淺析城建企業(yè)基建檔案管理問題及對策分析

曾玲

摘 要：基建工程檔案作為單位檔案的重要組成部分，反映的是真實(shí)存在的建設(shè)管理工作，基建檔案管理妥善與否直接影響著單位產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。為此，各單位特別是承擔(dān)城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的城建企業(yè)必須要采取有效措施，做好基建檔案管理工作，以提升基建工程的建設(shè)水平。通過分析如今基建單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中的不足之處，分別從機(jī)構(gòu)建設(shè)、人員技能、體系完善、服務(wù)理念等多個(gè)維度出發(fā)，提出有利于單位內(nèi)基建檔案管理建設(shè)發(fā)展的合理性策略。

關(guān)鍵詞：基建檔案管理；信息化建設(shè)；工程項(xiàng)目建設(shè)

1 前言

對于基建單位和項(xiàng)目來說，整個(gè)檔案涉及內(nèi)容十分廣泛，其中有項(xiàng)目立項(xiàng)、審核、批準(zhǔn)、前期偵查、施工預(yù)案、落實(shí)、竣工以及驗(yàn)收等，一整個(gè)項(xiàng)目從無到有的全部資料，形式多種多樣，文字、圖片還有影像等?；?xiàng)目檔案對于資料的完整性、真實(shí)性要求極高，是整個(gè)項(xiàng)目開展的關(guān)鍵性資料。

2 加強(qiáng)基建檔案管理工作的重要意義

1）保證工程創(chuàng)先爭優(yōu)。作為社會熱點(diǎn)，基建項(xiàng)目的進(jìn)度、安全性、服務(wù)性等都受到社會大眾的喜愛，而整個(gè)基建檔案管理工作是基建項(xiàng)目全部記錄的關(guān)鍵，對于現(xiàn)階段基建發(fā)展和未來性建設(shè)都有十分重要的作用。尤其一些重點(diǎn)項(xiàng)目工程，在進(jìn)行竣工驗(yàn)收，國家優(yōu)質(zhì)工程評級評獎(jiǎng)階段，參建項(xiàng)目的檔案統(tǒng)籌與管理工作就是參評的第一道防線，檔案管理人員要參與項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收工作。

2）提高企業(yè)工程質(zhì)量。一定程度上來說，基建工程檔案就是城建工程的紙質(zhì)版統(tǒng)籌，可以從時(shí)間、任務(wù)、起源、進(jìn)度等具體數(shù)據(jù)、信息等方面提供比較真實(shí)準(zhǔn)確的信息，切實(shí)的反饋整個(gè)基建工程的進(jìn)度建設(shè)過程以及項(xiàng)目的建設(shè)實(shí)體，一整套比較嚴(yán)謹(jǐn)、全面、詳實(shí)的基建檔案能夠?yàn)樵擁?xiàng)目工程在投產(chǎn)以后的各項(xiàng)工作做好在數(shù)據(jù)、資料等方面的支持與幫助?？紤]到整個(gè)基建檔案的儲備、建檔、存檔與歸檔等檔案數(shù)據(jù)資料管理，是能夠貫穿該基建項(xiàng)目的全部過程，可以相對真實(shí)的反饋該項(xiàng)目的進(jìn)度與質(zhì)量。工程人員通過不斷健全基建檔案的人員管理，各項(xiàng)材料整合制度等，重點(diǎn)落實(shí)各項(xiàng)管理規(guī)定，實(shí)現(xiàn)基建項(xiàng)目落實(shí)的標(biāo)準(zhǔn)正規(guī)化。

3 基建檔案管理存在的問題

檔案管理工作，就是通過將各類信息進(jìn)行整理、分類、儲存并分析的一個(gè)過程，有助于提高信息的安全有效，并能夠?yàn)槠溆喙ぷ魈峁┘堎|(zhì)版證據(jù)；因此健全檔案管理體系，可以將人員管理井井有條，為人事變動(dòng)和招聘等工作提供后期數(shù)據(jù)支持和信息保障，對于未來發(fā)展而言至關(guān)重要。目前很多基建項(xiàng)目也在逐漸重視檔案管理的重要性，在日常工作中，以實(shí)踐行動(dòng)落實(shí)基建工作的檔案整合，為未來的基建事業(yè)發(fā)展提供數(shù)據(jù)資料支持。

1）企業(yè)內(nèi)基建檔案管理意識薄弱。施工單位過多的重視經(jīng)濟(jì)效益，或者工期進(jìn)度等，不夠重視基建項(xiàng)目的檔案建設(shè)和完備工作，導(dǎo)致一系列問題產(chǎn)生，例很多的檔案找不到原件，有的工程檔案會在參建單位撤出時(shí)難以有效保存，還有圖物不符或缺少圖章簽字的情況，以上因素導(dǎo)致基建檔案的整理和歸檔和工程建設(shè)的實(shí)際進(jìn)度不一致。

2）檔案人員綜合素質(zhì)不強(qiáng)。由于目前基建項(xiàng)目考慮到人員成本等隱性成本，在單位內(nèi)部檔案管理負(fù)責(zé)人大多是由臨近退休人員等進(jìn)行后勤維護(hù)與管理工作，這些人大多不具備學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新意識，所以不利于檔案管理工作的創(chuàng)新，很難實(shí)現(xiàn)與時(shí)代接軌。大多工作人員對于檔案管理的認(rèn)識不足，就是簡單的收集整合工作，所以導(dǎo)致基建工作的檔案管理不健全，不穩(wěn)定很多資料不滿足真實(shí)需求。

3）基建工程檔案管理模式相對陳舊。很多基建單位的檔案管理工作目前仍然采取比較傳統(tǒng)的人工模式，考慮到工程參建單位的數(shù)量比較多，但是整個(gè)檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)并沒有統(tǒng)一，很多基建檔案管理部門對檔案管理監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作很難及時(shí)落實(shí)，導(dǎo)致基建檔案質(zhì)量大多不具備歸檔的資質(zhì)，要么格式要么內(nèi)容不規(guī)范，使得檔案管理工作難以正常開展。

4）基建檔案管理體制不健全。在城建單位，考慮到人員成本等因素，并有設(shè)定專門的檔案資料管理科室，在相關(guān)人員配置方面并不健全，很多與檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施（檔案盒、檔案柜、檔案資料、檔案保存軟件等）都不健全，所以系統(tǒng)化的檔案管理工作只是處于書面的階段。

4 加強(qiáng)基建工程檔案管理的具體措施

1）加大重視程度，完備檔案管理制度。各個(gè)城市建設(shè)管理單位部門要從單位內(nèi)部形成一種重視檔案管理的組織文化，在具體運(yùn)行實(shí)踐過程中身體力行去提高檔案管理的落實(shí)力度，成立檔案科，并設(shè)有專門的人員定期進(jìn)行整合和更新，保證基建檔案信息的真實(shí)有效性，懂得爭取足夠的經(jīng)費(fèi)和技術(shù)投入；提高中高層領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的重視程度，加大在各種大小會議中的檔案管理宣傳力度，將事務(wù)性工作與管理實(shí)踐充分結(jié)合。一方面，工程建設(shè)單位重視檔案管理工作，聘用專業(yè)的檔案管理人員，落實(shí)檔案基建管理工作的力度。整個(gè)基建項(xiàng)目的檔案管理，出具所需要整合的檔案信息的匯編資料，其次對于各種資料的存儲和收集標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，另一方面，能夠借助于大數(shù)據(jù)時(shí)代要求，運(yùn)用軟件等方式，提高檔案資料的時(shí)效性、存儲長期有效性等。

2）落實(shí)基建工程檔案的管理各項(xiàng)工作。各個(gè)基建項(xiàng)目的檔案整合工作，大多分為基建檔案前期工作、各項(xiàng)目具體進(jìn)度、項(xiàng)目檢查、竣工驗(yàn)收等多個(gè)步驟。能夠?qū)⒑芏嗷▎挝坏姆桨腹芾砉ぷ髡降募{入基建項(xiàng)目的編制中，檔案管理作為基建項(xiàng)目落實(shí)的后備力量，需要提高對于基建項(xiàng)目檔案管理的重視程度。檔案資料的整理是需要貫穿整個(gè)基建項(xiàng)目的全過程的，從項(xiàng)目的立項(xiàng)、落實(shí)、修改更正到后期的項(xiàng)目執(zhí)行、竣工、驗(yàn)收等，都需要能夠登記在冊。

一方面，加大資金投入力度，完善設(shè)備的武裝程度，安裝省檔案局推廣的瓊蘭檔案管理系統(tǒng)，全力支持檔案管理信息化建設(shè)工作；另一方面，提高信息技術(shù)技能提高，凈化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高信息的安全性；綜合考慮檔案信息的保密性和安全性，需要提高軟件的防盜功能，避免系統(tǒng)漏洞，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析軟件和登記軟件，通過系統(tǒng)分析各項(xiàng)城市基礎(chǔ)設(shè)施和道路建設(shè)的進(jìn)度、安全性和后續(xù)風(fēng)險(xiǎn)評估，提高存儲機(jī)構(gòu)的信息保密度。

3）加強(qiáng)基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。注重提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和職業(yè)修養(yǎng)，健全的人才梯隊(duì)建設(shè)是基建項(xiàng)目檔案管理不斷發(fā)展的根本渠道。各參建單位要積極組織檔案人員參加省檔案培訓(xùn)中心舉辦的《全省檔案業(yè)務(wù)工作崗位培訓(xùn)班》等課程，實(shí)現(xiàn)員工基本檔案信息整合工作標(biāo)準(zhǔn)化。提高組織內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)的人才梯隊(duì)建設(shè)程度，招聘檔案管理人員，可以通過針對學(xué)歷、經(jīng)歷、素養(yǎng)、年齡等多項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行選拔，提高入職門檻，進(jìn)而提升城建單位內(nèi)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)；進(jìn)行相互交流，組織開展培訓(xùn)等管理技能模式，設(shè)定科學(xué)的考核指標(biāo)，采取360績效考核的方式，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)人員進(jìn)行合理競爭，帶動(dòng)全員的工作積極性。

5 結(jié)束語

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展奮斗的結(jié)晶，對城建企業(yè)而言，只有加強(qiáng)基建檔案管理，才能更好地作用于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。針對市政道路建設(shè)單位而言，能夠充分借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，運(yùn)用軟件，云空間等形式，將城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的基本情況進(jìn)行實(shí)施存檔，構(gòu)建一套針對性強(qiáng)、極具細(xì)節(jié)性、時(shí)效性高的基建檔案管理系統(tǒng)，能夠?yàn)槲覈鞘谢ㄔO(shè)進(jìn)程進(jìn)行詳實(shí)記錄，同時(shí)能夠加快我國的基建檔案管理進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)信息資源效用最大化，使得有效的信息得以更好的存儲和應(yīng)用。

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