加強事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的有效策略

王春輝

摘 要：檔案管理作為事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，是其實現(xiàn)順利運作的基礎，如為職工管理提供依據(jù)等，加快促使其向規(guī)范化方向發(fā)展意義重大。本文立足于事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀，重點就其規(guī)范化管理的含義、作用及有效策略進行了探討。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化；建設策略

檔案是事業(yè)單位發(fā)展過程中所形成的一系列真實、有價值的資料的集合，是指導事業(yè)單位各項工作有序開展的重要依據(jù)。通過推動事業(yè)單位檔案管理向規(guī)范化方向發(fā)展，有利于提升檔案信息使用的效率，推動事業(yè)單位各項工作高效運作。因此，如何才能有效地提升事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理有效性值得深入探討。

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的內涵

對事業(yè)單位而言，檔案規(guī)范化管理工作就是從整體上對檔案管理的各項工作進行規(guī)范化處理，包括檔案的收集工作、整理工作、鑒定工作、保存與管理工作等等，力求達到簡化檔案管理工作流程，提高檔案管理工作質量和效率的目的。比如，針對檔案收集工作而言，其規(guī)范化管理工作主要體現(xiàn)在強化檔案收集資料中各相關部門的聯(lián)系和溝通交流，明確檔案收集的主要內容以及實施的具體步驟，制定異常情況的應對方案等等，力求提升該環(huán)節(jié)的工作質量與效率。

2 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的作用

事業(yè)單位檔案管理化管理是提升檔案管理工作質量與效率的一個重要手段，具體作用表現(xiàn)在如下兩個方面：一方面，有利于促進事業(yè)單位發(fā)展。檔案管理信息是事業(yè)單位實現(xiàn)健康運營的基礎。通過開展規(guī)范化管理，可以增強檔案信息的真實性、完整性和安全性，使其更好地服務于事業(yè)單位的發(fā)展。另一方面，有利于為事業(yè)單位提供參考依據(jù)。鑒于檔案資料的豐富性，其對事業(yè)單位的發(fā)展歷史進行了詳細記錄。通過查閱相關事業(yè)單位檔案資料，可以指導事業(yè)單位后續(xù)的各項工作。

3 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的有效策略

3.1 提升管理人員素質

為了有效推動事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化建設進程，離不開專業(yè)檔案管理隊伍建設，提升整體檔案管理人員的整體素質。首先，事業(yè)單位的領導層要注意定期組織檔案管理隊伍開展針對性教育培訓，向他們灌輸《保密法》等檔案管理的相關法律，強化他們的檔案管理保密意識，避免翻拍、抄錄或復制相關檔案信息，嚴格按照各項規(guī)定、法律和要求等開展檔案管理工作，確保事業(yè)單位檔案管理工作不會出現(xiàn)泄露問題。其次，要注意增強全體檔案管理人員的整體道德素養(yǎng)水平和職業(yè)專業(yè)素養(yǎng)水平，使他們在參與檔案管理工作的時候保持很強的責任心、保密意識和事業(yè)心。比如，在開展檔案管理工作期間，要保持嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，嚴格保守國家的機密。針對實際的檔案管理人員教育培訓，可以采取集中講座或培訓活動等方式提升他們的專業(yè)檔案管理專業(yè)知識。再次，為了有效地激發(fā)他們參與檔案管理工作的主觀能動性，事業(yè)單位領導層可以采取檔案管理方面專業(yè)知識與技能的一些競賽活動，由那些取得優(yōu)勝的檔案管理人員可以相應地獲取事業(yè)單位的表揚流動紅旗，以此提升整體檔案管理人員的整體管理能力。最后，在選聘檔案管理人員期間，事業(yè)單位管理者必須要本著“三公”原則，對檔案管理人員的專業(yè)業(yè)務素質、責任意識以及道德水平等進行嚴格考核，力求可以從整體上提升事業(yè)單位檔案管理人員的整體專業(yè)素養(yǎng)。

3.2 完善檔案管理制度

“無規(guī)矩不成方圓?！惫芾碇贫仁歉黜椆芾砉ぷ饔行蜷_展的重要保障，檔案管理規(guī)范化建設更加需要依賴于科學、完善的管理制度。然而，由于當下事業(yè)單位管理者不是非常重視檔案管理工作的重要性，致使現(xiàn)階段的檔案管理制度存在嚴重的缺失問題，這種不完善的檔案管理制度影響了各項檔案管理工作的順利開展，尤其是現(xiàn)階段的檔案管理工作中缺乏規(guī)范化的檔案管理制度，無法有效地指導各項檔案管理工作的有序開展。

檔案管理制度具有很強的規(guī)范性與約束性特征，在有效發(fā)揮檔案管理制度的同時，還要注意增強檔案管理制度應用的有效性、穩(wěn)定性與長期性。在事業(yè)單位貫徹落實各項檔案管理工作機制、內容和要求的基礎上，為了順利地推動檔案管理規(guī)范化進程，提高檔案管理整體水平，更加需要依靠基于規(guī)范化管理視角的檔案管理制度，以此引導和規(guī)范檔案管理工作的開展。首先，要加快建立與完善檔案管理方面的規(guī)章與制度，靈活地采取“三合一制度”去分類整理和管控事業(yè)單位的檔案信息，優(yōu)化現(xiàn)階段檔案管理基本框架，積極收集、歸納整理與處理檔案材料信息，增強檔案信息的完整性與真實性。其次，要靈活地采取監(jiān)督機制，有效地管理事業(yè)單位的檔案信息，借助監(jiān)督管理來有序推進檔案管理的規(guī)范化進程，提升檔案管理工作的有效性。再次，要注意對現(xiàn)階段事業(yè)單位中存在的不規(guī)范檔案管理行為進行有效約束和規(guī)范化處理，具體就是要立足于實際發(fā)展情況，有效改革檔案管理制度，保留其中符合現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案管理工作需求的管理制度，改革其中存在弊端的檔案管理制度，尤其是在社會主義現(xiàn)代化建設中有效融入檔案管理制度，構建一個事業(yè)單位發(fā)展需求的完善化管理制度。最后，要注重增強檔案管理制度的貫徹落實與執(zhí)行力度，通過開展檔案管理人員教育培訓，構成系統(tǒng)化、完善化的檔案管理工作約束機制，以此從整體上提升檔案管理的有效性。此外，要注意配套構建規(guī)范化的人員激勵制度，人員考核制度等管理制度，力求可以有效地規(guī)范和約束全體檔案管理人員，確?？梢圆粩嗵嵘龣n案管理的規(guī)范化水平。

3.3 創(chuàng)新檔案管理模式

在現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理工作中，許多事業(yè)單位中的檔案管理人員依舊沿襲著以往比較落后的人工管理模式，由于這些檔案管理模式的規(guī)范性不足，非常容易使得檔案管理信息出現(xiàn)失真問題，進而會直接影響檔案信息的最終利用效果。比如，許多事業(yè)單位檔案管理中心依舊在利用紙質形式存儲檔案資料，但是隨著時間的延長，這些檔案上面的字跡會逐漸淡化，最終可能會對檔案信息的準確性產(chǎn)生不利影響，更無法有效地實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化目標，所以為了有效推動檔案管理的規(guī)范化進程，就必須要加快創(chuàng)新檔案管理模式。

在新時期事業(yè)單位發(fā)展過程中，隨著檔案信息量的增加以及檔案管理規(guī)范化建設要求的提出，傳統(tǒng)的一些檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段事業(yè)檔案管理工作的實際需要，甚至已經(jīng)嚴重限制了事業(yè)單位檔案管理標準化建設進程。此時為了更好地推動事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化建設進程，就必須要加快摒棄傳統(tǒng)落后的檔案管理模式，結合時代的發(fā)展需求和要求等創(chuàng)新檔案管理理念、模式與方法，有效地推動檔案管理現(xiàn)代化的標準化方向發(fā)展。比如，事業(yè)單位需要在推動檔案管理規(guī)范化進程方面要投入大量的建設資金，以為相應的發(fā)展建設提供掃描儀、計算機等配套的設備、設施等，以此有效地調用、存儲和記錄檔案信息，力求最大程度推動檔案管理的信息化進程，最大程度提升事業(yè)單位檔案信息的利用率。在開展事業(yè)單位信息化建設期間，事業(yè)單位還要高度重視強化檔案管理工作，對現(xiàn)行的檔案管理工作的實際運行機制進行持續(xù)改進、完善與優(yōu)化，力求逐步推動事業(yè)單位的檔案管理工作向“管用結合”的管理模式方向發(fā)展，從而更好地提升事業(yè)單位檔案管理工作的有效性。

4 結語

綜上所述，現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化建設方面存在管理人員素質問題，管理制度完善性問題和管理模式比較落后等問題，影響了檔案管理工作的質量。針對這種情況，事業(yè)單位可以從提升管理人員素質入手，加快完善檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理模式，力求不斷提升事業(yè)單位的檔案規(guī)范化管理有效性。

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