淺談檔案工作中的保密問題

李靜

摘要：保密工作是關(guān)系到順利進(jìn)行社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，保護(hù)黨和民族利益，保障國家安全的大事。在新的歷史時期，在改革開放、搞活經(jīng)濟(jì)的形勢下，保密工作有著與閉關(guān)鎖國時期顯著不同的新特點，它突出地表現(xiàn)為保密工作涉及面更廣，情況更加復(fù)雜，任務(wù)更加艱巨，更需要進(jìn)一步加強(qiáng)。因此，增強(qiáng)保密意識，加強(qiáng)保密觀念，做好保密工作的意義是十分重要的?；诖?，本文就科技局的檔案保密工作進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：科技局;檔案;保密工作

一、新時期檔案保密工作的重要性

保密工作的重要，并不是始于今天，在我國古代就已有保密工作。據(jù)我國古代兵書《六韜》記載，早在西周時期已采取了“陰符”和“陰書”的方法來傳遞消息，以利保密。改革開放不斷深入，保密工作不僅十分重要，而且也是十分迫切的。由于工作需要，檔案人員知密時間早，知道內(nèi)容多，知密程度深，因而在保密工作方面有著比其他部門工作人員更為直接和重要的責(zé)任，要認(rèn)真貫徹“積極防范、突出重點，既確保國家秘密又便利各項工作的方針”，使保密工作更好地適應(yīng)在新形勢下的各項管理工作。

二、檔案管理人員的職責(zé)

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對已經(jīng)破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

三、做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時限?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊?guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機(jī)密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月計。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

四、做好檔案利用過程中的保密工作

（一）做好檔案利用中的監(jiān)督工作。檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個方面實施：

1.制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度分為閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實和完善。

2.隊伍建設(shè)。檔案管理人員必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。

3.監(jiān)督措施。在檔案利用中，檔案工作人員要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機(jī)。對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時提醒;二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中;三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時查處，挽回?fù)p失。

（二）正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。檔案部門要改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。

五、檔案涉密情況的變化

檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的?；咀兓巧堋⒔得?、解密。其中升密是極少數(shù)的，也是暫時的;大多數(shù)的，總的趨勢是降密，直至解密。其變化原因有三：一是保密范圍的變化;二是密級文件作用的變化原來的密級文件指導(dǎo)作用與現(xiàn)在工作不相適應(yīng)，已失去了指導(dǎo)作用，為此立檔單位廢掉了此類文件，密級自然消除了;三是保密時限的變化。原館室所存檔案涉密文件，只標(biāo)有密級而沒有保密時限，多數(shù)都是超期服役，例如，50年代的絕密文件大都需要按照《保密法》關(guān)于劃定密級和保密期限屆滿自行解密的要求去做，這既反映了歷史上劃密工作的不足，也說明進(jìn)行檔案解密劃控工作的迫切，因此應(yīng)依據(jù)檔案涉密內(nèi)容的變化掌握劃密標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)防密級偏高或偏低，密期偏長或偏短。

六、結(jié)語

總之在新的歷史時期，科技局的檔案保密工作也是十分重要的，文章分析了如何做好檔案保管過程、檔案利用過程中的保密工作和電子文檔的保密問題，以期對今后的檔案管理工作提供更多建議。

參考文獻(xiàn)：

[1]裴育紅.論檔案管理中的保密工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）.

[2]柴曉曦.淺析如何做好檔案的利用及保密工作[J].才智，2018（07）.