圖書館檔案管理工作的重要性與實踐

張磊

摘 要：現(xiàn)如今，在圖書館管理工作開展過程中，提高檔案管理水平十分關(guān)鍵，為此，本文結(jié)合有效的工作實踐，分析了圖書館檔案管理工作的重要性以及相關(guān)的管理策略，希望進一步分析，能夠為圖書館未來發(fā)展奠定有效基礎(chǔ)，從而也進一步為國家精神文明建設(shè)提供有效助力。

關(guān)鍵詞：圖書館;檔案管理;重要性;策略

引言

在圖書館檔案管理過程中，為了加強管理效率，要明確圖書館檔案管理的重要性，通過結(jié)合具體實際，重點分析圖書館檔案管理工作實踐策略是必要的，在此過程中要重視加強檔案團隊建設(shè)能力，要保證圖書館檔案管理工作的規(guī)范化，通過進一步結(jié)合有效的管理制度，積極利用先進的信息化技術(shù)，不斷提高圖書館檔案管理能力，下面對其進行具體研究。

1 圖書館檔案管理的重要性

1.1檔案管理有利于提升圖書館領(lǐng)導(dǎo)決策的準確性

圖書館管理，是一項復(fù)雜的工作，其不僅包括對圖書館的行政管理，同時包括對圖書館的業(yè)務(wù)管理。通過科學合理、系統(tǒng)全面的管理為圖書館正常運轉(zhuǎn)、制定計劃方案等提供有力的數(shù)據(jù)支持，促進管理層制定科學合理的發(fā)展決策。通過檔案管理，有助于圖書館合理分配人力資源，對人事管理進行適宜的崗位安排，根據(jù)檔案管理記載的詳細內(nèi)容，做到各盡其能，保證每位工作人員都能在其崗位上發(fā)揮潛力，促進圖書館健康穩(wěn)定運轉(zhuǎn)。

1.2檔案管理有利于推進圖書館業(yè)務(wù)統(tǒng)計工作

圖書館檔案管理，雖屬行政工作，但在實際運行時，需要利用數(shù)學原理、統(tǒng)計學原理、邏輯學原理等，通過對數(shù)據(jù)的對比、分析，保證檔案規(guī)整的科學完整性，及時審查記錄的全面性，對遺漏問題進行及時補充。如：通過讀者數(shù)據(jù)的歸檔整理，及時了解讀者的喜好、興趣、閱讀習慣等，便于為日后開展針對性推廣活動提供數(shù)據(jù)參考。圖書館的檔案記錄應(yīng)具有一定的連續(xù)性、動態(tài)性，應(yīng)當是對相關(guān)業(yè)務(wù)的完整信息記載，存在連續(xù)的記錄周期，進而保證數(shù)據(jù)具有可對比性，具有可分析價值。通過對數(shù)據(jù)的整理、及時歸檔有助于圖書館完成相關(guān)業(yè)務(wù)的統(tǒng)計，明確階段工作任務(wù)及工作重點，促進圖書館開展針對性業(yè)務(wù)。

1.3檔案管理有利于拓展圖書館服務(wù)工作的渠道

圖書館管理過程中，可將檔案作為原始依據(jù)、通過如實記錄各項數(shù)據(jù)為讀者提供針對性服務(wù)，利用數(shù)據(jù)的分析結(jié)果可拓展服務(wù)思路、增加服務(wù)內(nèi)容、提供多元的服務(wù)措施等。檔案記錄的形式包括視頻、音頻、文字等多種形式，可實現(xiàn)對相關(guān)活動內(nèi)容、業(yè)務(wù)項目的現(xiàn)場、直接記載，有助于圖書館根據(jù)對以往活動數(shù)據(jù)的分析，總結(jié)經(jīng)驗不斷優(yōu)化服務(wù)環(huán)節(jié)與方式，改善服務(wù)質(zhì)量，提升服務(wù)效果。通過高效的檔案管理工作，有助于圖書館拓展業(yè)務(wù)服務(wù)方式，樹立特色化服務(wù)理念，提升服務(wù)水平。

2 加強圖書館檔案管理工作的途徑

2.1加強整個圖書館檔案管理團隊的建設(shè)

在進行圖書館檔案管理的過程證據(jù)，需要對管理人員的綜合素養(yǎng)進行提升。管理人員的專業(yè)素質(zhì)、職業(yè)水平、管理能力等對圖書館的建設(shè)與發(fā)展影響較大，因此必須要重視提升管理人員的綜合素質(zhì)，以此提升圖書館檔案管理工作的質(zhì)量。在此過程中，不僅要提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能，同時還要提升管理人員的思想道德素質(zhì)。通過開設(shè)政治思想教育課程、知識技能培訓課程等，保證圖書館檔案管理人員不僅可以用政治理念武裝頭腦，同時堅持與時俱進了解新的管理技術(shù)，進而優(yōu)化管理模式與方法，實現(xiàn)多樣化的圖書館檔案管理。

提示圖書館檔案管理團體綜合素養(yǎng)的過程中，需要保證工作人員基本的素養(yǎng)包括：良好的思想品質(zhì)與職業(yè)道德、全面的知識體系與完備的知識技能儲備、現(xiàn)代化計算機、通信技術(shù)技能、優(yōu)秀的文學素養(yǎng)、新聞處理能力、信息翻譯能力、敏銳的洞察力、細膩的感知力等。因此在進行日常培訓時，需要從多方面培養(yǎng)管理團隊的綜合能力，提升其業(yè)務(wù)水平的同時，還要注意對其進行咨詢能力、計劃能力、管理能力、應(yīng)急能力的培養(yǎng)。組織工作人員相互交流分享經(jīng)驗，提升管理團隊的整體能力，為圖書館管理工作打造一支具有高素質(zhì)、高能力、高水平的管理團隊，為圖書館的發(fā)展提供人才后備軍。

2.2強化圖書館檔案的規(guī)范化管理

按照一定的規(guī)范要求、科學的保存規(guī)律對圖書館檔案進行科學化管理，保證檔案資源具有保存價值、參考價值，利用檔案數(shù)據(jù)資源指導(dǎo)圖書館實踐管理活動。建立檔案管理責任落實機制，通過誰整理誰負責、誰鑒定誰整理的原則，保證各類文件、資源便于查詢與指導(dǎo)，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)，保證檔案管理資源具有服務(wù)價值。在圖書館檔案管理過程中，需要工作人員發(fā)揮主觀能動性，及時發(fā)現(xiàn)存在的實際問題，保證檔案管理具有參考價值。利用科學化、秩序化的檔案管理工作，為圖書館的發(fā)展提供參考，保證圖書館服務(wù)更加優(yōu)質(zhì)便捷。

如：收集整理圖書館業(yè)務(wù)檔案是，要根據(jù)標準規(guī)范統(tǒng)一、逐一處理資源文件，主要的規(guī)范管理內(nèi)容包括：對檔案存儲的業(yè)務(wù)價值進行鑒定與判斷，對不同檔案進行篩選、選擇每個部門最具影響、最有價值的資料進行存儲，及時清除重復(fù)的資料與文獻，保證檔案管理及時有效;在管理檔案時，需要明確分類，以職能、屬性為基本劃分標準，保證檔案管理的格式明確、內(nèi)容真實;根據(jù)規(guī)范合理確定所收集資料文件、文獻的標準，保證檔案管理具有基礎(chǔ)性內(nèi)涵、高效性效果。對基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、整體業(yè)務(wù)進行統(tǒng)一規(guī)劃管理，保證檔案資源具有指導(dǎo)性應(yīng)用價值，提升圖書館管理的科學性、可持續(xù)性。

2.3健全圖書館檔案管理制度，優(yōu)化圖書館檔案管理模式

檔案管理工作的發(fā)展需要以完善健全的管理制度為基礎(chǔ)，建立完善的、優(yōu)化的、科學的檔案管理制度、檔案保密制度、檔案借閱制度等。通過構(gòu)建準確完整、全面系統(tǒng)的管理制度，保證圖書館檔案管理工作有可靠的、科學的查詢管理依據(jù)。建立檔案可依據(jù)“公文制”管理原則，保證檔案有標準的、符合國家要求的承載介質(zhì)。在管理過程中，要注意對檔案的內(nèi)容、格式等進行檢查，保證檔案資源標題準確、日期精準、細節(jié)完善、字跡清晰等，為后續(xù)整理、數(shù)字化記錄備案等提供高質(zhì)量的參考依據(jù)。

科學有序的開展圖書館檔案管理工作需要以完善的檔案管理模式為前提，因此需要圖書館自上而下結(jié)合圖書館實際情況，落實管理制度，將責任與任務(wù)下發(fā)至每個館員，保證圖書館內(nèi)部事務(wù)、外部事務(wù)管理均科學有序。同時可將考核制度與管理機制相結(jié)合，調(diào)動員工及成績參與檔案管理。如：有專門的特藏部對需要典藏的檔案進行整理，由采編部整理、加工、編輯書籍;有綜合辦的管理人員負責業(yè)務(wù)之間的協(xié)調(diào)等。通過多部門統(tǒng)一協(xié)作的方式，優(yōu)化圖書館管理，提升資源利用率、合理分配人力資源，提升圖書館檔案管理效率，調(diào)動每位員工的參與自主性，實現(xiàn)高效化的檔案管理。通過規(guī)范化的檔案處理模式，保證圖書館可持續(xù)化發(fā)展，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.4圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的完善與發(fā)展

第一，加速圖書館檔案的數(shù)字信息化建設(shè)。信息化爆棚的時代，為了滿足讀者現(xiàn)代化的閱讀需求，需要不斷優(yōu)化圖書館檔案管理模式，通過構(gòu)建數(shù)字信息化管理系統(tǒng)，為讀者提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在具體建設(shè)過程中，需要與時俱進、利用多媒體通訊、現(xiàn)代通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用軟件等，以讀者的閱讀需求為基礎(chǔ)，構(gòu)建準確的、科學的、完善的檔案服務(wù)體系。將圖書館檔案管理與發(fā)展目標相結(jié)合，提升現(xiàn)代化建設(shè)速率，發(fā)揮檔案管理的時效性，凸顯圖書館檔案管理的價值。

第二，應(yīng)用配套化檔案管理設(shè)施構(gòu)建完善管理體系。數(shù)字化管理圖書館檔案，需要重視軟硬件的共同發(fā)展，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，應(yīng)用數(shù)字化設(shè)備完善圖書館檔案管理體系。主要的配套資源設(shè)備包括：服務(wù)器、計算機、交換機、資源采集設(shè)備、信息掃描儀器等，同時需要結(jié)合市場發(fā)展對設(shè)備進行及時的維修與升級，設(shè)置跟蹤裝置，為數(shù)字化檔案管理提供設(shè)備支撐。在完成物質(zhì)準備的同時需要對數(shù)字化檔案管理的軟件進行完善與優(yōu)化，根據(jù)圖書館的實際發(fā)展目標與要求建立匹配的數(shù)字化體系。對此，應(yīng)當以真實可靠的信息接收、采集系統(tǒng)為基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，不斷充實各部門檔案信息，構(gòu)建電子存檔，通過電子目錄加強部門之間的聯(lián)系。同時，應(yīng)當以網(wǎng)絡(luò)平臺為媒介，實現(xiàn)資源共享，利用有價值的網(wǎng)絡(luò)信息豐富圖書館檔案管理的資源儲備。在此基礎(chǔ)上，建立安全完整的檔案存儲管理系統(tǒng)，對數(shù)據(jù)、檔案、資料等進行自動化、動態(tài)化、全面化的管理。結(jié)合創(chuàng)新技術(shù)，不斷研發(fā)、利用管理系統(tǒng)，建立完善的網(wǎng)絡(luò)管理體系，保證每一環(huán)節(jié)步驟都可通過網(wǎng)絡(luò)途徑實現(xiàn)。

第三，以真實檔案為基礎(chǔ)對原文資源庫進行重塑。即對檔案資源中的一手紙質(zhì)資料、聲像資料、影音資料等進行優(yōu)化管理，依據(jù)科學的材料保證檔案管理的全文性，可依靠性/同時結(jié)合數(shù)字化信息技術(shù)，對數(shù)據(jù)進行重新整理，構(gòu)建數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)資源庫，保證原始資料以現(xiàn)代化形式展現(xiàn)出來，滿足讀者的需求。同時可構(gòu)建開放型的原文資料檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案管理的高效性、針對性、準確性、權(quán)威性，促進圖書館資源發(fā)揮最大價值。優(yōu)化圖書館檔案管理工作的過程中，不僅要重視上述管理策略，同時要注意對圖書館管理模式、服務(wù)模式進行創(chuàng)新。打破傳統(tǒng)管理模式，重視創(chuàng)新開放性管理模式，轉(zhuǎn)變圖書管的服務(wù)模式。強化主動上門服務(wù)，了解讀者的實際需求，促進檔案管理的高效性，保證圖書館檔案管理的實用便捷性。

結(jié)束語

總之，圖書館檔案管理工作水平的提高，為圖書館各項工作順利開展提供了保證，作為相關(guān)工作人員，要積極研究更加完善的檔案管理策略，從而為圖書館檔案管理工作發(fā)展奠定基礎(chǔ)，也以此進一步推動圖書館事業(yè)發(fā)展。

參考文獻

[1]仇艷華.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圖書館檔案管理工作創(chuàng)新途徑研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）：121.

[2]周曉清.試論圖書館檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展[J].信息記錄材料，2018，19（10）：170-171.

[3]朱博，曲丹秋.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用研究[J].中國管理信息化，2018，21（12）：176-177.

[4]代宏.信息化時代下圖書館檔案管理工作思考[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2018，15（12）：155-156.

[5]連相麗.圖書館檔案管理工作的重要性研討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2016，13（06）：109+111.