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      醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用

      2019-09-10 06:55:25任崇平孔明軍
      關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案檔案管理

      任崇平 孔明軍

      【摘 要】醫(yī)院檔案記載了醫(yī)院運(yùn)行和工作中形成的各類資源,具有分類繁雜,形式多樣等特點(diǎn),采用傳統(tǒng)的檔案管理軟件尚不能完全滿足醫(yī)院檔案管理的各個(gè)層面,定制開發(fā)一套適合醫(yī)院使用的檔案管理信息系統(tǒng)。是解決醫(yī)院檔案管理復(fù)雜性的有效途徑。

      【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案;檔案管理;開發(fā)應(yīng)用

      前 言

      為適應(yīng)新形勢(shì)下智能化和網(wǎng)絡(luò)化管理的需求,滿足新時(shí)期醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的變化和發(fā)展要求。如何管理好這些檔案,做到歸檔及時(shí),查閱方便是醫(yī)院檔案必須要完成的任務(wù),而借助信息化管理無(wú)疑是最為有效的手段。針對(duì)這一問題,我院檔案科聯(lián)合信息中心軟件開發(fā)人員,在充分調(diào)研醫(yī)院檔案管理的需求的基礎(chǔ)上,開發(fā)了一套適合醫(yī)院檔案管理要求的管理信息系統(tǒng),該系統(tǒng)上線后通過近些年來(lái)的不斷積累,從整體上切實(shí)提升了我院的檔案管理水平,提高了檔案利用率,為醫(yī)院科學(xué)管理和持續(xù)發(fā)展提供了可靠支持。

      1 引用標(biāo)準(zhǔn):

      系統(tǒng)按照GB/T 15418-2009檔案分類標(biāo)引規(guī)則,GB/T 11822-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求,DA/T 13-94檔號(hào)編制規(guī)則,GB/T 11821-2002照片檔案管理規(guī)范,DA/T 15-95磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范,DA/T 18-1999檔案著錄規(guī)則等標(biāo)準(zhǔn)化要求實(shí)施。

      2 名詞術(shù)語(yǔ):

      2.1 醫(yī)院檔案:是指在醫(yī)院工作中從事醫(yī)療、教學(xué)、科研、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像以及不同載體、不同形式的歷史記錄。

      2.2 檔案分類:是根據(jù)檔案的共同點(diǎn)和差異點(diǎn),將檔案區(qū)分為不同類別的邏輯方法。

      2.3 類目標(biāo)識(shí):識(shí)別與區(qū)分檔案類別的符號(hào)。

      2.4 檔號(hào):檔案的編號(hào)。包括分類號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)、案卷號(hào)。

      2.5 目錄:按照一定的次序排列而成的條目組合,是檔案檢索的工具。

      2.6 檔案著錄:在編制檔案目錄時(shí),對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。

      3 分類原則:

      以醫(yī)院全部檔案為對(duì)象,依據(jù)醫(yī)院管理職能,結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn),保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系,便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。

      3.1 一級(jí)類目的設(shè)置:一級(jí)類目是醫(yī)院檔案分類的最高層位,根據(jù)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇及檔案記述的內(nèi)容、性質(zhì),依照《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》文件材料的歸檔范圍,結(jié)合醫(yī)院工作內(nèi)容,將醫(yī)院檔案確定為十四個(gè)一級(jí)類目,即黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)管理類、教學(xué)管理類、后勤管理類、審計(jì)檔案類、科學(xué)技術(shù)研究類、制劑生產(chǎn)類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類、會(huì)計(jì)檔案類、聲像檔案類、電子檔案類、干部職工檔案類,如有些檔案難以歸入十四個(gè)一級(jí)類目時(shí),可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)。

      3.2 二級(jí)及二級(jí)以下類目的設(shè)置:二級(jí)類目是對(duì)一級(jí)類目的細(xì)分,按照醫(yī)院管理職能和檔案的形成規(guī)律、特點(diǎn),結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容、性質(zhì)進(jìn)行設(shè)置。如附件1中設(shè)置的二級(jí)類目是醫(yī)院檔案分類的基本二級(jí)類目,醫(yī)院可結(jié)合實(shí)際需要增設(shè)或減少。醫(yī)院檔案分類二級(jí)以下類目設(shè)置,參照附件1的基本范圍,結(jié)合醫(yī)療行業(yè)特點(diǎn)和醫(yī)院實(shí)際確定。但檔案分類層次不宜過多。

      3.3 黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)管理類、教學(xué)管理類、后勤管理類、審計(jì)檔案類主要包括醫(yī)院各部門在工作活動(dòng)中形成的文件材料,分別按時(shí)間、問題(機(jī)構(gòu))分類設(shè)置二級(jí)及二級(jí)以下類目。

      3.4科學(xué)技術(shù)研究類檔案主要包括科學(xué)研究管理和科研實(shí)踐活動(dòng)形成的文件材料。二級(jí)類目按課題性質(zhì)或作用設(shè)置,三級(jí)類目按課題項(xiàng)目設(shè)置。

      4 檢索工具

      4.1 醫(yī)院依據(jù)本方案設(shè)置十四個(gè)一級(jí)類目,結(jié)合各類檔案管理的特點(diǎn),對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行登記著錄,建立醫(yī)院檔案檢索體系。

      4.2 醫(yī)院檔案建立黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)管理類、教學(xué)管理類、后勤管理類、審計(jì)檔案類、會(huì)計(jì)檔案類、聲像檔案類、電子檔案類、干部職工檔案類歸檔文件目錄、案卷目錄、全引目錄等分類目錄。

      4.3 科學(xué)技術(shù)研究類、制劑生產(chǎn)類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類檔案建立總目錄、分類目錄??偰夸浀怯浿洉r(shí),按照歸檔時(shí)間的先后順序,以案卷為單位進(jìn)行流水登記著錄。

      4.4 醫(yī)院依據(jù)DA/T 18-1999對(duì)黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)管理類、教學(xué)管理類、后勤管理類、審計(jì)檔案類等以單份文件為對(duì)象進(jìn)行檔案著錄。

      5 檔號(hào)示意

      5.1以大寫漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)一級(jí)類目;

      5.2以阿拉伯?dāng)?shù)字兩位數(shù)標(biāo)識(shí)二、三級(jí)類目;

      5.3以阿拉伯?dāng)?shù)字四位數(shù)標(biāo)識(shí)年度號(hào);

      5.4以阿拉伯?dāng)?shù)字三位數(shù)標(biāo)識(shí)案卷號(hào);

      5.5阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)的類目層次中間用間隔號(hào)“· ”隔離開,分類號(hào)(年度)與案卷號(hào)中間用連接號(hào)“-”連接,大寫漢語(yǔ)拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字中間不加間隔號(hào)。

      6 類目標(biāo)識(shí)

      6.1 一級(jí)類目采用大寫漢語(yǔ)拼音字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J、K、L、M、N …… 依次標(biāo)識(shí)。

      6.2 二級(jí)及二級(jí)以下類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字01—99標(biāo)識(shí)。黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)管理類、教學(xué)管理類、后勤管理類、審計(jì)檔案類、會(huì)計(jì)檔案類、聲像檔案類、電子檔案類要將年度號(hào)編入分類類目標(biāo)識(shí)中??茖W(xué)技術(shù)研究類、制劑生產(chǎn)類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類檔案可直接采取項(xiàng)目代號(hào)標(biāo)識(shí)相應(yīng)級(jí)類目。

      6.3 阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)的類目層次中間用間隔號(hào)“· ”隔開,年度與案卷號(hào)中間用連接號(hào)“-”連接,大寫漢語(yǔ)拼音字母與阿拉伯?dāng)?shù)字中間不加間隔號(hào)。

      例:A 黨群工作類

      A01·2019-001

      7 功能模塊

      7.1 基礎(chǔ)設(shè)置:14大類、1類實(shí)物,案件(卷)整理。分類方法為機(jī)構(gòu)、年度、問題、保管期。系統(tǒng)檔案類別樹型基本范圍分級(jí)別(上級(jí)、本級(jí)、下級(jí))、機(jī)構(gòu)、主題詞(文件題名),機(jī)關(guān)代字(魯護(hù)會(huì)字)、保管期限(10年、30年、永久),級(jí)別分密級(jí)、秘密、機(jī)密、絕密。

      7.2 文件收發(fā):收文處理、發(fā)文處理,收文歷史查詢、發(fā)文歷史查詢。

      7.3歸檔整理:分類方法、年度、問題,排列方法在分類方案的最低(高)一級(jí)類目的按事由結(jié)合時(shí)間,重點(diǎn)程度級(jí)別等排序。

      7.4 檔案管理:歸檔文件目錄著錄,案卷目錄著錄(以案卷)為整理單位審計(jì)檔案、干部檔案以件為整理單位。檔案分類樹黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)管理類、教學(xué)管理類、后勤管理類,卷內(nèi)文件目錄著錄(以案卷)為整理單位。

      7.5檢索查詢:歸檔文件目錄檢索、案卷目錄檢索、卷內(nèi)文件目錄檢索。

      7.6輔助實(shí)體管理:檔案移交、接受登記、檔案交接文據(jù)、檔案數(shù)量、統(tǒng)計(jì)、大事記、日程管理、全宗情況介紹、檔案利用效果登記。

      7.7系統(tǒng)維護(hù):系統(tǒng)初始化、單位信息、用戶權(quán)限設(shè)置、系統(tǒng)運(yùn)行日志、備份恢復(fù)、檔案移交接受。

      結(jié)束語(yǔ)

      由于該系統(tǒng)開發(fā)采用的是早期關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),盡管功能比較完善,但在可擴(kuò)充性上存在著先天不足,已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢(shì)下智能化和網(wǎng)絡(luò)化管理的需求,這也為我們提出了新的研究課題,我們會(huì)在吸取系統(tǒng)優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上,盡快做本質(zhì)上的系統(tǒng)升級(jí),以滿足新時(shí)期醫(yī)院檔案管理的變化和發(fā)展要求。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展進(jìn)入新的階段,智能技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算與醫(yī)院檔案管理進(jìn)一步融合,并對(duì)科技創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)轉(zhuǎn)型升級(jí)提出了更高的要求。數(shù)字化和大數(shù)據(jù)進(jìn)入智能化時(shí)代的必經(jīng)之路,醫(yī)院檔案財(cái)富管理主要落腳點(diǎn)數(shù)字化收集應(yīng)用和大數(shù)據(jù)智能應(yīng)用是一脈相承的,一是抓住數(shù)字化收集、分類、整理、排序等;二是大數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)查閱、統(tǒng)計(jì)、及時(shí)有效開發(fā)利用,結(jié)合我們醫(yī)院檔案的實(shí)際情況和特點(diǎn)走出自己的路。

      參考文獻(xiàn)

      [1]熊瑛, 甄玲, 余國(guó)兆, 醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用[J]. 中國(guó)醫(yī)療器械信息, 2017(6).

      [2]張乃海,黃海濤,蔣雷,新時(shí)期三級(jí)甲等醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)策略[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè), 2018(28).

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