城市商業(yè)銀行檔案管理之收集淺析

薛燕

城市商業(yè)銀行是20世紀(jì)90年代中期形成，以整合地方城市信用社資源組建而成。它和地方政府、企業(yè)、個(gè)人在日常管理和各種業(yè)務(wù)活動(dòng)并產(chǎn)生大量與其業(yè)務(wù)相關(guān)的各種文件檔案。因此城市商業(yè)銀行檔案的重要性不言而喻，加強(qiáng)對(duì)城商行檔案收集工作勢(shì)在必行。收集工作是檔案部門積累檔案的手段，是檔案工作的第一個(gè)重要環(huán)節(jié)。做不好檔案的收集工作，就沒有完整的檔案，也就不會(huì)有健全的檔案工作。本文針對(duì)某城商行檔案管理中收集現(xiàn)狀和問題，就如何加強(qiáng)檔案收集工作進(jìn)行探討。

一、某城商行檔案管理現(xiàn)狀

某城商行是當(dāng)?shù)厥准页闪⒌莫?dú)立法人資格的地方性股份制商業(yè)銀行。某城商行實(shí)現(xiàn)了對(duì)全省11個(gè)城市的全覆蓋。某城商行檔案工作實(shí)行總行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，同時(shí)接受同級(jí)地方檔案管理機(jī)關(guān)的指導(dǎo)，監(jiān)督和檢查?？傂小⒏鞣种C(jī)構(gòu)確定一名行領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，將其納入本行的工作計(jì)劃之中，并要求在檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、費(fèi)用開支和庫房建設(shè)等方面給予保證。總行辦公室檔案中心是全行的檔案管理牽頭部門，同時(shí)要求各分支機(jī)構(gòu)在辦公室配備專職檔案員，總行、各分支機(jī)構(gòu)所有職能部門設(shè)立專（兼）崗位，以保證檔案工作的有序幵展。

二、某城商行在檔案管理收集中存在的問題

（一）檔案收集沒有統(tǒng)一的檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。某城商行采用“條線管理”，由檔案的主要形成部門負(fù)責(zé)本條線檔案管理收集工作，制定各條線的制度、標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則， 辦公室只負(fù)責(zé)將本級(jí)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的文書檔案進(jìn)行收集，相關(guān)會(huì)計(jì)檔案、信貸檔案、人事檔案由各業(yè)務(wù)部門各自管理。辦公室主管的文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不足以涵蓋其全部范圍內(nèi)容。銀行業(yè)務(wù)譬如：公司信貸業(yè)務(wù)、個(gè)貸業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、基金理財(cái)業(yè)務(wù)、保險(xiǎn)業(yè)務(wù)、金融市場(chǎng)、信用卡業(yè)務(wù)、網(wǎng)絡(luò)金融等，大量銀行業(yè)務(wù)文件材料產(chǎn)生。銀行檔案內(nèi)容的不斷豐富，為商業(yè)銀行檔案收集工作的提出了專業(yè)要求，如何界定在業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生的文件資料中，哪些是文書檔案收集范圍，哪些是業(yè)務(wù)歸檔范圍，又該歸入哪部門業(yè)務(wù)檔案的范疇，如何對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行區(qū)分和收集，對(duì)后期整理利用提出了的嚴(yán)峻考驗(yàn)。

（二）專（兼）職檔案人員在專業(yè)能力和工作時(shí)間無法保證。不管是文書檔案還是信貸檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案在形成到收集階段，某城商行的專（兼）職檔案人員在辦理業(yè)務(wù)的過程中，對(duì)應(yīng)當(dāng)歸檔保存，但是根據(jù)實(shí)地調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有些業(yè)務(wù)部門的檔案移交時(shí)間是沒有具體明確要求的，檔案移交范圍不是很明確，導(dǎo)致業(yè)務(wù)檔案積壓在部門或個(gè)人手中。使得檔案移交無規(guī)范、不及時(shí)的狀況頻頻發(fā)生，給檔案的實(shí)體內(nèi)容安全管理帶來一定的威脅。檔案的收集沒有納入規(guī)范管理，檔案的整理、鑒定、保管等實(shí)體管理環(huán)節(jié)就無法保證按時(shí)到位，檔案信息管理環(huán)節(jié)的統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、利用等管理工作缺乏最基本的實(shí)體依據(jù)，成為無米的巧婦，一系列檔案管理的工作不能順暢銜接，信息的調(diào)整反饋工作無法到位。大部分部門的檔案人員是兼職，一人多崗，檔案的收集整理工作不是主要工作，無法把全部精力投入到檔案管理工作中去，檔案專業(yè)方面的學(xué)習(xí)也得不到有效補(bǔ)充，直接導(dǎo)致檔案的收集不完整、丟失、缺損等現(xiàn)象發(fā)生。

（三）檔案保管方式和檔案考核機(jī)制直接影響了檔案的收集工作。某城商行檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)管理部門采取了自行保管和外包兩種方式。各部門只負(fù)責(zé)各自領(lǐng)域業(yè)務(wù)管理活動(dòng)的推進(jìn)，對(duì)涉及到檔案資料形成移交不重視，使得檔案收集過程中的各個(gè)部門聯(lián)動(dòng)機(jī)制沒有發(fā)揮作用，檔案員孤軍奮戰(zhàn)局面。在績(jī)效考核上對(duì)檔案移交收集工作沒有明確的考核指標(biāo)，導(dǎo)致部門從思想上不重視檔案工作。

三、某城商行檔案管理收集改進(jìn)建議

（一）完善機(jī)構(gòu)檔案管理制度，搭建大檔案體系。根據(jù)新頒布的國(guó)家檔案管理辦法結(jié)合金融業(yè)務(wù)的特殊性，及時(shí)修訂本機(jī)構(gòu)的總體的檔案管理辦法，結(jié)合本行業(yè)務(wù)特點(diǎn)，針對(duì)文書、信貸、會(huì)計(jì)、人事、科技、基建、聲像、實(shí)物等檔案類別，制定檔案歸檔整理規(guī)則方案，對(duì)各類型檔案的收集工作環(huán)節(jié)則要制定具體的易懂易操作的歸檔范圍。

（二）培養(yǎng)檔案專業(yè)隊(duì)伍，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。要培養(yǎng)一支屬于本行的可以長(zhǎng)久從事檔案工作的專業(yè)檔案人員，通過行內(nèi)培訓(xùn)，到同業(yè)學(xué)習(xí)，每年將參加國(guó)家檔案機(jī)構(gòu)組織的檔案人員培訓(xùn)班列入必修課，做到檔案人員持證上崗;通過內(nèi)外網(wǎng)、行報(bào)、微信公眾號(hào)等可利用的宣傳工具，普及檔案常識(shí)，增強(qiáng)全行員工的檔案意識(shí)。讓全行從上到下認(rèn)識(shí)到檔案工作是一項(xiàng)與自身工作密不可分。形成人人重視檔案，收集檔案良好氛圍。

（三）加強(qiáng)檔案的考核檢查力度，與績(jī)效考評(píng)掛鉤。總行每年要定期，對(duì)各業(yè)務(wù)條線檔案管理工作，對(duì)各級(jí)分支行、各部門檔案工作進(jìn)行全面檢查，本著找問題，及時(shí)修正;通過檢查對(duì)各機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行考核，通過激勵(lì)約束機(jī)制進(jìn)行監(jiān)督和促進(jìn)。

總之，銀行檔案管理中的收集工作是一個(gè)任重道遠(yuǎn)的系統(tǒng)工程，只有將第一步收集工作做好，做到位，才能為后期檔案整理、利用等提供基礎(chǔ)，才能最大限度的發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（作者單位：晉商銀行股份有限公司）