基于工程檔案管理在建筑工程中的運(yùn)用分析

何金鎖

摘 要：目前，建筑工程建設(shè)施工需要經(jīng)歷較長(zhǎng)的周期，在施工的過(guò)程中做好檔案管理工作可以有效提高施工效用。由于建筑工程的檔案信息相對(duì)來(lái)說(shuō)比較復(fù)雜，因此，在管理的過(guò)程中容易產(chǎn)生差錯(cuò)。管理人員就需要對(duì)其中的問(wèn)題進(jìn)行分析，提高綜合管理質(zhì)量，為建筑企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供保障。

關(guān)鍵詞：工程檔案管理;建筑工程;運(yùn)用分析

引言

現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展對(duì)我國(guó)建筑工程提出了更高的要求，在此過(guò)程中科學(xué)管理工程檔案資料具有極其重要的價(jià)值，必須對(duì)其加強(qiáng)重視，本文首先分析在進(jìn)行管理作業(yè)是存在的各項(xiàng)問(wèn)題，然后以此為基礎(chǔ)，進(jìn)一步探究處理策。

1 建筑工程檔案管理問(wèn)題

1.1 人員意識(shí)薄弱

管理人員在對(duì)建筑工程的檔案進(jìn)行管理時(shí)，不能明確其重要性，主要是由于其涉及的內(nèi)容較多，涵蓋的內(nèi)容比較廣泛，在管理的過(guò)程中存在較大的難度。施工單位對(duì)于檔案管理工作的重視程度不足，負(fù)責(zé)人認(rèn)為檔案管理屬于管理工作的范疇，并且不能直接產(chǎn)生效益，因此在分配資源的過(guò)程中忽視了檔案管理的效用。在完成建筑工程建設(shè)施工之后，需要對(duì)工程竣工情況進(jìn)行分析。而管理人員經(jīng)常不能就是發(fā)現(xiàn)其中的問(wèn)題，在工程交付之后才會(huì)從檔案中了解到有關(guān)信息，引發(fā)不同的問(wèn)題。這會(huì)給檔案管理帶來(lái)較大的影響，難以針對(duì)檔案資料對(duì)工程中的問(wèn)題進(jìn)行修復(fù)。

1.2 管理質(zhì)量偏低

檔案管理的重點(diǎn)在于對(duì)建筑工程建設(shè)施工中的數(shù)據(jù)及信息進(jìn)行有效的保存，在需要利用資料時(shí)，就要及時(shí)查詢并且交由相關(guān)的工作人員。建筑企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中往往過(guò)于注重檔案數(shù)量，對(duì)于檔案的內(nèi)容及管理質(zhì)量存在忽視的現(xiàn)象。在現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的過(guò)程中，建筑企業(yè)仍然還是利用傳統(tǒng)的人力管理方式進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致檔案管理需要耗費(fèi)較大的人力及物力。部分與建筑工程建設(shè)施工相關(guān)的檔案資料并沒(méi)有使用及保存的價(jià)值，而少部分能夠發(fā)揮重要價(jià)值的檔案資料沒(méi)有得到重點(diǎn)管理，影響檔案管理工作的發(fā)展。

2 優(yōu)化措施分析

2.1 提高檔案管理規(guī)范性

針對(duì)建筑工程檔案管理工作的開(kāi)展，建筑企業(yè)首先要建立起相應(yīng)的檔案管理制度，以制度的形式來(lái)明確建筑工程檔案管理工作內(nèi)容，其中包括建筑工程檔案資料的整理、信息篩選以及歸檔等，通過(guò)這種方式，使得檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作能夠規(guī)范化進(jìn)行。為了更好的保障各個(gè)環(huán)節(jié)的工作高效開(kāi)展，還應(yīng)該從宏觀層面入手建立起相應(yīng)的檔案管理監(jiān)督制度，并配合相應(yīng)的懲處機(jī)制，促使建筑工程檔案管理工作能夠在嚴(yán)格的監(jiān)督之下高效進(jìn)行，而且要利用懲處機(jī)制將那些工作明顯失誤的人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理，以此警醒工作人員規(guī)范化工作。其次，加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。這一做法符合信息時(shí)代的發(fā)展方向，而且能夠不斷提升建筑工程檔案管理工作效率，利用信息技術(shù)，使得傳統(tǒng)的檔案管理工作模式得到改進(jìn)，進(jìn)而為建筑工程檔案管理工作的高質(zhì)量進(jìn)行提供更好的保障。為此，建筑企業(yè)要圍繞其檔案管理工作內(nèi)容建立起相應(yīng)的檔案信息化管理系統(tǒng)，借助這一新型化管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)化的檔案資料以數(shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行保存，并且利用系統(tǒng)智能化分類功能完成檔案信息的分類，然后存入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)之中，為了確保檔案信息的安全，還需要設(shè)立相應(yīng)的系統(tǒng)訪問(wèn)權(quán)限，任何人在調(diào)用檔案信息時(shí)都需要事先獲得權(quán)限，而且需要借助相應(yīng)的賬號(hào)和密碼進(jìn)行系統(tǒng)登錄，在信息調(diào)閱過(guò)程中不可以使用外來(lái)硬盤(pán)進(jìn)行拷貝，以防信息丟失。

2.2 強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)

針對(duì)建筑工程檔案管理工作的開(kāi)展，為了充分發(fā)揮管理人員的作用，建筑企業(yè)一方面要做好專業(yè)化人才招聘工作的開(kāi)展，總體來(lái)看，整個(gè)招聘工作可以分兩個(gè)階段，第一階段主要包括四個(gè)環(huán)節(jié)，具體而言，一要根據(jù)建筑工程檔案管理業(yè)務(wù)量進(jìn)行人員需求分析，明確所需人員數(shù)量及專業(yè)領(lǐng)域;二要從網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、報(bào)紙以及其它渠道散布招聘信息，明確企業(yè)所需檔案管理人員要求;三要做好篩選，針對(duì)所收到的簡(jiǎn)歷信息進(jìn)行人員篩選;四要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)面試，通過(guò)與面試者溝通以及現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試，進(jìn)一步篩選出企業(yè)所需人員，在篩選過(guò)程中，針對(duì)那些具有特殊技能的人員要進(jìn)行格外關(guān)注，如能夠熟練操作檔案信息化管理系統(tǒng)的人員。在第二個(gè)階段則是對(duì)所聘員工進(jìn)行試用，通過(guò)對(duì)所聘員工的崗位工作完成情況進(jìn)行全面的評(píng)估，針對(duì)那些評(píng)估合格的員工進(jìn)行正式錄用。另一方面，建筑企業(yè)要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，在具體的培訓(xùn)工作中，通常以理論結(jié)合實(shí)際的方式進(jìn)行培訓(xùn)，在技能傳授過(guò)程中可以采用老帶新的方式，在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的前期培訓(xùn)后，促使員工檔案管理技能水平達(dá)到一定的程度，然后高效參與到建筑工程檔案管理工作中。

2.3 提高管理信息化

現(xiàn)代化信息社會(huì)的發(fā)展促使各行各業(yè)在開(kāi)展工作的過(guò)程中都開(kāi)始利用信息化技術(shù)提高工作效率。雖然建筑工程檔案管理的部分內(nèi)容需要由工作人員全權(quán)開(kāi)展，但是還是由大部分檔案可以通過(guò)信息化方式進(jìn)行管理。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能夠給建筑工程檔案管理注入新鮮的血液，讓現(xiàn)代信息化技術(shù)逐漸取代傳統(tǒng)的管理方式。建筑企業(yè)需要提高管理信息化，對(duì)管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，讓其能夠靈活應(yīng)用信息化技術(shù)完善建筑工程檔案管理。管理人員可以對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)等進(jìn)行應(yīng)用，建立信息化檔案管理平臺(tái)，讓工作人員在需要檔案時(shí)，直接輸入關(guān)鍵詞，檢索檔案信息。這種方式方便、快捷，能夠有效提高檔案管理效率。建筑企業(yè)可以建立信息化檔案庫(kù)，讓檔案管理工作可以與建筑工程建設(shè)施工的開(kāi)展同步發(fā)展。管理人員需要提高自身的信息化技能，在編制與建筑工程相關(guān)的資料及信息時(shí)，直接利用信息化技術(shù)進(jìn)行查詢，減少人力資源的使用，還能夠提高檔案信息的準(zhǔn)確性。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，通過(guò)完善檔案管理制度，控制資料編寫(xiě)過(guò)程，重視工作人員專業(yè)素養(yǎng)，科學(xué)應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)能夠確保建筑企業(yè)在進(jìn)行工程建設(shè)過(guò)程中，有效管理檔案資料，對(duì)其工作過(guò)程中存在的各項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行有效解決，進(jìn)一步保障工程質(zhì)量，使其能夠更好地滿足現(xiàn)代建筑行業(yè)發(fā)展需求。

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