秦小艷

【摘要】? 大多數企業(yè)在探索財務共享模式時，以費用報銷業(yè)務為切入點，首先將“費用報銷”模塊導入財務共享中心建設流程中。文章以Z公司在財務共享建設進程中首先開發(fā)的“費用報銷”模塊為對象，針對財務共享模式下費用報銷存在的問題，提出了相應的改進建議，以期提高企業(yè)費用報銷的效率和管控水平。

【關鍵詞】? 財務共享;費用報銷;信息系統(tǒng);決策支持

【中圖分類號】? F232? 【文獻標識碼】? A? 【文章編號】? 1002-5812（2019）13-0074-03

2014年財政部發(fā)布的《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》提出，“建立財務共享服務中心，加快會計職能從重核算到重管理決策的拓展”，推動財務共享的發(fā)展。在云計算、大數據、人工智能迅猛發(fā)展的背景下，國內掀起了建設財務共享的熱潮。費用報銷業(yè)務在財務會計核算中占比較大，工作量大、審批流程復雜、耗時耗力，對財務管控意義重大。建設基于大數據的財務共享費用報銷模塊，改造費用業(yè)務報銷流程，提高費用管控質量，控制財務風險，降低財務人力成本，對新形勢下會計職能的轉變尤為重要。據IBM商業(yè)價值研究院的調查數據顯示，費用報銷屬于集中化、標準化程度相對較高的財務業(yè)務循環(huán)，大多數企業(yè)在探索財務共享模式時，以費用報銷業(yè)務為切入點，首先將“費用報銷”模塊導入財務共享中心建設流程中。本文以Z公司在財務共享建設進程中首先開發(fā)的“費用報銷”模塊為探討對象，分析了費用報銷業(yè)務現狀，針對財務共享模式下費用報銷存在的問題，提出了相應的改進建議。

一、Z公司財務共享模式下費用報銷業(yè)務發(fā)展現狀

根據管理成熟度和信息化水平對財務共享中心建設的影響，財務共享的發(fā)展可以分為五個階段：核算共享、報賬共享、標準財務共享、業(yè)財一體財務共享及大共享。這五個階段在新興技術、大數據的發(fā)展推動下不斷完善優(yōu)化。核算共享，是財務人員一對多個組織，實現了集中核算。報賬共享，是基于核算共享，全員報賬。標準財務共享，是基于共享系統(tǒng)平臺，財務人員按照專業(yè)化分工，流水化作業(yè)，提供標準化共享財務服務。業(yè)財一體財務共享，是以業(yè)務流程為起點，事前進行財務管控，降低財務系統(tǒng)風險。大共享，是指能集中的都要進入共享中心，包括但不限于財務、人力資源、采購等。

Z公司是一家證券公司，有20多年的發(fā)展歷史，財務共享中心的建設起步于2008年，成立了北京、上海、深圳三地集中核算中心，實現了集中清算和經紀業(yè)務成本的集中核算，一名成本核算崗負責多家分支機構的費用報銷核算業(yè)務，不再是在每個分支機構均設置出納崗、會計崗，進入了財務共享中心建設進程的第一階段即核算共享。經過近十年的發(fā)展，特別是在云計算、大數據、人工智能、電子發(fā)票、會計電子檔案的推動下，Z公司一直在探索由集中走向集約，通過再造財務組織和優(yōu)化流程，推動財務共享中心建設。目前Z公司的財務共享中心建設正處于第二階段即報賬共享階段，依賴集中核算系統(tǒng)、網上報賬系統(tǒng)和影像系統(tǒng)，實現財務人員處理多主體單位的報賬稽核等財務業(yè)務。Z公司在建設財務共享中心的過程中最早啟動費用報銷模塊，目前正在開發(fā)報表共享模塊、固定資產共享模塊、會計電子檔案共享模塊。Z公司財務共享中心的費用報銷模塊自2017年底上線運行以來，極大地提高了財務核算效率，在核算主體數量不斷增加的形勢下，財務核算人員并沒有相應增加。目前，費用報銷模塊整體運行平穩(wěn)，提高了報銷的流程效率，縮短了員工的報銷周期，提升了滿意度，但也存在一些問題，有待改進提升。

二、Z公司財務共享模式下費用報銷存在的問題

（一）以紙質發(fā)票為報銷憑證耗費了大量人力、財力、物力成本

在Z公司目前的費用報銷流程中，發(fā)票是唯一的報銷憑證。電子發(fā)票比例較小，紙質發(fā)票大量存在。在費用共享模式下，由費用經辦人在金蝶費用報銷系統(tǒng)填制報銷單據，由預算管理員審核通過后，將紙質發(fā)票、刷卡憑證、審批簽報等報銷憑證在影像系統(tǒng)掃描上傳，再由部門負責人、成本核算崗審批。在填單過程中，紙質發(fā)票需要手工核驗;OA電子流審批的簽報需要打印成紙質的掃描上傳，影像系統(tǒng)與OA審批系統(tǒng)不能直連;報銷人需要將紙質發(fā)票及其他報銷憑證逐一平鋪粘貼;取得的電子發(fā)票不能直接上傳，需要打印出來再次掃描上傳。在成本崗審核完畢付款后，經辦人員還需要將紙質單據郵寄給成本核算崗，成本核算崗在收到紙質郵包后將之與影像系統(tǒng)核對，確認影像與實物是否一致。紙質發(fā)票的存在導致費用報銷過程中耗費了大量的人力、財力、物力在粘貼、掃描、郵寄、核對等環(huán)節(jié)。

（二）手工錄入票據，無法智能掃描、自動提取關鍵信息

由于票據種類眾多，采集票據數據信息是一項紛繁復雜的工程。在Z公司的票據信息錄入過程中，首先要按照費用報銷的類型進行整理和分類，通過掃描儀掃描上傳，對于識別為發(fā)票的單據，需要手工錄入驗證碼核驗發(fā)票;對于不是發(fā)票但影像系統(tǒng)識別為發(fā)票的單據，需要手工取消發(fā)票核驗。手工核驗發(fā)票、取消發(fā)票核驗不僅耗費了人力和時間，而且還會存在差錯，比如不是發(fā)票卻識別為發(fā)票的情況導致系統(tǒng)提示發(fā)票沒有核驗;是發(fā)票但影像系統(tǒng)沒有識別出來，又沒有手工識別為發(fā)票的，導致發(fā)票漏核驗。如此大量連續(xù)、重復的工作無法通過智能掃描、自動提取關鍵信息，會導致人為錯誤率無法控制、人力低附加值投入。

（三）費用審核環(huán)節(jié)以人工判斷為主，沒有實現審核自動化

在Z公司目前的費用報銷共享系統(tǒng)中，成本核算崗依照國家法律、法規(guī)以及公司的財務規(guī)章制度，對費用開支的合理、合法、合規(guī)性進行審核，以人工判斷為主。然而，依靠人工判斷審核單據，難免會出差錯;同一種不合格單據由于不同成本崗審核，可能會有不一致的審核結果，導致報銷結果不一致。

（四）部分信息系統(tǒng)尚未對接

Z公司已有 OA 系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、預算系統(tǒng)、金蝶財務信息系統(tǒng)、影像系統(tǒng)等。資金管理系統(tǒng)、預算系統(tǒng)、金蝶財務信息系統(tǒng)、影像系統(tǒng)實現了數據對接，但OA 系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)各自獨立運轉，與金蝶財務信息系統(tǒng)、影像系統(tǒng)沒有實現數據對接。例如：費用報銷環(huán)節(jié)中，報銷差旅費需要提供出差審批單，人力資源系統(tǒng)已經有電子審批流，但是由于信息系統(tǒng)壁壘，目前仍然需要將電子審批流打印出來再掃描上傳。部分金額超過一定限額的費用開支需要走OA審批的，OA系統(tǒng)已有電子審批流，但是不能對接到金蝶財務信息系統(tǒng)、影像系統(tǒng)，仍然需要將電子審批流、合同打印出來再掃描上傳。這樣就會導致人工的重復，信息系統(tǒng)之間不連通，審批不能實現自動化、一站式閉環(huán)。

（五）員工觀念轉變慢，前期推行不暢

財務共享模式下的費用報銷，涉及到流程重組、系統(tǒng)改造，是一項復雜的工程，這就需要公司領導重視，結合公司戰(zhàn)略，確保費用報銷共享模式推進實施;需要財務人員轉變觀念，適應新的系統(tǒng);需要業(yè)務人員按照改進后的流程提單報銷。但在費用報銷推進的過程中也遇到了一些問題：有些部門負責人、財務人員是資深的老員工，習慣了看紙質的報銷單據，習慣了看領導的親筆簽名審批，不適應在影像系統(tǒng)看電子單據，有一定的抵觸情緒，前期推行存在一定的壓力。

（六）效率的提升導致財務人員冗余和財務人員職業(yè)發(fā)展障礙

和傳統(tǒng)財務工作相比，財務共享模式下的費用報銷，由于流程的優(yōu)化，部分費用審核環(huán)節(jié)的自動化，使得工作效率得到了極大的提升，減少了所需的財務人員。比如發(fā)票核驗已經實現了和稅務局發(fā)票系統(tǒng)對接，不再需要到稅務局網站逐張查驗發(fā)票并將查驗結果打印出來簽名確認。查驗不合格的發(fā)票系統(tǒng)會有提示，發(fā)票金額系統(tǒng)會自動提取計算，這樣就會省去很多人工驗票、核算發(fā)票金額等耗時的人工環(huán)節(jié)，效率的提升導致財務人員冗余。

財務共享模式下費用報銷具有集中化、標準化程度高的特點，人員的工作強度大、重復率高、工作機械單一。這些問題會給財務共享模式下財務人員的職業(yè)發(fā)展帶來障礙，比如專業(yè)技能的單一化、難以全面系統(tǒng)地掌握財務知識;基層財務人員長期從事簡單機械重復的工作，會擔心專業(yè)能力退化，對自己的職業(yè)前景喪失信心，導致人員流失，影響組織績效。

三、改進提升建議

（一）通過電子發(fā)票、電子憑證實現無紙化報銷

由于電子發(fā)票可以實現在財務影像系統(tǒng)直接上傳，實現了無紙化，省去了紙質發(fā)票從報銷人到財務人員的流轉環(huán)節(jié)，避免了紙質發(fā)票的遺失風險和稅務風險;電子發(fā)票在取得、查驗、報銷、核算入賬、報稅、保管、查詢、調閱等方面都更加便捷高效，促進了費用報銷流程的優(yōu)化、業(yè)務財務一體化，能夠提高公司的財務核算水平、財務管控能力，提升工作效率和質量。為此，筆者建議，可以和第三方平臺合作，實現報銷憑證直連，比如和滴滴出行企業(yè)版合作、開發(fā)攜程差旅管理系統(tǒng)、開發(fā)銀行信用卡系統(tǒng)，實現電子發(fā)票、支付憑證直接和金蝶財務系統(tǒng)聯(lián)通，獲取發(fā)票、報銷憑證信息，省去粘貼發(fā)票、掃描上傳環(huán)節(jié);可以和OA審批系統(tǒng)對接，實現費用報銷審批流程的自動接入，不再將審批簽報打印掃描上傳。

（二）通過OCR掃描、電子影像提取發(fā)票關鍵信息

針對手工錄入票據無法智能掃描、自動提取關鍵信息的問題，筆者認為，可以對目前的影像系統(tǒng)進行改造，預先按照費用的類型，區(qū)分不同費用報銷掃描功能集成到影像系統(tǒng)掃描端。在影像系統(tǒng)接到上傳的發(fā)票時，可以做出區(qū)分，電子發(fā)票直接上傳平臺，紙質發(fā)票則通過掃描儀集中掃描轉化為電子影像，通過在掃描軟件中預設的OCR識別模塊，自動從電子影像中識別出增值稅發(fā)票，提取發(fā)票關鍵信息，對于發(fā)票重復報銷、過期報銷、發(fā)票連號、發(fā)票報銷范圍不合理等作出提示，控制稅務風險。這也有助于加強發(fā)票管理、報稅管理。

（三）在費用審核界面按費用類型增加費用審核要素，減少人為判斷因素，實現審核自動化

目前Z公司的費用審核環(huán)節(jié)以人工為主，沒有實現審核自動化，效率低、容易出差錯。筆者建議在財務共享費用報銷系統(tǒng)，按照費用類型和費用開支相關管理制度，梳理出各類費用的審核要素、費用開支標準，比如報銷招待費需要審核發(fā)票的金額、內容、人均消費標準、消費憑證等核心要素。可以將每一類費用的審核要素添加在費用審核界面，這樣成本崗在審核時就不會因為人為因素造成審核要點的遺漏，造成不合格票據通過審核。

（四）整合信息系統(tǒng)對接直連，實現費用報銷一站式閉環(huán)

在公司的戰(zhàn)略規(guī)劃指導下，統(tǒng)籌規(guī)劃設計公司內部財務、人力、資金、預算、采購等信息系統(tǒng)，可以確保信息的流暢溝通，減少不必要的重復工作，對財務共享中心的運作效率有極大幫助。先進信息技術的支持是財務共享中心運營的必要條件，這就需要將金蝶EAS財務系統(tǒng)、財務影像系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、預算系統(tǒng)、采購協(xié)同平臺、OA系統(tǒng)等各類系統(tǒng)整合到統(tǒng)一的信息化平臺，實現數據聯(lián)通，消除系統(tǒng)壁壘，實現費用報銷一站式閉環(huán)，減少由于信息不聯(lián)通導致的重復工作，實現真正的信息資源共享。

（五）轉變人員觀念，提升人員素質和能力

財務共享模式是財務管理的創(chuàng)新，將財務人員從簡單重復的工作中解放出來，同時也對財務人員提出了更高的要求。財務人員應轉變觀念，實現從交易處理到決策支持的轉型;要跳出傳統(tǒng)思維模式，轉換角色，從“賬房先生”轉變到“軍事參謀”，從“資源消耗者”轉變到“價值創(chuàng)造者”。為了適應這種轉變，財務人員必須要具備新的職業(yè)技能，從個人素質、執(zhí)業(yè)能力、專業(yè)知識等方面不斷完善自己;構建互聯(lián)網思維，提升工作效率和溝通合作能力;搭建復合型知識結構，拓展管理決策能力;形成專業(yè)化競爭優(yōu)勢，培養(yǎng)工作聚焦能力。另外，Z公司還需要加強對財務人員的培訓，使其了解財務共享模式下費用報銷優(yōu)化的必要性，加快觀念轉變;制作財務共享模式下費用報銷使用指南，指導財務人員實踐操作，加強溝通交流，及時完善財務共享模式下費用報銷系統(tǒng)，使操作系統(tǒng)更加完善、界面更加友好、使用效率更高。

（六）合理安排財務人員崗位，拓展財務人員職業(yè)發(fā)展空間

根據財務共享模式下費用報銷的工作模式改變、實際工作量，確定人員實際需求，合理設置相關崗位。對于能夠參與企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的財務人員，鼓勵向戰(zhàn)略財務職能的財務管理工作轉型;對于傳統(tǒng)財務人員，鼓勵向業(yè)務財務職能的管理會計工作轉型;對于財務共享運營業(yè)務人員、關鍵技術人員與運營管理人員，鼓勵向共享財務職能的財務會計工作轉型。

對于財務人員職業(yè)發(fā)展障礙，可以從內外部崗位拓展職業(yè)發(fā)展空間。從內部崗位角度來看，首先，根據工作的特點、發(fā)生頻率、可集中化程度，改變現有的工作模式，重新設置工作崗位，區(qū)分管理崗位和基層崗位，創(chuàng)造更多非簡單機械重復、具有一定技術含量的職業(yè)發(fā)展機會。其次，可以按照崗位性質和工作內容劃分職業(yè)層次，形成上升的職業(yè)發(fā)展通道。再次，在同一崗位可以基于經驗、工作年限，設定級次，針對不同級別給予差異化待遇。從外部崗位角度來看，首先，管理者應鼓勵有能力的財務人員向業(yè)務部門轉崗，不能將員工禁錮在現有的工作崗位上。其次，財務共享模式下，應該注重基礎員工的綜合能力培養(yǎng)，從而有助于員工更好地理解財務共享流程，改進業(yè)務，提升競爭力。

Z公司財務共享模式下費用報銷的優(yōu)勢在于：一是通過財務共享流程的優(yōu)化設計，減少了子公司、經紀業(yè)務分公司及營業(yè)部在財務管理方面的投入，降低了人力成本;二是加強了總部對費用報銷系統(tǒng)的管理、規(guī)范和控制，能夠更好地反映公司的財務狀況;三是為企業(yè)管理提供了決策支持，提高了企業(yè)的管控水平;四是提高了企業(yè)核心競爭力。但是財務共享模式下費用報銷仍存在一些問題，流程建設不是一蹴而就的，隨著業(yè)務的發(fā)展需要持續(xù)優(yōu)化改進。希望通過本文的探討，對其他企業(yè)在優(yōu)化財務共享模式下費用報銷流程方面具有啟發(fā)及借鑒意義，提高企業(yè)費用報銷的效率和管控水平。

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