企業(yè)檔案收集的難點(diǎn)與解決對(duì)策

朱港

【摘要】：檔案收集是所有檔案管理的第一個(gè)步驟，沒有檔案收集就沒有后續(xù)檔案工作的開展。企業(yè)檔案管理過程中往往存在企業(yè)檔案收集不齊全完整、檔案收集不及時(shí)、收集文件載體類型單一等現(xiàn)實(shí)難題，作者以自身工作經(jīng)驗(yàn)，相應(yīng)的提出了一些解決問題的辦法。

【關(guān)鍵詞】：企業(yè)檔案 檔案收集 難點(diǎn)

檔案收集工作就是按照國(guó)家、行業(yè)相關(guān)規(guī)定，通過例行的檔案收集制度和專門的收集辦法，把分散在各個(gè)單位、部門和個(gè)人手中的檔案，以及零散的檔案，有計(jì)劃的分門別類的集中到檔案館，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

一、收集是檔案工作的基礎(chǔ)

收集是檔案館取得和積累檔案的一種手段，沒有檔案的收集工作，就不可能有完整的檔案，檔案工作就成了“無米之炊”。有了檔案，檔案部門才有進(jìn)行整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)條件。

從全部檔案業(yè)務(wù)工作的流程來說，收集工作是檔案工作中的第一個(gè)環(huán)節(jié)。收集工作的質(zhì)量決定和影響著其他環(huán)節(jié)的質(zhì)量，收集的檔案齊全完整，合乎質(zhì)量要求，可以為其他環(huán)節(jié)創(chuàng)造良好的工作條件;如果檔案收集不及時(shí)，檔案材料殘缺不全，整理工作就不能順利進(jìn)行，就沒有完整、系統(tǒng)的檔案，會(huì)給今后的保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等各項(xiàng)工作造成困難。因此，要做好檔案業(yè)務(wù)工作，必須首先做好檔案收集工作。

二、企業(yè)檔案收集的問題

收集是檔案工作的起點(diǎn)，起著至關(guān)重要的作用，然而企業(yè)檔案的收集卻不那么順利，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1文件材料收集不齊全

業(yè)務(wù)部門對(duì)本部門應(yīng)該歸檔移交的文件材料不清楚，不知道哪些工作記錄是有價(jià)值應(yīng)該歸檔的，哪些記錄是可以不歸檔的;同時(shí)檔案部門由于工作的局限，無法準(zhǔn)確判斷文件材料的價(jià)值，導(dǎo)致部門的歸檔清單不完整準(zhǔn)確，存在遺漏部分重要應(yīng)該歸檔而未歸檔的記錄。

2.2檔案收集不及時(shí)

檔案收集工作無法完全按照工作計(jì)劃執(zhí)行，業(yè)務(wù)部門由于歸檔意識(shí)不強(qiáng)，重業(yè)務(wù)輕檔案，不能在工作完結(jié)后第一時(shí)間完成工作記錄的整理，集中保管，導(dǎo)致應(yīng)歸檔檔案不能及時(shí)移交檔案館，存在重要檔案遺失，無法收集的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3檔案收集載體類型單一

當(dāng)前企業(yè)檔案收集主要是以紙質(zhì)檔案為主，對(duì)于其他載體類型的檔案收集力度不夠，比如獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、錦旗等實(shí)物檔案，反映主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片檔案，有保存價(jià)值的光盤檔案等。

三、解決企業(yè)檔案收集難的對(duì)策

3.1制定具體的檔案收集范圍清單

以往企業(yè)檔案的歸檔范圍的制定缺少參考依據(jù)，主要由業(yè)務(wù)部門和檔案管理人員對(duì)文件材料的價(jià)值進(jìn)行鑒定，存在很大的隨意性。2012年國(guó)家檔案局頒布《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》，對(duì)企業(yè)管理性歸檔文件進(jìn)行規(guī)定，同時(shí)各個(gè)行業(yè)，火電、建設(shè)項(xiàng)目、核電、水電等行業(yè)也相繼制定了行業(yè)歸檔文件材料清單，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該參照標(biāo)準(zhǔn)，向業(yè)務(wù)部門征求意見，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際工作，制定出合法合規(guī)，較為完善的具體適用的歸檔文件清單。

3.2建立健全檔案考核制度

應(yīng)該將檔案工作納入企業(yè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，規(guī)定相應(yīng)的責(zé)任要求。將文件形成、檔案收集納入專兼職檔案人員的崗位責(zé)任，并由檔案部門對(duì)其履職情況進(jìn)行考核;將檔案收集質(zhì)量納入部門總體績(jī)效考核，加強(qiáng)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視;將檔案收集情況納入公司領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，在相關(guān)會(huì)議、報(bào)告中體現(xiàn)檔案收集情況，引起公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案收集的重視。

3.3建立穩(wěn)定、熟悉業(yè)務(wù)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)由專門檔案管理人員和各業(yè)務(wù)部門兼職檔案人員組成。檔案管理人員由專業(yè)檔案人員擔(dān)任，檔案工作的專業(yè)性是具備了，但是他們并不熟悉企業(yè)各部門的具體業(yè)務(wù)，對(duì)檔案的收集只停留在理論層面，缺乏實(shí)際的收集經(jīng)驗(yàn)。而企業(yè)各個(gè)部門的專業(yè)人員，憑著對(duì)自身業(yè)務(wù)的熟悉，再加上檔案專業(yè)知識(shí)的指導(dǎo)，檔案收集工作才能密切聯(lián)系業(yè)務(wù)實(shí)際，保障檔案收集的質(zhì)量。所以，檔案專業(yè)管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)部門工作實(shí)際的了解，同時(shí)部門兼職檔案人員也應(yīng)該學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)，只有這樣才能建立穩(wěn)固的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

3.4提高全員的檔案素質(zhì)

檔案收集具有參與面廣，參與人數(shù)多的特點(diǎn)，僅靠檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門兼職檔案人員，決不能搞好企業(yè)檔案的收集工作，企業(yè)檔案的收集需要全體員工的共同參與。長(zhǎng)期以來，檔案工作人員處于封閉、半封閉的工作狀態(tài)，未形成走出去，主動(dòng)服務(wù)業(yè)務(wù)的良好形態(tài)，導(dǎo)致企業(yè)員工對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足，重視不足，檔案素質(zhì)較差。檔案部門需要以各種方式宣傳檔案工作，將檔案收集的目的、作用、意義滲透到各個(gè)部門，滲透到每一位員工中，強(qiáng)化全體員工的檔案素質(zhì)，形成“我要移交檔案”、“我的檔案我負(fù)責(zé)”的工作氛圍，切實(shí)提高全體員工的檔案素質(zhì)。

3.5檔案宣傳，服務(wù)先行

檔案收集離不開企業(yè)全體員工對(duì)檔案工作的了解與重視。檔案宣傳不應(yīng)該只停留在宣傳檔案的重要性上，更要宣傳檔案的服務(wù)性，讓檔案“飛入尋常百姓家”。檔案工作人員，應(yīng)該積極開發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)為一線服務(wù)，為生產(chǎn)服務(wù)，只有讓員工覺得檔案“有用”，才能引起其對(duì)檔案的重視，起到宣傳檔案，不排斥檔案收集的作用。

隨著企業(yè)檔案工作在企業(yè)管理中越來越重要，企業(yè)對(duì)檔案管理的要求越來越多，檔案的種類也從單一的紙質(zhì)檔案向多種載體方向發(fā)展，檔案收集面臨著很多新情況，同時(shí)也帶來了新機(jī)遇。檔案的收集是基礎(chǔ)工作，是豐富檔案資源，進(jìn)行檔案資源開發(fā)利用的前提條件，實(shí)際工作中還有很多要素制約著檔案收集的有效開展，本文僅以作者工作經(jīng)驗(yàn)，分析解決檔案收集難的對(duì)策。如何使企業(yè)檔案的收集工作能夠完整、及時(shí)、準(zhǔn)確的完成，更好地發(fā)揮企業(yè)檔案服務(wù)生產(chǎn)，見證歷史的作用，是每一個(gè)檔案工作者孜孜不倦，進(jìn)行探索的課題。

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