人事檔案管理問題及改革方案

張海軍

摘 要：隨著我國市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，人力資源管理呈現(xiàn)出職業(yè)化的新趨勢，價值評價體系多元化，薪酬回報制度績效核心化。文章認為，要加強人事檔案管理，使人才各盡其用。

關鍵詞：人事檔案;管理;問題;改革;建議

事業(yè)單位人事檔案能夠反應事業(yè)人員信息、個人經(jīng)歷、政治思想、道德作風、工作表現(xiàn)和業(yè)務能力以及工作成績等內(nèi)容，是事業(yè)人事部門培訓、選拔和選用人才的重要依據(jù)。事業(yè)單位可以通過人事檔案詳細的掌握事業(yè)單位人員的基本情況，并對其工作進行合理的安排。因此必須采取科學有效的建議對其現(xiàn)狀進行改革，切實提高人事檔案管理水平，保障事業(yè)單位健康持續(xù)的發(fā)展。

一、人事檔案管理的作用

（一）為選用干部人才提供參考

人事檔案管理是企業(yè)人事管理活動的重要內(nèi)容和對象，其較為全面的記錄了每個企業(yè)干部員工的工作和學習經(jīng)歷、政治思想、工作能力和業(yè)績以及興趣愛好等詳細情況。人事檔案管理是一項具有動態(tài)性、機密性、真實性、系統(tǒng)性等特征的文件材料，具有較強的使用和保存價值。人事檔案管理是事業(yè)單位考察任用干部時重要的參考資料，對事業(yè)單位干部人才的正確選用有著直接的影響，從而與事業(yè)單位的發(fā)展有著密切的關系。

（二）為規(guī)劃人力資源戰(zhàn)略提供支持

事業(yè)單位制定科學的人力資源整合規(guī)劃，是事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內(nèi)容是真實反映事業(yè)單位全體人員的全方位信息，包括以往與現(xiàn)階段。人事檔案科學化的管理，能夠為事業(yè)單位科學合理的預測人才的需求數(shù)量級類型，為人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃提供支持，促進人力資源開發(fā)。

二、當前人事檔案管理存在的問題分析

（一）人事檔案管理意識薄弱

第一，事業(yè)單位領導不夠重視人事檔案管理。目前部分事業(yè)單位領導忽視檔案管理，認為檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部的小工作，對事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展沒有太大的意義，因此在精力以及資金方面投入甚少，造成人事檔案管理的基礎設施以及模式、方法得不到有效的更新;第二，檔案管理部門的責任意識差。由于上級領導的不重視直接導致了檔案管理部門對自身所肩負的責任認識不夠明確，使工作觀念產(chǎn)生了偏離，不認真對待檔案管理工作，造成工作上的失誤。另外企業(yè)沒有專業(yè)的檔案管理人員，有的是其他部門的人員進行兼任，極大地降低了檔案的權威性。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理員

人事檔案管理人員需具備較強的專業(yè)知識和技能，才能夠勝任人事檔案管理這項復雜、繁瑣以及連續(xù)性較強的工作，否則就會對檔案管理的質(zhì)量和管理水平的提高產(chǎn)生影響。有的企業(yè)分配的檔案管理人員較少且有的是兼任，不僅要進行檔案資料的日常維護及管理工作，譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，同時還需要擔負多方面的工作，例如事業(yè)單位文書的編寫、科研管理、基建等，這就使得檔案管理人員處于超負荷工作狀態(tài)，精力無法過多的投入到檔案管理工作上，從而降低了檔案管理工作的有效開展。

（三）人事檔案管理的科學信息化水平低

人事檔案管理工作內(nèi)容多、要求高、任務重，僅就檔案信息管理信息化建設而言，諸如標引著錄、數(shù)據(jù)錄入、重要檔案的全文存儲等工作相當艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統(tǒng)，但在實際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發(fā)揮其應有的作用，人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數(shù)據(jù)化以及科學化的廣泛應用，部分企業(yè)的人事檔案管理在計算機系統(tǒng)的應用上只是簡單地將個人信息、檔案目錄進行錄入，而資料檢索、調(diào)閱則進行手工操作，導致人事檔案材料歸檔整理不及時，存在檔案資料不完整的情況，而且耗費時間長，耗費人力多，降低了檔案管理工作的效率。

三、改革人事檔案管理的建議

（一）強化人事檔案管理意識

事業(yè)單位領導要充分認識到人事檔案管理的意義，其是事業(yè)單位的一項隱形財富。各事業(yè)單位在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員，并確保檔案管理隊伍的相對穩(wěn)定，提高管理人員的責任意識，通過定期對人事檔案管理人員的業(yè)務培訓、政治教育、專業(yè)知識與技能的學習以及完善定期交流與培訓進修等制度，來提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務水平。人事檔案管理工作的領導責任要明確，在管理工作過程中，做好監(jiān)督與管控工作，加強定期、不定期的深入管檔工作進行督查，同時強化業(yè)務指導，對存在的問題及時提出改革建議或解決措施，并責令迅速整改到位。

（二）規(guī)范、完善制度和程序

要進一步系統(tǒng)檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴謹、規(guī)范地利用多種方式確保信息的準確性、完整性以及及時性;檔案信息整理歸檔根據(jù)材料的內(nèi)容、時間以及屬性等條目，優(yōu)化檔案的整理歸檔工作，避免錄入的電子檔案和紙質(zhì)檔案存在出入，不便于日后的查檢閱工作;檔案信息更新要嚴格落實制定的更新計劃，檔案管理工作要根據(jù)企業(yè)人員的流動實況制定相關的每周、每月或者季度更新方案。

（三）信息化管理

時代科學技術的發(fā)展要求企業(yè)人事檔案管理工作變革滯后的管理模式，利用現(xiàn)代化的技術以及結(jié)合企業(yè)的實況改變管理方法，來提高人事檔案管理的科學化水平和工作效率，以促進事業(yè)單位的發(fā)展與時代接軌。充分利用和完善人事檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，例如運用人事檔案日常管理軟件進行檔案編目、檢索及日常查借閱等工作，提高人事檔案信息的真實性、時效性。此外應積極利用現(xiàn)代化的設備，如計算機、掃描儀等，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)據(jù)檔案的轉(zhuǎn)變，推動以及加快人事檔案管理信息化的建設，使事業(yè)單位人力資源得到合理、靈活的開發(fā)與利用，從而促進事業(yè)單位更好的生產(chǎn)經(jīng)營以及服務社會。

綜上所述，事業(yè)單位應完善管理制度以及規(guī)范管理程序，加強管理的信息化建設，切實提高檔案管理水平，保障人事管理工作的效率和質(zhì)量。

（作者單位：山東省單縣民政局）