高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題探討

楊磊

◆摘 要：學(xué)校在發(fā)展過程中，教學(xué)思想、不同時(shí)期的教學(xué)政策都是通過高校檔案進(jìn)行記錄，可以說通過高校檔案能夠充分了解教師以及學(xué)生的成長(zhǎng)情況，對(duì)于學(xué)校而言是非常重要的教學(xué)資源。在現(xiàn)階段，采用傳統(tǒng)的工作思路對(duì)檔案進(jìn)行管理，已經(jīng)不能在要求上對(duì)師生進(jìn)行滿足。而且在信息化發(fā)展的社會(huì)進(jìn)程中，建立數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為目前必然的發(fā)展趨勢(shì)。本文主要從高校檔案管理數(shù)字化存在的問題進(jìn)行討論，提出了一些相應(yīng)的實(shí)現(xiàn)措施。

◆關(guān)鍵詞：高校檔案管理；創(chuàng)新；數(shù)字化

一、高校檔案管理數(shù)字化存在的問題

1.管理理念落后

在信息化發(fā)展進(jìn)程中，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為了一種必然地發(fā)展趨勢(shì)。隨著各種軟硬設(shè)備的更新，高校檔案也已經(jīng)完成了信息管理系統(tǒng)的初步開發(fā)，甚至很多學(xué)校已經(jīng)開始投入使用。但在高校檔案管理理念和管理方法上仍然比較落后，對(duì)計(jì)算機(jī)的輔助作用沒有進(jìn)行充分發(fā)揮，依然采用傳統(tǒng)的手工工作流程進(jìn)行管理。在傳統(tǒng)的工作方法上，檔案管理工作呈現(xiàn)出的狀態(tài)是重視檔案管理但輕視檔案利用。就目前的工作模式而言，在形式上檔案管理工作和檔案資料已經(jīng)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，但是在管理方法上并沒有發(fā)生根本性變革?，F(xiàn)在所謂的檔案管理數(shù)字化，只是將傳統(tǒng)的工作環(huán)境轉(zhuǎn)移到了計(jì)算機(jī)設(shè)備中，這種轉(zhuǎn)變?cè)诠ぷ餍噬喜⒉荒軐?duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行提高，相反還在工作強(qiáng)度上對(duì)其進(jìn)行了加大。在國(guó)外對(duì)高校檔案進(jìn)行管理時(shí)，會(huì)先將檔案資料進(jìn)行分類，但這些在我國(guó)并沒有得到很好的實(shí)現(xiàn)。通過對(duì)我國(guó)的高校檔案管理模式進(jìn)行調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，目前在硬件設(shè)備上已經(jīng)基本完成，但在管理理念和系統(tǒng)功能開發(fā)上還存在較大的問題。

2.缺乏統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化

統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化的缺失主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，學(xué)校在進(jìn)行內(nèi)部檔案管理時(shí)，各個(gè)部門之間并沒有溝通協(xié)作，而是各自為政。而且因?yàn)楦鞑块T的工作性質(zhì)不同，導(dǎo)致資料在形式上有所區(qū)別，各個(gè)部門對(duì)其都有自己的要求，從而使得在統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化上沒有辦法實(shí)現(xiàn)。其次，目前多數(shù)高校仍然隸屬于不同的主管單位，有些高校歸國(guó)家教育廳主管，有些高校則歸省教育廳或者市級(jí)教育單位主管，不同的教育單位對(duì)檔案資料進(jìn)行管理時(shí)往往具有不同的標(biāo)準(zhǔn)，使其帶有明顯的“地域色彩”，缺乏統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化。最后，在高校檔案管理系統(tǒng)的組成方面，各個(gè)高校之間也存在明顯的不同。一般情況下，管理系統(tǒng)主要包括硬件和軟件，對(duì)于硬件設(shè)備的采購(gòu)主要是由高校自己負(fù)責(zé)，不同高校在系統(tǒng)功能上的要求可能會(huì)存在差異。同時(shí)，在系統(tǒng)的軟件部分也會(huì)存在一些區(qū)別。這些差異導(dǎo)致檔案館在對(duì)檔案資料進(jìn)行聯(lián)系時(shí)無法得到保證。檔案管理數(shù)字化如果不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化，將注定只是一種工作形式，發(fā)揮不了任何作用。

3.系統(tǒng)安全缺乏經(jīng)費(fèi)

在對(duì)高校檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理系統(tǒng)一般需要對(duì)校園網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行接入，有時(shí)還會(huì)涉及到其他網(wǎng)絡(luò)，這就導(dǎo)致眾多的網(wǎng)絡(luò)病毒侵入到檔案管理系統(tǒng)中，在安全性上對(duì)其造成威脅。再加之一些檔案管理人員沒有較強(qiáng)的信息安全意識(shí)，在操作過程中可能會(huì)因?yàn)橐恍┱`操作引入病毒。在系統(tǒng)安全方面，另外一個(gè)主要內(nèi)容就是對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建設(shè)時(shí)缺乏整體性考慮，導(dǎo)致最終的數(shù)據(jù)庫規(guī)模較小。這樣的數(shù)據(jù)庫在維護(hù)很不方便，對(duì)病毒的抵御能力也比較差，而且很容易在不同部門之間出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象，造成資金浪費(fèi)。高校檔案中的信息不僅包括學(xué)校開展的日常工作內(nèi)容，還包括一些學(xué)校的機(jī)密信息，一旦發(fā)生信息泄露，將會(huì)對(duì)學(xué)校造成很大的損失。此外，經(jīng)費(fèi)問題也是檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中的一個(gè)主要問題，這種問題在很多學(xué)校都很普遍。主要是因?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不重視，還有一些是因?yàn)樯婕敖?jīng)費(fèi)投入的方面比較多，而申請(qǐng)的資金又有限造成的。

二、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的措施

1.對(duì)管理理念進(jìn)行更新

實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化需要在管理過程中對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，也需要對(duì)管理理論和方法進(jìn)行革新，這就要求工作人員具有先進(jìn)的管理理念，才能在新的工作指導(dǎo)方針下建立一套完善的工作制度。在對(duì)高校檔案進(jìn)行管理時(shí)，管理層的知識(shí)結(jié)構(gòu)對(duì)其有著非常重要的影響，如果管理層的知識(shí)結(jié)構(gòu)較完善，那么高校檔案管理工作就可以順利開展。因此，對(duì)高校檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)時(shí)，一定要讓其具備現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的理論知識(shí)。

2.對(duì)管理軟件進(jìn)行推廣

對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，首先需要解決的一個(gè)問題就是，檔案的電子化管理，需要在管理過程中建立檔案數(shù)據(jù)庫，建立文件目錄將以往的資料進(jìn)行存儲(chǔ)。這也就意味著需要從第一批文件資料開始，錄入所有的資料，并對(duì)這些資料進(jìn)行分類保存。這樣的管理方式能夠有效避免因?yàn)楸９懿划?dāng)出現(xiàn)的損毀，在工作人員檢索和瀏覽時(shí)也會(huì)更加方便。其次，應(yīng)該對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行推廣，即便是在一所高校內(nèi)部，不同的學(xué)院也會(huì)建立自己的檔案室。因此，對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行推廣，能夠在統(tǒng)一性上對(duì)學(xué)校檔案管理進(jìn)行保證。

3.對(duì)安全化措施進(jìn)行加強(qiáng)

高校檔案不僅是重要的社會(huì)資源，也涉及到高校管理過程中的一些機(jī)密信息，因此一定要加強(qiáng)安全管理，防止被他人所利用。進(jìn)行高校檔案管理信息化工作時(shí)，很容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的影響，發(fā)生信息泄露，為了解決這一問題需要對(duì)工作人員的信息安全素養(yǎng)進(jìn)行提升。此外，檔案在以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行保存的過程中，很容易因?yàn)楦鞣N操作而失去原始記錄，工作人員在保存數(shù)據(jù)的過程中就要認(rèn)真對(duì)待，避免信息丟失。同時(shí)，也應(yīng)該對(duì)高校檔案管理的安全措施進(jìn)行加強(qiáng)，高校檔案管理人員必須意識(shí)到檔案管理的重要性，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感。

三、結(jié)束語

綜上所述，在新的發(fā)展形勢(shì)下，仍然根據(jù)傳統(tǒng)管理理念對(duì)高校檔案進(jìn)行管理已經(jīng)不能在在需求上對(duì)師生進(jìn)行滿足，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為目前必然的發(fā)展趨勢(shì)。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，需要管理人員在管理理念上進(jìn)行更新，在安全措施上進(jìn)行加強(qiáng)，并對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行推廣，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

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