大學教學檔案管理現(xiàn)狀及改善策略探討

歐陽丹暉

摘 要：隨著社會的發(fā)展、時代的進步，教育工作得到了廣泛重視。這使我國大學教育事業(yè)得到了飛速的發(fā)展，許多大學的教學規(guī)模也在不斷地擴大，規(guī)模的擴大使學校的師生越來越多，與教學檔案資料相關的資料也逐步增多，原有的教學檔案管理模式受到了巨大的沖擊，原有的大學教學檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當前的發(fā)展狀況。對大學辦學質(zhì)量以及教學水平進行評價時，大學教學檔案占據(jù)著非常重要的作用，所以，完善大學教學檔案管理制度勢在必行。

關鍵詞：大學教學檔案；管理現(xiàn)狀；改善策略

1 大學教學檔案的含義

所謂教學檔案，其實就是日常教學工作的總結資料，這些資料對以后的教學具有非常大的價值。教師的研究材料、在教學過程中形成的重要思想、重要實踐以及一些值得后來者借鑒的管理經(jīng)驗等等，都可以記載到大學教學檔案中，簡而言之，其實就是從各個方面記載了大學的教學活動。除此之外，在制定教學計劃、對教學成果的預測方面都具有較強的指導意義。

2 大學教學檔案管理現(xiàn)狀

2.1教學檔案管理意識不足

有些大學在教育管理方面只重視教育教學方面的管理，不重視教學檔案管理，沒有認識到教學檔案管理工作的重要意義，教學檔案管理意識缺乏，這就影響到教學檔案管理工作的有效發(fā)展。由于對此項工作不重視，管理者不愿意花更多的精力和時間從事教學檔案管理工作，有些人員會認為相關教學檔案累積量過大，需要存檔管理的教學檔案數(shù)量龐大，教學檔案存檔管理等工作較為繁瑣，因此工作積極性不高，敷衍了事。甚至一些管理人員認為此項工作可有可無，作用不大，不開展此項工作。這些都是教學檔案管理中存在的問題，這種主觀意識上的問題，是影響大學教學檔案工作順利推行，影響學校教育工作效率提升的重要問題。

2.2教學檔案管理制度不完善

雖然我國近年來制定了很多教學檔案管理方面的法律法規(guī)，這些法律法規(guī)的制定也推動了各大學教學檔案管理工作的發(fā)展。但就大學檔案管理實際情況而言，依然有一些大學檔案管理制度建設存在不完善、不科學的問題。教學檔案管理工作制度不完善，就影響到這項工作的有序化和高效化發(fā)展。

2.3大學檔案管理隊伍建設薄弱

由于缺乏對檔案工作管理的重視程度，在具體進行檔案管理過程中，大學檔案管理隊伍建設薄弱，很多都是由教務人員進行兼職，這些人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學習與培訓，缺乏專業(yè)的檔案管理理論知識與管理技能，對于檔案管理工作的業(yè)務流程不夠熟悉與了解。尤其是針對新興學科、交叉學科等類似的教學檔案，很難進行科學合理的整理歸檔，使得教學檔案管理盡管有相應的工作制度標準的支撐，但受整體檔案管理隊伍影響，相應執(zhí)行效果較差，嚴重限制了檔案作用價值的發(fā)揮。

2.4教學檔案管理人員水平不達標

隨著我國對大學檔案管理的逐步提高，各個大學不僅增強了學校的檔案管理意識，而且對管理檔案的人員也提出了更高的要求。當今時代，許多大學在對本校教學檔案管理人員進行聘用時，仍然聘用一些準備下崗或者不宜教學的老師。這些即將退休的教師有很多特征，要么就是年齡較大，要么就是孕婦，要么就是學校臨時拉來的臨時工。他們沒有受過專業(yè)的培訓，對教學檔案管理流程并不熟悉，年紀較大，對先進管理方式的學習能力較差，再加上學校教學檔案管理的方式比較落后，他們所作出的教學檔案并不達標，無法滿足教師的需求，這一因素直接影響了大學的教學質(zhì)量，阻礙了大學教學檔案管理工作的發(fā)展和進步。

3 大學教學檔案管理改善策略

3.1強化教學檔案管理人員的管理理念

大學的領導一定要明了檔案的重要性，在全校應該加大力度宣傳教學檔案的作用，引導全體教師職工、學生參加，讓全部師生了解檔案的重要性，讓他們意識到檔案是由準確的信息而建立起來的。在各大大學發(fā)展過程中，只有做好教學檔案管理工作，才能夠提高檔案信息的輔助作用。教學檔案管理人員要對管理制度進行逐步完善，實時登記，定時檢查以及限時歸還。

3.2更新大學教學檔案管理方法

更新大學教學檔案管理方法，不僅會提高教學檔案管理的效率，而且還會提高教學檔案管理的技術水平。隨著社會的進步和國家人才的需求量的增加，各大大學不斷地增多，大學的發(fā)展也在不斷地進步?，F(xiàn)有的教學檔案管理方法已經(jīng)無法滿足日常需求，手寫的師生檔案很容易丟失。所以，我們應該加強教學檔案的信息化建設，可以在現(xiàn)有的檔案管理基礎上，使用電腦錄入、保存，并打印出來，然后歸集成檔案，將電子版與紙質(zhì)版的檔案同時歸檔，這樣做不僅可以減少教學檔案管理的工作量，而且還能有效提高檔案的管理水平，使檔案的傳輸更加地簡便。不僅如此，學校還要投入更多的資金，及時更新落后的設備，購進更加先進的硬件設施以及軟件設備，使大學教學檔案管理更加完善。

3.3推動數(shù)字化檔案管理建設

在大數(shù)據(jù)時代，大學在日常運行中每天都會產(chǎn)生大量的檔案信息數(shù)據(jù)，因此需要進一步引入全新的信息化管理技術，加強與信息軟件公司的合作，構建一個更加符合大學自身檔案管理特點的檔案管理全新系統(tǒng)，并且該系統(tǒng)必須有著完善的數(shù)據(jù)庫，同時還要具備一定的數(shù)據(jù)采集分析能力，從而有效推動檔案管理工作信息化水平建設，為檔案管理工作實現(xiàn)數(shù)字化規(guī)范化管理提供有力的保障。在此基礎之上，在數(shù)字化檔案管理規(guī)范化建設上，要遵循“格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)真實可考、便于查閱與共享”原則，引用國際標準檔案管理體系，嚴格遵循《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等國家規(guī)定政策，規(guī)范化檔案管理流程，提升檔案管理效果。

3.4提高教學檔案管理人員的管理水平

教學檔案管理人員水平的提高，不僅會給教學檔案管理工作帶來便捷，也會給學校師生未來招聘、升職提供了基礎。隨著國家對大學教學檔案管理水平要求的提高，學校對檔案管理人員的專業(yè)技能水平要求也越來越高。為了保障大學教學檔案日常管理工作的順利進行，大學要按照國家對大學檔案管理的要求，對檔案管理人員進行專業(yè)技能的培訓，提高教學檔案管理人員對工作的熟練程度，促進大學檔案管理工作的順利開展。一名優(yōu)秀的教學檔案管理人員要具備更高的素質(zhì)和更多的專業(yè)知識技能，做到熟能生巧，遇見問題迎難而上。