(shù)更新?lián)Q代非常迅速。因此，高校應(yīng)每年安排一定的預(yù)算對檔案管理的相關(guān)電子設(shè)備進(jìn)行更新、維護(hù)和升級等建設(shè)，從而輔助院校內(nèi)部教學(xué)管理工作的順利開展。檔案管理工作還有許多優(yōu)勢有待發(fā)掘，比如，通過學(xué)生考勤、一卡通及其關(guān)聯(lián)賬戶使用情況的檔案記錄和整理，可以區(qū)分哪些學(xué)生是屬于生活困難型的，從而更好地分配助學(xué)獎金。

2.3 相應(yīng)安全管理機(jī)制的優(yōu)化

無論是檔案的接收、歸檔，還是電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、傳輸、利用和管理等方面都應(yīng)建立標(biāo)準(zhǔn)化的制度，以此來逐漸推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。高校在建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺時，一定要建立健全的安全管理機(jī)制。除了對管理人員的工作行為進(jìn)行管理，還應(yīng)當(dāng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全方面進(jìn)行監(jiān)管。定期安排技術(shù)人員對平臺進(jìn)行優(yōu)化升級，引進(jìn)專業(yè)的安全防御軟件，并設(shè)置登陸系統(tǒng)，讓教師和學(xué)生憑借自身的身份信息登陸，并為不同的身份設(shè)置不同的檔案查找權(quán)限。同時，還應(yīng)當(dāng)對教師和學(xué)生傳輸安全意識，禁止通過不安全的網(wǎng)站登陸管理平臺的行為。也盡量不要在一些公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中上傳或下載資料，避免傳輸過程中攜帶病毒而造成檔案管理平臺的運行癱瘓。此外，在高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型的初期，相關(guān)工作人員還應(yīng)當(dāng)繼續(xù)加強(qiáng)對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理工作，重點關(guān)注于保障檔案管理場地的防火、防盜、防有意或無意的人為損害等問題上。

2.4 檔案信息資源的合理共享

在新時期的社會發(fā)展背景下，高校的檔案管理工作還應(yīng)當(dāng)朝著資源共享的方向穩(wěn)步發(fā)展。這也是目前管理模式改革工作當(dāng)中的一大重點內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)時代下，各行各業(yè)的檔案信息變得更為開放，檔案數(shù)據(jù)逐漸趨于一體化。高校必須意識到，進(jìn)行資源共享的目的是為了能夠發(fā)揮檔案的最大使用價值。還可以利用共享的形式與其他院校進(jìn)行互動交流，分享工作的經(jīng)驗，共同在社會范圍內(nèi)營造一個良好的教學(xué)氛圍。提高我國整體的教學(xué)質(zhì)量和水平，促進(jìn)我國綜合國力的穩(wěn)步提升。高校的檔案管理工作主要優(yōu)勢在于儲存、收藏了大量的原始檔案，這些都是國家的重要信息資源，是社會資源中最為精華的部分。而在這個過程中，檔案信息資源的共享工作并不是指將所有資料都進(jìn)行全面的共享，只是對教師和學(xué)生都有查看權(quán)限的公開檔案，比如教學(xué)課時安排、建校歷史、師資力量等基礎(chǔ)檔案進(jìn)行共享，對于一些機(jī)密文件還是應(yīng)該做好保密工作。

3 結(jié)論

在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案管理模式的優(yōu)化改革工作需要結(jié)合實際的高校發(fā)展情況來進(jìn)行分析，明確目前在建設(shè)電子檔案過程中存在的主要問題。比如，管理人員工作能力和素質(zhì)、計算機(jī)軟硬件設(shè)備的引進(jìn)以及網(wǎng)絡(luò)安全隱患等問題。從而充分掌握改革工作的具體方向，開展培訓(xùn)教育會議并對員工工作能力進(jìn)行考核，招聘社會上的高技術(shù)人才。同時，建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)體系，完善安全管理機(jī)制。并對信息資源進(jìn)行合理共享，發(fā)揮信息資源的最大使用價值，促進(jìn)高校檔案管理模式改革工作的穩(wěn)步運行。

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