淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義和方法

劉敏

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位檔案的建設(shè)也提出了建設(shè)信息化的檔案管理的要求。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，不但能夠合理的安排檔案管理人員的工作，提高檔案管理工作的實(shí)效性，而且還可以發(fā)展擴(kuò)大事業(yè)單位人才隊(duì)伍，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的教育培訓(xùn)工作，從而不斷順應(yīng)信息化時(shí)代的潮流，滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的內(nèi)部需要。本文主要通過檔案管理信息化的概念與要素，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的意義，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的方法三個(gè)方面來探究當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，更深入探究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義和方法，以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展和完善。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理信息化建設(shè) 意義研究

前言：

事業(yè)單位檔案管理中有時(shí)會(huì)出現(xiàn)檔案丟失，查找麻煩等繁瑣問題，導(dǎo)致工作效率不能很大程度上滿足廣大人民和單位管理的需要。信息和數(shù)據(jù)，知識(shí)的區(qū)別不是絕對(duì)的，這取決于時(shí)間和空間。民政局、公安單位、醫(yī)院等為人民群眾服務(wù)的便民系統(tǒng)都依賴于強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此事業(yè)單位的信息化管理在信息化和網(wǎng)絡(luò)化高度發(fā)展的今天尤為必要。

一、檔案管理信息化的概念與要素

事業(yè)單位檔案管理信息化主要是指在保證事業(yè)單位檔案的基本內(nèi)容的前提下，在信息化社會(huì)用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等對(duì)檔案本身的基本內(nèi)容和檔案的外在形式進(jìn)行高效率的信息整合，從而形成以互聯(lián)網(wǎng)為媒介的電子化信息檔案。所謂信息是數(shù)據(jù)經(jīng)過加工處理后得到的產(chǎn)物，并通過更細(xì)致的處理，成為管理決策的基礎(chǔ)和依據(jù)。信息化既是一種現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，又是指對(duì)象或領(lǐng)域因信息技術(shù)的深入應(yīng)用所達(dá)成的新形態(tài)或狀態(tài)。這種信息化的管理方式相比較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，既然能夠降低管理的成本，又可以更快速便捷地進(jìn)行檔案內(nèi)容的查詢與修改，于檔案管理人員和被管理檔案當(dāng)事人而言，都提高了工作的效率，帶來不少便利。在現(xiàn)代社會(huì)高度網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案對(duì)于當(dāng)事人和事業(yè)單位的意義不言而喻，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)是社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展的必然趨勢(shì)，而且對(duì)于事業(yè)單位進(jìn)行人才管理、團(tuán)隊(duì)管理、薪酬管理工作的優(yōu)化極富現(xiàn)實(shí)意義，檔案管理的信息化建設(shè)在事業(yè)單位人才管理機(jī)制的優(yōu)化中發(fā)揮著不可替代的作用，對(duì)于事業(yè)單位更有效地進(jìn)行職工人員的教育培訓(xùn)與業(yè)務(wù)考核有著積極的作用?；谖覈?guó)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展中存在的些許不足之處，需要加以改善，以更好地促進(jìn)檔案信息化管理作用的有效發(fā)揮。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的意義

隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及云計(jì)算技術(shù)發(fā)展的日益完善，信息化和網(wǎng)絡(luò)化影響著、個(gè)人、企業(yè)的方方面面。作為信息化和網(wǎng)絡(luò)化高度發(fā)達(dá)的國(guó)家之一，事業(yè)單位也受信息化發(fā)展必然趨勢(shì)的影響，使信息化和網(wǎng)絡(luò)化很大程度上改變著它的管理環(huán)境。信息化管理在事業(yè)單位管理中的影響越來越大，也越來越關(guān)鍵。正如學(xué)者馬丁說的那樣：“如果沒有信息這一關(guān)鍵資源的不間斷流動(dòng)，我們所在的世界很快就會(huì)陷入困境。無論是商業(yè)領(lǐng)域、工業(yè)領(lǐng)域，還是其他領(lǐng)域，都會(huì)越來越依賴信息和通信等能動(dòng)因素。

事業(yè)單位信息化管理個(gè)人和組織檔案的意義在于，可以借助于自動(dòng)化的辦公設(shè)備和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化等其他辦公內(nèi)容和綜合事物的處理。這種信息化管理方式不僅提高了事業(yè)單位的工作效率，使檔案管理實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)和資源共享，使事業(yè)單位的工作模式不再受時(shí)空的限制和約束，同時(shí)便利高效的工作方式很大程度的提高了工作效率，使事業(yè)單位的工作人員有更多盈余時(shí)間全心全意投入到為廣大人民群眾服務(wù)的工作中去。

三、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的方法

1制定單位的檔案管理信息化的總體規(guī)劃

信息時(shí)代的競(jìng)爭(zhēng)，不是勞動(dòng)生產(chǎn)率的競(jìng)爭(zhēng)，而是知識(shí)生產(chǎn)率的競(jìng)爭(zhēng)。數(shù)據(jù)和信息是不可分離的，數(shù)據(jù)是信息的表達(dá)，信息是數(shù)據(jù)的內(nèi)涵。信息經(jīng)過提煉，找出變化知識(shí)，就成為創(chuàng)新知識(shí)。所以，基于知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)，最終表現(xiàn)為數(shù)據(jù)競(jìng)爭(zhēng)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，一切都能量化，一切都可以預(yù)測(cè)。在信息化的大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位要把握信息化檔案管理的機(jī)遇，積極迎接挑戰(zhàn)。順應(yīng)時(shí)代潮流充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代為實(shí)現(xiàn)管理信息化為振興中華提供的絕佳機(jī)遇。

2逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息資源數(shù)字化

事業(yè)單位可通過云計(jì)算提供的計(jì)算力資源服務(wù)，自主選擇自己信任的云計(jì)算服務(wù)提供商，讓云計(jì)算把檔案管理的過程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化并對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)發(fā)送警告信息，甚至自動(dòng)做出對(duì)策處理方案。

電視臺(tái)也承擔(dān)著創(chuàng)造社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值的功能，因此，它的工作職能劃分較多，不同的崗位具備不同的特點(diǎn)，對(duì)人事檔案管理的信息化要求也比較高。

3實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化

進(jìn)入21世紀(jì)，信息化網(wǎng)絡(luò)化對(duì)社會(huì)發(fā)展的影響可見一斑，廣泛應(yīng)用和高度滲透的信息技術(shù)都在要求著事業(yè)單位及時(shí)更新觀念爭(zhēng)做時(shí)代的領(lǐng)頭羊，也號(hào)召著事業(yè)單位完善網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)硬件設(shè)備和軟件設(shè)施建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理提供有利條件。

4檔案信息化應(yīng)做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

管理的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化離不開事業(yè)單位有計(jì)劃有組織的統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)與分工。其核心在于加強(qiáng)事業(yè)單位管理者于檔案管理者及職工的關(guān)系，讓檔案管理者熟練掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息化管理檔案的技術(shù)，調(diào)動(dòng)他們的積極性。從而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的檔案信息化管理目標(biāo)。

例如電視臺(tái)工作，還可以結(jié)合其工作特點(diǎn)，不斷提高專業(yè)技能，積極學(xué)習(xí)電視臺(tái)專業(yè)對(duì)口的各項(xiàng)知識(shí)，熟悉各個(gè)環(huán)節(jié)的工作，只有這樣，才能使檔案管理工作有條不紊，更好地為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)。特別還要加強(qiáng)保密性的教育，為電視臺(tái)的人事管理工作提供堅(jiān)實(shí)的保障。

結(jié)語(yǔ)：

無論從國(guó)家地區(qū)，還是從社會(huì)和事業(yè)單位自身而言，信息化是一個(gè)培育、發(fā)展以智能化工具為代表的生產(chǎn)力，并讓它為廣大人民幸福和利益的過程，是一個(gè)造福社會(huì)的歷史過程。事業(yè)單位檔案管理的信息化是一個(gè)富有效率和效益，是一個(gè)利人利己接受時(shí)代挑戰(zhàn)的偉大事業(yè)。

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