企業(yè)辦公室公文處理的規(guī)范探析

胡利娟

在企業(yè)辦公室的工作中，公文處理是一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容，是上傳下達(dá)、聯(lián)系各方的重要工具。公文處理水平不僅直接體現(xiàn)辦公室文字處理能力、工作質(zhì)量和服務(wù)水平，公文質(zhì)量更是代表了企業(yè)的公務(wù)文書水平。同時(shí)，公文具有法定的權(quán)威性和行政約束力，那么在公文處理工作中就要確保公文的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。然而，目前一些企事業(yè)單位辦公室在公文處理的過(guò)程中卻存在各種的問(wèn)題。一部分企事業(yè)單位對(duì)公文處理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，未建立完善的制度體系，處理過(guò)程不規(guī)范，且公文處理的整個(gè)過(guò)程缺乏嚴(yán)格的監(jiān)管，再加上公文制發(fā)審核把關(guān)不嚴(yán)導(dǎo)致的格式要素等不規(guī)范，影響了辦文辦事效率和工作質(zhì)量。基于這一現(xiàn)狀，企事業(yè)單位都應(yīng)該重視并加強(qiáng)公文處理工作的規(guī)范性，完善辦公室公文處理的制度體系并且嚴(yán)格把控整個(gè)流程，確保領(lǐng)導(dǎo)和員工都能嚴(yán)格執(zhí)行制度，自覺(jué)維護(hù)公文的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，實(shí)現(xiàn)提高企事業(yè)單位辦事效率的最終目的。

一、企事業(yè)單位公文處理中的問(wèn)題

（一）公文處理程序不夠嚴(yán)謹(jǐn)和規(guī)范

有些單位往往沒(méi)有嚴(yán)格按照正確規(guī)范的流程進(jìn)行收文處理，對(duì)于有些重要的環(huán)節(jié)有所忽視或者不能準(zhǔn)確辦理，從而容易造成相關(guān)工作出現(xiàn)滯后、錯(cuò)辦或者漏辦，文件精神未傳達(dá)落實(shí)到位等問(wèn)題，甚至給企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和管理帶來(lái)不利影響。各單位對(duì)收到公文的辦理，應(yīng)該有一套非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)某绦颍唧w包括了簽收、登記及初審、擬辦、分辦、承辦、傳閱、催辦督辦、答復(fù)、歸檔幾個(gè)環(huán)節(jié)。清晰的流程是辦公室的公文處理過(guò)程迅速高效的保證，對(duì)于企業(yè)單位上下級(jí)順利溝通，上級(jí)策略能夠順利傳達(dá)到基層崗位起著重要的作用。

其中比較容易出錯(cuò)的擬辦和分辦環(huán)節(jié)需要辦公室根據(jù)公文內(nèi)容及領(lǐng)導(dǎo)和部門職責(zé)劃分提出處置意見，確保公文處理的準(zhǔn)確性;容易被忽視的催辦和督辦環(huán)節(jié)一定不能省掉，在公文傳送和辦理過(guò)程中，要及時(shí)跟蹤做好催督辦，確保公文處理的及時(shí)性;歸檔這一步是最容易被大家忽略，但是卻作用重大的一個(gè)環(huán)節(jié)，文書人員應(yīng)及時(shí)整理已處理完畢的公文，按照時(shí)間或事件等一定的方式將文件分類歸檔，交檔案部門保存，以便查閱。

另外，由于缺乏對(duì)公文處理工作的過(guò)程監(jiān)管，沒(méi)有建立基本的考核體系和處罰標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致有些領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門對(duì)公文處理工作不夠重視和配合，文書人員沒(méi)有做好溝通協(xié)調(diào)和過(guò)程把控，以致出現(xiàn)公文不能及時(shí)處理導(dǎo)致上級(jí)督辦、下級(jí)催辦的現(xiàn)象，影響了工作質(zhì)量和辦事效率。同時(shí)，辦公室催辦督辦也沒(méi)有做到盡力盡責(zé)，導(dǎo)致拖延的狀況遲遲無(wú)法解決，上下級(jí)的策略實(shí)施出現(xiàn)脫節(jié)。有的單位辦公室在文件歸檔的過(guò)程中沒(méi)有按照規(guī)定將公文及時(shí)完整移交檔案室，導(dǎo)致公文存儲(chǔ)混亂，查閱不便等情況時(shí)有發(fā)生，給企業(yè)檔案管理工作造成阻礙。

（二）公文處理效率較低

除了公文處理過(guò)程不夠規(guī)范之外，企業(yè)辦公室中公文處理速度慢，效率低的現(xiàn)象也屢見不鮮。而這一問(wèn)題大部分情況下是由于辦公室人員的專業(yè)素質(zhì)不夠?qū)е碌?。一方面，企業(yè)辦公室的文書自身對(duì)于相關(guān)的規(guī)章制度學(xué)習(xí)掌握不透徹，同時(shí)對(duì)自己也缺乏嚴(yán)格的要求，不能做到不斷學(xué)習(xí)提升自己。導(dǎo)致在面對(duì)國(guó)家頒布的公文處理的新要求，新制度時(shí)，企業(yè)雖然迅速制定修改了相關(guān)的規(guī)定，但是辦公室沒(méi)有及時(shí)組織全員進(jìn)行宣貫學(xué)習(xí)，員工卻做不到及時(shí)跟進(jìn)改變，只能仍然按照老路子處理。這就造成了各個(gè)部門之間的脫節(jié)，影響了整體辦公的效率。另一方面，員工雖然自身的專業(yè)素質(zhì)不差，但是由于企業(yè)對(duì)于公文處理這一部分缺乏應(yīng)有的重視，導(dǎo)致辦公室員工在面對(duì)工作時(shí)態(tài)度輕慢，拖慢公文處理的整個(gè)流程，導(dǎo)致了企業(yè)的具體指令策略傳達(dá)速度慢，內(nèi)容傳達(dá)不到位，影響企業(yè)的運(yùn)行。

（三）公文格式要素不規(guī)范

各企事業(yè)單位制發(fā)的公文有都各自標(biāo)準(zhǔn)的格式，但是也存在格式不規(guī)范、要素不完整、文種錯(cuò)誤、標(biāo)題不準(zhǔn)確等問(wèn)題。而正式的公文在格式上有著嚴(yán)格的要求，標(biāo)題和正文要內(nèi)容準(zhǔn)確、要語(yǔ)言精練，其他各要素要規(guī)范完整。2012年中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳頒發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（簡(jiǎn)稱《新條例》），并于2012年7月1日起實(shí)施，《新條例》將1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和2000年8月24日國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》進(jìn)行了合并和修訂，在公文種類和格式上有了較大修訂。《新條例》中，從公文種類來(lái)看，可以分為15個(gè)文種，包括決議、決定、命令（令）、 公報(bào)、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、紀(jì)要。在公文部分要素的規(guī)范形式上，也提出了新的要求，如版頭部分，上行文、平行文、下行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志統(tǒng)一調(diào)整為上邊緣至版心上邊緣35mm;公文成文日期由大寫修改為阿拉伯?dāng)?shù)字，成文日期上有發(fā)文單位署名。而從公文的具體書寫上來(lái)看，格式上的新要求主要是標(biāo)題，標(biāo)點(diǎn)，附件這三個(gè)方面。公文的標(biāo)題必須表明企事業(yè)單位的具體名稱，公文的標(biāo)點(diǎn)要求則主要體現(xiàn)在標(biāo)題上，在標(biāo)題中除了必要的書名號(hào)之外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。同時(shí)標(biāo)題的用語(yǔ)應(yīng)該盡可能做到簡(jiǎn)練，一般不要出現(xiàn)“關(guān)于貫徹關(guān)于……”或“通知的通知”這類贅述。在公文的附件中要說(shuō)明位置標(biāo)注。公文如有附件，在正文下空一行左空兩格，用3號(hào)仿宋字體標(biāo)示“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，且附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如果附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。但是很多企事業(yè)單位沒(méi)有及時(shí)對(duì)各自企業(yè)公文處理辦法進(jìn)行相應(yīng)修訂，或修訂不完善，仍沿用原來(lái)的處理流程和格式，或新舊格式混用，以致出現(xiàn)公文格式混亂、文種錯(cuò)誤等問(wèn)題，影響了企業(yè)公文質(zhì)量。

還有的單位對(duì)公文起草和內(nèi)容審核把關(guān)不嚴(yán)，出現(xiàn)“請(qǐng)示”和“報(bào)告”不分、文種混淆使用、多個(gè)問(wèn)題放在一個(gè)請(qǐng)示文件中、向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送請(qǐng)示文件的現(xiàn)象。一方面無(wú)法準(zhǔn)確地上報(bào)所需請(qǐng)示的工作，另一方面不利于上級(jí)單位準(zhǔn)確快速地作出批復(fù)。各企事業(yè)單位在報(bào)送請(qǐng)示文件時(shí)，一定要遵循一文一事原則。向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的工作用 “請(qǐng)示”文種，向上級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)主管部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、請(qǐng)求備案，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)用“報(bào)告”文種，“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。一般不得以單位名義向上級(jí)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。

二、規(guī)范處理辦公室公文的措施

（一）嚴(yán)格把控辦公室公文處理的規(guī)范流程

企業(yè)公文處理的過(guò)程影響著整個(gè)企業(yè)指令的下達(dá)以及企業(yè)運(yùn)行的效率，因此，要保證企業(yè)辦公室公文處理的過(guò)程規(guī)范高效。當(dāng)然，我國(guó)目前的企業(yè)對(duì)于公文處理的規(guī)范缺乏一個(gè)統(tǒng)一的要求，因此大多數(shù)企業(yè)沿用了黨政機(jī)關(guān)中對(duì)于公文規(guī)范的要求和處理的具體流程。但是，為了讓企業(yè)的公文處理工作更高效，對(duì)管理運(yùn)營(yíng)起到更好的輔助作用，就需要根據(jù)《國(guó)家黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，結(jié)合工作實(shí)際，制定適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要，且行之有效的公文處理辦法。具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)辦公室應(yīng)制定科學(xué)合理的處理公文制度，積極探索本企業(yè)在公文處理過(guò)程中的相關(guān)規(guī)律。在公文下發(fā)傳閱的過(guò)程中要做到從上至下，輻射方向進(jìn)行，建立上下層的對(duì)應(yīng)式的負(fù)責(zé)制度，而不能簡(jiǎn)單地橫向傳閱，做到嚴(yán)格把控公文處理的整體流程。另外，嚴(yán)格過(guò)程監(jiān)管，責(zé)任落實(shí)到人，做到對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)的跟蹤監(jiān)督。監(jiān)察部門和辦公室可以聯(lián)合對(duì)公文辦理過(guò)程的及時(shí)性和準(zhǔn)確性進(jìn)行監(jiān)督，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的辦理人員和辦理時(shí)限，對(duì)辦理不及時(shí)、逾期未辦結(jié)、積壓公文、錯(cuò)辦漏辦的查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。公文處理不只是辦公室一個(gè)部門的事情，更要領(lǐng)導(dǎo)和其他部門的協(xié)同配合，各個(gè)環(huán)節(jié)辦理人員做好對(duì)接配合，同時(shí)互相督促，保證整個(gè)流轉(zhuǎn)過(guò)程的順利高效。企業(yè)辦公室做好這兩個(gè)方面的把控，對(duì)于提高辦公室公文處理的效率和質(zhì)量具有十分重要的意義和推動(dòng)作用。

（二）提升辦公室公文處理人員的素質(zhì)

在企業(yè)辦公室的公文規(guī)范化處理過(guò)程中，無(wú)論是制度的建立還是各個(gè)環(huán)節(jié)的具體要求，最后都要落實(shí)到辦公室員工身上。也就是說(shuō)，員工個(gè)人的專業(yè)素質(zhì)對(duì)于整個(gè)辦公流程起著決定性的作用。如果員工的專業(yè)素質(zhì)達(dá)不到要求，那么即便企業(yè)制定出盡善盡美的制度體系，也不能在具體操作過(guò)程中實(shí)現(xiàn)，自然也就不能發(fā)揮其應(yīng)有的效果。因此要加強(qiáng)辦公室員工的素質(zhì)拓展和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。而這一培訓(xùn)的過(guò)程可以分為兩個(gè)方面，一方面是對(duì)員工的專業(yè)能力的培訓(xùn)和提高。企業(yè)辦公室的員工不僅要有較高的政策理論水平，還要豐富的相關(guān)知識(shí)和熟練的業(yè)務(wù)技能。不僅要提高公文處理員工的文字表述能力，還要提高員工的調(diào)研和參謀能力，協(xié)調(diào)綜合能力 組織管理能力，從而提高員工的工作質(zhì)量和服務(wù)水平。而另一方面則是要提高員工的政治素養(yǎng)和職業(yè)道德素質(zhì)，發(fā)揚(yáng)員工敬業(yè)愛崗，無(wú)私奉獻(xiàn)精神，做到待人接物滿腔熱情，謙虛謹(jǐn)慎，工作求實(shí)創(chuàng)新，開拓進(jìn)取。只有這樣才能避免辦公室公文處理過(guò)程中因?yàn)閱T工自身思想素質(zhì)不高而出現(xiàn)懈怠、拖延的情況。也只有這樣才能將企業(yè)的相關(guān)制度規(guī)定真正地落到實(shí)處，在企業(yè)的公文規(guī)范化處理過(guò)程中起到應(yīng)有的作用。

（三）實(shí)現(xiàn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)于公文規(guī)范權(quán)威的維護(hù)

無(wú)論是什么樣的企業(yè)中，公文都具有規(guī)范的文體格式和特定的處理程序，而在企業(yè)的管理工作中要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)員工在公文處理過(guò)程中必須維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性。而維護(hù)公文的權(quán)威性不僅要求企業(yè)辦公室人員提高規(guī)范公文處理的認(rèn)識(shí)，自覺(jué)維護(hù)公文的權(quán)威性、 嚴(yán)肅性，更應(yīng)該要求企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層自覺(jué)維護(hù)公文的規(guī)范性。只有領(lǐng)導(dǎo)層在辦公的過(guò)程中防止公文處理流程和公文格式的隨意性， 維護(hù)其規(guī)范的流程和體式，才能在企業(yè)中上行下效，形成規(guī)范的公文處理體系，進(jìn)一步提高公文的處理效率，推動(dòng)企業(yè)正常工作的開展。因此，企業(yè)管理者帶頭學(xué)習(xí)公文處理知識(shí)并模范遵守，為廣大辦公室人員做出表率是辦公室公文處理流程實(shí)現(xiàn)規(guī)范嚴(yán)肅的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)代社會(huì)中，企業(yè)辦公室的公文規(guī)范化處理對(duì)于企業(yè)的整體運(yùn)行起著重要的作用，不僅能確保企業(yè)內(nèi)部指令暢通，同時(shí)也能夠進(jìn)一步提高企業(yè)的整體辦事效率，推動(dòng)各項(xiàng)工作的全面落實(shí)，高質(zhì)量的公文展現(xiàn)的是高水平管理。因此，在面對(duì)目前企業(yè)中頻頻出現(xiàn)的公文處理問(wèn)題，各企業(yè)單位都應(yīng)該引起重視，并積極地尋求解決的方案和辦法。不僅要從體系出發(fā)，建立科學(xué)合理規(guī)范的辦公室公文處理制度，同時(shí)也要確保監(jiān)督體系的并行，保證公文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，使企業(yè)辦公室公文處理的相關(guān)制度能夠得到真正的落實(shí)，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（作者單位：中交第二航務(wù)工程局有限公司第六工程分公司）