檔案管理人員素質(zhì)探討

齊忠彥

【摘要】：提高檔案管理人員素質(zhì)對于煤礦企業(yè)檔案管理工作的開展有積極意義。通過分析煤礦企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)，分析如何提升檔案管理人員的素質(zhì)。

【關(guān)鍵詞】：檔案管理人員 素質(zhì)

1、引言

煤炭企業(yè)是促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和維持社會穩(wěn)定的重點(diǎn)企業(yè)。市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使得社會發(fā)展對煤炭的使用需求增加，為了滿足這些使用需求，煤炭企業(yè)的業(yè)務(wù)種類和數(shù)量也逐漸增加，因此產(chǎn)生的檔案工作也更加復(fù)雜，對檔案管理人員也提出了更高的要求。

2、提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性

煤炭企業(yè)進(jìn)行檔案管理對于人員的素質(zhì)要求較高，不僅要有檔案管理相關(guān)知識以及豐富的工作經(jīng)驗，還要掌握自身企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容，能夠判斷出檔案信息有沒有錯誤，而且在信息化時代下，還要能夠熟練操控計算機(jī)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。隨著煤礦企業(yè)的發(fā)展，各部門對于檔案管理工作也越來越重視，正逐漸擴(kuò)大檔案管理人員隊伍。但分析檔案管理人員的素質(zhì)情況，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)不是和新時期煤礦企業(yè)檔案管理工作的開展需求。企業(yè)需要不斷提升檔案管理人員的文化素質(zhì)，提升專業(yè)業(yè)務(wù)能力，這就給檔案管理人員的培養(yǎng)帶來難題。檔案管理工作在新時期的發(fā)展趨勢下出現(xiàn)新的要求，要想保證煤礦IQ業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，需要重視檔案管理人員的培養(yǎng)，解決技術(shù)工作和設(shè)備落后的問題。

3、新時期煤炭企業(yè)檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)

3.1管理制度不完善

煤礦企業(yè)進(jìn)行檔案管理涉及到的檔案種類和內(nèi)容很多，比較復(fù)雜，因此嚴(yán)謹(jǐn)性要求較高。但目前來說，企業(yè)的檔案管理制度尚不完善，對于工作標(biāo)準(zhǔn)化還不明確，工作的規(guī)范化程度較低，檔案管理人員在具體工作時缺乏指導(dǎo)和約束，對檔案資料的擺放和整理不太合理，這樣在他人查找檔案信息時需要消耗更多的時間和精力，而且也不能保證檔案信息的真實(shí)性和完整性，給檔案管理工作增加了難度。

3.2人員結(jié)構(gòu)存在問題

檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較復(fù)雜，對于工作人員的專業(yè)性和能力有較高的要求。但實(shí)際上，企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有管理人員的素質(zhì)水平不高，大都沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，因此工作效率較低，也容易出現(xiàn)失誤，對于檔案管理的準(zhǔn)確性和真實(shí)性有很大影響。企業(yè)不重視檔案管理工作的開展，因此不注意培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，部分管理人員也沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，不能夠有效開展檔案管理。

3.3安全意識較低

檔案管理工作的安全性主要指的是檔案資料的保密性，目前來說，企業(yè)進(jìn)行檔案管理基本實(shí)現(xiàn)信息化，而信息化管理模式下大部分檔案資料都實(shí)現(xiàn)電子化，帶來一定的網(wǎng)絡(luò)不安全問題。企業(yè)檔案管理人員流動性較大，隊伍不穩(wěn)定，相關(guān)工作交接不到位，因此容易造成檔案信息丟失、遺漏等問題;檔案管理人員缺乏保密意識，對于紙質(zhì)檔案的管理不嚴(yán)格，出現(xiàn)損毀、丟失、發(fā)潮等問題;在進(jìn)行檔案移交時沒有按照流程進(jìn)行，導(dǎo)致出現(xiàn)信息泄露情況。

4、培養(yǎng)煤炭企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)的有效策略

4.1加強(qiáng)專業(yè)知識的提升

進(jìn)行檔案管理工作對于人才的要求較高，檔案管理人員不僅要有豐富的檔案管理理論知識，還要有企業(yè)工作的實(shí)際經(jīng)驗，對于企業(yè)工作制度有所了解，掌握工作的相關(guān)流程和內(nèi)容，可以對其進(jìn)行詳細(xì)記錄。因此煤礦企業(yè)要重視對現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)，定期組織專題培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，同時提升責(zé)任意識和職業(yè)道德素質(zhì)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員本身也要努力提升自己的文化水平，積極更新先進(jìn)的文化知識，擴(kuò)寬知識面，豐富知識儲備，尤其關(guān)注檔案管理相關(guān)理念、技術(shù)和方法的創(chuàng)新，積極結(jié)合自己的實(shí)際情況，針對缺乏的專業(yè)知識進(jìn)行補(bǔ)充和學(xué)習(xí)，做到繼續(xù)教育的時效性。檔案管理人員要積極主動的提高業(yè)務(wù)知識與技能，按照自身所學(xué)積極進(jìn)行實(shí)踐，將理論落實(shí)到實(shí)際工作中，從而提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

4.2強(qiáng)化安全意識

煤礦企業(yè)還要重視提升檔案管理人員的安全意識，認(rèn)識到檔案安全問題對于檔案管理工作的重要性，對于企業(yè)進(jìn)步和發(fā)展的重要性。煤礦企業(yè)要致力于提升檔案管理人員的安全意識，掌握檔案管理工作中可能出現(xiàn)安全問題的事項或者說內(nèi)容，并針對紙質(zhì)檔案和電子檔案的不同，掌握不同的安全風(fēng)險因素。以此告誡檔案管理人員做好檔案的雙重安全保護(hù)工作，尤其是電子檔案，引進(jìn)先進(jìn)的防護(hù)程序，建立防火墻等，避免出現(xiàn)檔案資料被攻擊、盜取的問題。檔案管理人員還要保證按要求進(jìn)行檔案的借用、利用、交接等工作，避免出現(xiàn)遺失或遺漏。另外，要求檔案管理人員定期對檔案進(jìn)行檢查，保證檔案儲存的完整性，進(jìn)一步提升檔案管理工作的成效。

4.3推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理

煤礦企業(yè)檔案管理人員要充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，樹立檔案管理意識，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任心，從思想上入手，打造全新的開放式管理模式，樹立檔案管理信息化理念，加大對信息化建設(shè)的投入力度，營造檔案管理的建設(shè)氛圍。同時還要抓好檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，改變傳統(tǒng)的思想觀念，創(chuàng)新管理模式，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和方法，應(yīng)用先進(jìn)的軟件，構(gòu)建信息化檔案管理模式，提升工作效率，提升檔案管理水平，保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

4.4提升工作意識

有時候因為檔案管理人員工作中的疏忽也可能帶來檔案管理工作的失誤或問題，因此煤礦企業(yè)還要注意提升檔案管理人員的工作意識。煤礦企業(yè)檔案管理內(nèi)容比較復(fù)雜，涉及到的內(nèi)容很多，因此工作起來可能比較枯燥。檔案管理人員需要提高對本職工作的積極性和熱情，認(rèn)識工作的本質(zhì)和重要性。檔案管理人員需要有充足的事業(yè)心和熱情，積極面對專業(yè)的檔案管理知識以及復(fù)雜的檔案管理內(nèi)容，熱愛自身的事業(yè)，甘于為事業(yè)作貢獻(xiàn)。另外，為了保證檔案管理工作的精確性，檔案管理人員還要注意在工作期間嚴(yán)謹(jǐn)和細(xì)致，在檔案資料的收集、整理、歸檔和保存方面做到精益求精，確保信息資料的準(zhǔn)確性。檔案管理人員還要做到實(shí)事求是，避免偽造、虛假、篡改或銷毀檔案資料，提升自身的職業(yè)素養(yǎng)和道德素養(yǎng)。

5、結(jié)語

煤礦企業(yè)的檔案管理工作隨著時代的發(fā)展出現(xiàn)很大的變化，檔案管理人員也要順應(yīng)時代的發(fā)展，對自身業(yè)務(wù)能力進(jìn)行提升，提高綜合素質(zhì)水平，應(yīng)對新時期檔案管理工作提出的新要求。

【參考文獻(xiàn)】：

【1】王穎.提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性和有效策略[J].科學(xué)與財富，2017，（14）：34.