淺談商務(wù)英語信函中的禮貌原則

於彥池

摘要：隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的不斷發(fā)展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟(jì)交流與合作也在不斷增多。商務(wù)信函在商務(wù)溝通中的媒介作用日益突顯出來， 而禮貌是商務(wù)信函寫作中的重要語言特點(diǎn)。本文論述英語商務(wù)信函應(yīng)堅(jiān)持的禮貌原則，從而歸納出當(dāng)代商務(wù)英語信函中的禮貌表現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：商務(wù)英語信函；禮貌；原則

一、引言

21世紀(jì)是經(jīng)濟(jì)日益全球化的世紀(jì)，中國與世界各國的交往日益頻繁，國際貿(mào)易事業(yè)發(fā)展迅猛。但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，國際間的貿(mào)易往來更多地使用傳真與電子郵件來傳遞商務(wù)信函。一封好的商務(wù)信函，可以帶來截然不同的效果，使你所要表達(dá)的意思煥然一新，給對(duì)方深刻的印象，在促進(jìn)達(dá)成新的業(yè)務(wù)方面起著積極的作用。”

二、英語商務(wù)信函的定義及寫作原則

英語商務(wù)信函是一種最常見的商業(yè)聯(lián)系媒介，它是一種通過電腦或者打字機(jī)“書信”來完成的人際間交往。實(shí)際上商務(wù)信函是一種“推銷”函，你要做的就是用簡(jiǎn)單樸實(shí)的語言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，讓對(duì)方可以非常清楚的了解你說什么。商務(wù)信函有以下幾個(gè)方面的寫作原則：

1、禮貌原則（courtesy）

禮貌不僅僅是指有禮而已，并不是簡(jiǎn)單用一些禮貌用語比如 your kind inquiry， your esteemed order 等就可以，它是從一個(gè)“您為重”（You - attitude） 的角度考慮問題。為了使商務(wù)英語文書更具禮節(jié)，撰寫者還應(yīng)避免過激、冒犯和輕視的用詞。

2、體諒原則（consideration）

體諒原則強(qiáng)調(diào)對(duì)方的情況而非我方情況，要體現(xiàn)一種為他人考慮、多體諒對(duì)方心情和處境的態(tài)度。當(dāng)撰寫商務(wù)英語文書時(shí)，要將對(duì)方的要求、需要、渴望和感情記在心中，尋找最好的方式將信息傳遞給對(duì)方。

3、完整原則（completeness）

在信函寫作中，信息完整很關(guān)鍵，所以商務(wù)信函中應(yīng)包括所有必需的信息。

4、清楚原則（clarity）

清楚是商務(wù)英語信函寫作最重要的原則.一封含糊不清、辭不達(dá)意的書信會(huì)引起誤會(huì)與歧義，甚至?xí)斐少Q(mào)易損失。清楚表達(dá)應(yīng)注意選擇正確、簡(jiǎn)練的詞以及正確的句子結(jié)構(gòu)。一般地，商務(wù)文書的撰寫者必須將自己的意思清晰地表達(dá)出來，以便對(duì)方準(zhǔn)確理解。

5、簡(jiǎn)潔原則（conciseness）

要求我們用最少的語言表達(dá)最豐富的內(nèi)容。在寫作中， 我們應(yīng)當(dāng)用簡(jiǎn)短、易懂、直接、樸素的英語， 要避免重復(fù)、羅嗦， 不要將讀者的時(shí)間浪費(fèi)在你那難懂的字眼上。

6、具體原則（concreteness）

使所表達(dá)的內(nèi)容準(zhǔn)確而又生動(dòng)。當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或具體的信息時(shí)，比如時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格、貨號(hào)等等，盡可能做到具體。這樣會(huì)使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。

7、正確原則（correctness）

正確原則是指不僅是語法、停頓和拼寫正確，也指語言標(biāo)準(zhǔn)、敘述恰當(dāng)、數(shù)字精確、以及對(duì)商業(yè)慣用語的正確理解。

三、英語商務(wù)信函的禮貌表現(xiàn)

（一）英語商務(wù)信函的禮貌表現(xiàn)

按照布朗和列文森的禮貌理論，積極禮貌策略就是說話人為了滿足聽話人對(duì)面子的需求而采取的措施。為保住對(duì)方的面子不受損害，說話人有必要使用積極禮貌策略，千方百計(jì)讓聽話人的面子得到尊重。在商務(wù)信函中積極的禮貌表現(xiàn)主要體現(xiàn)為四種策略：贊美、展示人情味、避免不和與聲稱關(guān)系近。

1、贊美

贊美策略是一種滿足聽話人積極面子需求的積極策略，是一種“社交催化劑”。它是利用夸獎(jiǎng)、恭維話來滿足對(duì)方的求榮心理，以引起對(duì)方的注意和興趣的方式。在不同的場(chǎng)合使用恰當(dāng)?shù)馁澝勒Z可以給人們的生活帶來愉悅和滿足感。在商務(wù)英語信函中，經(jīng)常夸贊對(duì)方是很有必要的，但千萬別變成一味奉承、吹捧。即使對(duì)方的商譽(yù)、產(chǎn)品、技術(shù)等方面確實(shí)值得贊許，也要注意把握尺度，不可濫用溢美之詞。過了頭的贊揚(yáng)、恭維透著虛偽，給人一種言不由衷的感覺，反而顯得不禮貌。所以，在寫作信函時(shí)，既要在遵循禮貌原則（ Politeness Principle） 中盡量多贊譽(yù)對(duì)方的贊譽(yù)準(zhǔn)則（Approbation Maxim） ，又要做到恰如其分地夸獎(jiǎng)對(duì)方。

2、 展示人情味

中國人很重感情，人們互相關(guān)心，互相理解。尤其當(dāng)對(duì)方發(fā)生了不幸或不愉快的事情時(shí)往往會(huì)向?qū)Ψ奖磉_(dá)親切或同情之意，并且會(huì)表示一定的理解和美好的祝福，這種寫信人向收信人表達(dá)關(guān)心、理解或同情的方式我們稱作“展示人情味”策略。

3、避免不和

避免不和在商務(wù)信函寫作中，主要表現(xiàn)為當(dāng)寫信人不同意對(duì)方的觀點(diǎn)或不愿滿足對(duì)方的要求或請(qǐng)求時(shí)，為了不造成對(duì)對(duì)方的直接否定，維護(hù)對(duì)方的積極面子，在回信時(shí)寫信人要避免直陳不同的意見。

4、 聲稱關(guān)系親近

在商業(yè)信函中，如果寫信人與收信人之間非常熟悉，當(dāng)寫信人向收信人提出要求或者建議時(shí)，寫信人可以通過聲稱自己與對(duì)方有親密的關(guān)系，或從對(duì)方的立場(chǎng)考慮某一建議來向?qū)Ψ絺鬟f友好之情，這種方式就是“聲稱關(guān)系親近”策略。

（二）商業(yè)信函中的消極禮貌表現(xiàn)

列文森的理論體系中，消極面子指不希望別人強(qiáng)加于自己，自己的行為不受別人的干涉、阻礙。消極的禮貌表現(xiàn)在商務(wù)信函中主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：減緩語氣、表示敬意、道歉。

1、減緩語氣

減緩語氣策略指的是當(dāng)寫信人向?qū)Ψ教岢鼋ㄗh、要求或批評(píng)時(shí)，寫信人運(yùn)用一定的表達(dá)方式來減輕或緩和語氣，使言語的強(qiáng)制力變小，從而減弱對(duì)對(duì)方消極面子的威脅的方法。

2、 表示敬意

表示敬意策略指寫信人運(yùn)用謙卑的語言來降低自己或抬高對(duì)方的身價(jià)使收信人和自己的差異得以顯露，從而體現(xiàn)出寫信人對(duì)收信人的尊重。寫信人通過抬高對(duì)方的身份，降低自己的身份，表明自己對(duì)對(duì)方消極面子的維護(hù)和尊重，從而避免與對(duì)方潛在的沖突，實(shí)現(xiàn)與對(duì)方成功交流的目的。通常用 “You-attitude” （‘您為重） 準(zhǔn)確地說，是體現(xiàn)在態(tài)度上的。寫信人應(yīng)時(shí)時(shí)從對(duì)方立場(chǎng)出發(fā)，處處持為對(duì)方著想的態(tài)度，尊重、體諒、贊譽(yù)對(duì)方，盡量使對(duì)方受益。在此基礎(chǔ)上，盡可能以自然為前提，恰當(dāng)?shù)厥褂谩澳恪?、“我”?/p>

3.道歉

道歉策略指的是當(dāng)交際中的一方冒犯了另一方時(shí)，冒犯方向被冒犯的一方賠禮道歉表示歉意，此來維護(hù)被冒犯一方的面子并且彌補(bǔ)冒犯的后果進(jìn)而恢復(fù)雙方之間的和諧關(guān)系的方式。

四.結(jié)語

在商務(wù)英語信函的寫作過程中，不僅要靈活運(yùn)用各種禮貌原則，提高禮貌的表達(dá)手段和技巧，還要仔細(xì)考慮各種國際商務(wù)交往中的特定語境因素，合理運(yùn)用各種語用策略，使禮貌的表達(dá)更加貼切得體，從而使對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)得以更順利地進(jìn)行。

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