知識管理視閾下的城建檔案管理措施

郭彪鑫　郭靈開

摘 要：城建檔案是記錄城市發(fā)展歷程的重要資料，從資料中可以掌握一個城市的發(fā)展過程，對城市建設具有很重要的推動作用，對城建檔案的管理可以體現(xiàn)出其發(fā)展水平以及現(xiàn)狀，看出一個城市的文明程度。但是當前城建檔案管理中還存在一些問題，這就需要在知識管理閾下加強管理，本文分析了知識管理視閾下的城建檔案管理措施。

關鍵詞：知識管理視閾;城建檔案;管理措施

當前是知識經(jīng)濟時代，國家的科技實力以及文明程度是綜合競爭力中的重要組成部分，城市在發(fā)展中也需要具備軟實力。城建檔案記錄了城市的發(fā)展過程，從中能夠看到一個城市的內(nèi)涵以及文化品味。所以，加強城建檔案管理十分重要，應該引入知識管理的觀念，這也對管理工作的健全以及創(chuàng)新具有積極作用，可以提升管理水平以及質(zhì)量，促進城市建設發(fā)展。

1、在城建檔案管理中應用知識管理的重要性

現(xiàn)階段，國內(nèi)城建檔案管理工作在不斷的發(fā)展，然而其中還是有一些需要解決的問題。隨著社會的不斷發(fā)展，信息存在方式也在改變，人們不能一直被動的接受，所以就一直在探索，并且在這個過程中形成了自己的見解及觀念。在信息化背景下，城建檔案的管理人員也需要進行轉(zhuǎn)變，滿足知識管理的需要，讓管理工作變得知識化。在檔案管理工作中引入知識管理的觀念，能夠有效的解決一些問題。首先，能夠讓城市建設信息變得有序，在工作中應用知識管理以及有效的技術方法，能夠讓檔案信息以及知識實現(xiàn)共享，方便傳播以及儲存，這對保護檔案的正確性、有效性以及完整性具有重要作用[1]。其次，能夠讓城建檔案信息知識儲備不斷增加。為檔案構建數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)Τ鞘邪l(fā)展的各個環(huán)節(jié)中的有價值的信息進行收集以及記錄，比如規(guī)劃、管理以及建設環(huán)節(jié)，這些信息還可以給新員工作為學習資料以及實踐依據(jù)。再次，能夠分析城建外部環(huán)境，通過對外部環(huán)境的分析，能夠得到相關的數(shù)據(jù)信息和資料，檔案就可以不斷積累和優(yōu)化，合理的調(diào)節(jié)檔案的歸檔目錄以及收集方式能夠第一時間掌握城市的最新情況和信息，跟隨時代發(fā)展，給城建服務奠定基礎。最后，可以讓城建部門的服務實現(xiàn)智能化。當前是信息時代，數(shù)字技術不斷發(fā)展，在檔案管理中進行有效應用，管理部門能夠不斷豐富資料以及數(shù)據(jù)，并且以此為基礎對有價值的信息和知識進行挖掘，進而全面的發(fā)揮出城建檔案管理工作的效果。

2、城建檔案管理中存在的問題

2.1 存在知識流失現(xiàn)象

在城建檔案管理工作中存在一個重要的問題，就是有知識流失的問題，尤其是在管理檔案中，使得很多檔案信息資料都沒有得到及時的管理，包括整理、歸集、歸檔保存等，無法確保檔案的完整性。但是對于知識流失問題，當前還沒有制定出有效的解決措施，所以，該問題并沒有得到解決。

2.2 城建檔案管理流程和知識比較滯后

當前是知識經(jīng)濟時代，知識以及技術成為關注的熱點，也是國家綜合競爭力的重要組成部門，現(xiàn)代化信息技術在不斷的發(fā)展，被廣泛的應用到各個領域中，且有效的發(fā)揮出其優(yōu)勢，為人們的工作、生產(chǎn)、生活都帶去了極大的便利[2]。在城建檔案管理中應用先進技術，讓檔案不再停留在紙質(zhì)形式上，實現(xiàn)電子化，這也讓檔案信息化得到了極大發(fā)展。但是實際情況是，雖然將計算機技術應用到了管理工作中，實際上主要還是人工管理方式，沒有發(fā)揮出技術的作用。

2.3 資源結構缺乏合理性

社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，城鎮(zhèn)化的速度以及水平都在高速發(fā)展中，在這一過程中就凸顯出了城建檔案管理的重要性，然而在管理工作中還有資源結構不科學的問題。主要體現(xiàn)在三方面：檔案資源在空間上不科學，發(fā)達城市的檔案管理工作水平較高，但是經(jīng)濟水平不高的城鎮(zhèn)及農(nóng)村甚至連城建檔案都沒有構建;區(qū)域分布上不科學，東西部城市間存在較大的差距;資源內(nèi)容不足，在檔案記錄內(nèi)容上主要以規(guī)劃、設計以及建筑等為主，但是對自然環(huán)境以及城市人文等就不注重，使得檔案資源不平衡，對城市可持續(xù)發(fā)展會產(chǎn)生消極影響。

3、知識管理視閾下的城建檔案管理措施

3.1 整合城建檔案管理的資源結構

資源結構存不合理、不均衡是城建檔案管理中的一個重要問題，因此，需要對其知識管理系統(tǒng)進行發(fā)展，在其中應用現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)電子化以及智能化，構建健全的資源管理結構。城建檔案管理工作較為系統(tǒng)和復雜，在結構上不科學，因此，在知識管理的背景下，需要構建數(shù)據(jù)庫，并對其進行擴展，實現(xiàn)信息交互共享[3]。這樣能夠促進管理工作效果和效率的提升，讓管理整體水平可以得到提升，讓城建檔案管理可以實現(xiàn)智能化。要想提升檢索能力，還可以使用電子技術以及超文本等來實現(xiàn)，可以及時的對信息進行瀏覽以及檢索。

3.2 對知識管理方式進行創(chuàng)新

知識管理視角下，需要對城建管理工作進行創(chuàng)新，首先要創(chuàng)新的就是知識管理方式，對管理程序以及過程進行優(yōu)化，讓管理工作更加完善。要實現(xiàn)這一點，就需要城建但那管理部門能夠采取多樣化的方法，通過事前控制的方案對知識以及檔案進行管理，讓檔案可以及時的進行接收，在此基礎上，通過采取知識管理方式能夠整合檔案信息，讓信息能夠提升開放度，讓檔案管理可以更好的發(fā)揮出其社會功能;在工作中還需要應用掃描技術、地理信息技術等現(xiàn)代信息技術，對各種形式的檔案資料進行數(shù)字化處理，讓管理工作效果提升。通過全面的利用和發(fā)揮出知識管理的作用，能夠?qū)崿F(xiàn)人們對城建檔案的各種需求。

3.3 創(chuàng)新城建檔案管理理論，防止城建檔案建設中出現(xiàn)知識流失

本文研究基于知識管理理論，認為要想讓城建檔案能夠更好的發(fā)展，就應該給檔案建立一個知識管理平臺，能夠多吸收一些外部城建檔案資源并對它們進行有效應用，從中挖掘中更多的有用的檔案資料，讓檔案管理知識庫更加豐富和完善，促進城建管理工作效果的提升。在知識管理理念背景下，在檔案資源信息工作方面，在維護系統(tǒng)以及共享信息時需要注重挖掘出檔案知識信息中的價值，要做到這一點，就需要管理人員能夠全面的掌握知識管理服務的相關內(nèi)容，包括本質(zhì)、內(nèi)涵，讓檔案服務可以改變方向，從以往的服務新變化為技術型以及知識型，將檔案中的資料信息全面的開發(fā)出來，注重數(shù)字化管理平臺工作，加強對其開發(fā)以及維護，防止出現(xiàn)知識流失的問題。

結束語

綜上所述，城建檔案形式不斷豐富，當前，為了城建檔案管理更好的發(fā)展，需要在管理中應用知識管理理論以及技術手段，不斷豐富城建檔案數(shù)據(jù)庫，通過科學合理的管理，讓檔案可以得到有效的應用，進而充分發(fā)揮出其價值。

參考文獻

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[2]張宇芳.新時期基于知識管理視角下的企業(yè)檔案管理工作[J]城建檔案.2013（1）

[3]潘建軍.淺談檔案信息管理與知識管理之融合[J].科技與企業(yè).2015（13）