云計(jì)算在檔案管理中的應(yīng)用

徐姍姍

【摘? ? 要】為適應(yīng)社會(huì)需求，檔案管理工作已經(jīng)從幕后走向前臺(tái)，云計(jì)算技術(shù)的出現(xiàn)，給人們帶來了極大的方便。本文通過對(duì)云計(jì)算技術(shù)的介紹，分析其在檔案管理應(yīng)用中呈現(xiàn)的優(yōu)勢(shì)以及可能出現(xiàn)的問題，探討如何發(fā)揮應(yīng)用優(yōu)勢(shì)以及如何處理在應(yīng)用過程中所面臨的困難和挑戰(zhàn)。

【關(guān)鍵詞】云計(jì)算? 檔案管理? 應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G4? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2019.18.015

隨著社會(huì)的發(fā)展，從信息化到數(shù)字時(shí)代，再到云計(jì)算觀點(diǎn)的提出，都是時(shí)代對(duì)人類科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的要求。借助云計(jì)算技術(shù)，檔案管理不僅可以節(jié)省資金，減少工作量，同時(shí)也滿足了人們利用檔案的需要。云計(jì)算是繼計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)之后的又一個(gè)重大網(wǎng)絡(luò)技術(shù)變革，能夠使資源和服務(wù)的獲取變得更加方便快捷。

一、關(guān)于云計(jì)算

1.云計(jì)算概念。云計(jì)算就是把所有數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)處理的任務(wù)全部交給網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，是分布式、并行處理、虛擬化和網(wǎng)格計(jì)算的發(fā)展。云計(jì)算的基本原理是通過對(duì)大量數(shù)據(jù)和處理器資源的整合，使計(jì)算分布在大量的分布式計(jì)算機(jī)上，而非本地計(jì)算機(jī)或遠(yuǎn)程服務(wù)器中，云計(jì)算基于一個(gè)強(qiáng)大的系統(tǒng)提供多種服務(wù)，用戶可以方便地將資源切換到自己需要的具體應(yīng)用上，根據(jù)需要去訪問計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)系統(tǒng)。2.云計(jì)算的特性。從不同的角度出發(fā)，可以看出云計(jì)算具有以下特性：超大規(guī)模性、位置無關(guān)性、可擴(kuò)展性、易用性、成本適中、資源池、易用性、自動(dòng)化、可度量性、快速響應(yīng)、按使用計(jì)費(fèi)等。

二、云計(jì)算在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

1.經(jīng)濟(jì)實(shí)惠。這是因?yàn)樵谠粕厦?，用戶的電腦不需要很高的處理能力，不需要很大的存儲(chǔ)空間，這樣就降低了用戶電腦成本。由于計(jì)算機(jī)硬件都是由云計(jì)算提供管理，所以不需要維護(hù)硬件，從而降低了維護(hù)成本。同時(shí)因?yàn)橛脩舸蟛糠周浖谠粕线\(yùn)行，能節(jié)省電腦資源使他們的電腦有更好的性能，運(yùn)行的更快，這樣做并不會(huì)降低用戶電腦的運(yùn)行速度。2.計(jì)算能力超強(qiáng)。云計(jì)算模式是由超大規(guī)模的普通計(jì)算機(jī)聯(lián)合起來的，提供很強(qiáng)的計(jì)算能力，用戶單臺(tái)計(jì)算機(jī)上無法完成的任務(wù)在云計(jì)算中可以輕松完成。當(dāng)用戶與云計(jì)算系統(tǒng)連接后，就擁有支配整個(gè)云的計(jì)算能力。用戶提交任務(wù)請(qǐng)求后，云計(jì)算中的所有計(jì)算機(jī)會(huì)運(yùn)用不同的方法，搜索眾多數(shù)據(jù)庫，為用戶提供盡可能完整的搜索結(jié)果。3.以服務(wù)為中心。云計(jì)算的用戶不需要隨身攜帶文檔，只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)連接到網(wǎng)絡(luò)即可獲取到相關(guān)的信息和服務(wù)。因?yàn)樵谠朴?jì)算模式中相關(guān)的數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在云中，當(dāng)用戶需要團(tuán)隊(duì)合作時(shí)，團(tuán)隊(duì)間就可以通過共享文檔進(jìn)行文檔合作，這樣能很快地促進(jìn)團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度，也能使處在不同地理位置的團(tuán)隊(duì)間的合作成為現(xiàn)實(shí)。4.提高檔案管理服務(wù)器的可靠性。云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用能降低服務(wù)器的出錯(cuò)概率，保證服務(wù)器正常運(yùn)行。現(xiàn)行的檔案管理中大部分?jǐn)?shù)據(jù)信息都存儲(chǔ)在檔案管理的服務(wù)器上，如果出現(xiàn)問題則很可能造成非常嚴(yán)重的損失。而在云計(jì)算模式中有數(shù)百萬臺(tái)服務(wù)器，即便是其中某一臺(tái)服務(wù)器崩潰，其他服務(wù)器也能在短時(shí)間內(nèi)將出現(xiàn)故障的服務(wù)器中的數(shù)據(jù)，快速完整地恢復(fù)到其他服務(wù)器上，同時(shí)新服務(wù)器將代替該服務(wù)器來提供服務(wù)，這樣就不會(huì)影響到數(shù)據(jù)的使用。5.資源共享信息范圍更廣。建立合作關(guān)系的檔案之間能通過云計(jì)算模式共同構(gòu)筑信息共享空間，使每個(gè)成員都能通過空間分享到由大量系統(tǒng)連接而成的基礎(chǔ)設(shè)施，這就提高了檔案的效率。每個(gè)參加合作人員可通過云計(jì)算技術(shù)，實(shí)時(shí)獲得其他檔案資料文獻(xiàn)等，這將使用戶的信息需求得到極大滿足。在云計(jì)算中，檔案的相關(guān)電子資源不只是存儲(chǔ)在某一臺(tái)計(jì)算機(jī)中，而是將其將存儲(chǔ)在“云”中，這樣檔案的相關(guān)信息便可以全球存取，同時(shí)也可以通過技術(shù)處理，由某一個(gè)群共享或單由用戶自己使用。

三、云計(jì)算在檔案管理推廣中面臨的困難和挑戰(zhàn)

1.信息安全問題。數(shù)據(jù)安全對(duì)檔案至關(guān)重要，一旦丟失后果非常嚴(yán)重。將數(shù)據(jù)檔案擱置于云上會(huì)更安全，可是檔案類的數(shù)據(jù)安全與保密問題更多的是政策層面上的。云計(jì)算的技術(shù)基礎(chǔ)之一就是互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，但凡接入互聯(lián)網(wǎng)的終端設(shè)備都無可避免的考慮病毒、黑客等安全因素。2.執(zhí)行國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)問題，也就是運(yùn)行協(xié)議和接口的問題。全球通用的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)是每一個(gè)技術(shù)進(jìn)步得以普及推廣的重要保障，這就是標(biāo)準(zhǔn)化的意義所在。至于到底怎樣的“云”才是合理公道的計(jì)算云，怎樣的服務(wù)才是計(jì)算云應(yīng)該提供的服務(wù)，目前并無定論。這就需要在以后的發(fā)展過程中共同探索、協(xié)商，制定利于該技術(shù)理念順利普及和推廣的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。3.不同的協(xié)議和特定的接口問題。因?yàn)椴煌姆?wù)器的配置與所使用的服務(wù)器操作系統(tǒng)等方面有差異，這樣就為檔案應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)造成了一些技術(shù)上的麻煩。同時(shí)，云服務(wù)提供商針對(duì)不同平臺(tái)開發(fā)的特定軟件接口，如果某一檔案館中的協(xié)議和接口不適用于云計(jì)算的接入，會(huì)導(dǎo)致云計(jì)算利用時(shí)間的延緩。

四、根據(jù)上述對(duì)各種問題的分析，解決對(duì)策如下：

1.制定安全監(jiān)測(cè)環(huán)節(jié)和相關(guān)技術(shù)。對(duì)于每個(gè)用戶而言可針對(duì)性的制定登陸和載入密碼，防止他人盜用。而在檔案管理內(nèi)部則需要制定對(duì)涉密信息的過濾和攔截策略，以防止資源泄密和盜用。2.制定監(jiān)督和管理機(jī)制。建立網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督對(duì)運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)，和服務(wù)是否到位進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督，這種大力度的監(jiān)管在很大程度上能確保其運(yùn)行的可靠性和安全性。3.制定嚴(yán)格統(tǒng)一、開放的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)的政策。沒有統(tǒng)一的行業(yè)應(yīng)用規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理選擇服務(wù)商時(shí)就會(huì)受到限制，沒有相應(yīng)的政策作為支持，提供檔案信息服務(wù)的工作也會(huì)受到影響。檔案行業(yè)的管理者應(yīng)組織相關(guān)研究人員對(duì)應(yīng)用云計(jì)算所需的標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)協(xié)議進(jìn)行研究，形成檔案行業(yè)的應(yīng)用規(guī)范，促進(jìn)相關(guān)管理章程、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或政策的出臺(tái)，保證實(shí)施的云計(jì)算能夠符合檔案管理與服務(wù)的基本要求。

五、結(jié)論

在信息網(wǎng)絡(luò)化和知識(shí)全球化的推動(dòng)下，云計(jì)算的普及和推廣乃大勢(shì)所趨。云計(jì)算給檔案管理帶來的變化是顯而易見的，我們需要更多地了解云計(jì)算，了解檔案管理工作的需要，以便使兩者更好地融合在一起。機(jī)遇往往伴隨著挑戰(zhàn)，創(chuàng)新管理機(jī)制，探索執(zhí)行方法，多方協(xié)調(diào)，共同進(jìn)步是云計(jì)算在檔案管理領(lǐng)域普及和推廣的前提，云計(jì)算這種新的檔案管理模式也對(duì)促進(jìn)社會(huì)發(fā)展具有重大意義。

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