淺談企業(yè)采購成本控制的方法與影響因素

傳統(tǒng)的企業(yè)采購成本控制方法研究歷史悠久，以為采購就是用最少的錢買最好的商品或材料。然而采購方法手續(xù)繁瑣，效率低下，既對企業(yè)費用控制不利，又因為手續(xù)繁多產(chǎn)生不便。采購整個流程的權(quán)利都在采購管理人員手中，其他部門不能起到參與和監(jiān)督采購成本控制的作用。在采購過程中只是片面追求價格的降低，很少考慮產(chǎn)品的質(zhì)量，企業(yè)的庫存，生產(chǎn)的計劃等一系列相關(guān)因素。從不考慮企業(yè)長遠目標和整體效益，所以沒有任何戰(zhàn)略化思想，早被時代擯棄。

隨著時代的發(fā)展進步，采購成本控制方法也從傳統(tǒng)發(fā)展到了現(xiàn)代。企業(yè)已經(jīng)意識到在產(chǎn)品采購過程中，要關(guān)注整個供應(yīng)鏈上供應(yīng)商、研發(fā)部、采購部、生產(chǎn)部、營銷部等各部門的責(zé)任。在各部門通力合作中，追求供應(yīng)鏈效益的最大化。

現(xiàn)代的企業(yè)采購成本控制方法最大的特點就是有了戰(zhàn)略化思維，在充分把握企業(yè)內(nèi)外部資源的平衡后，實現(xiàn)采購總成本的最優(yōu)化。

信息化就是利用信息技術(shù)手段，獲取企業(yè)所需物資的一種采購方式，通過信息化手段來進行采購活動，實現(xiàn)了時間與空間的一致，使得采購活動更加快捷和透明。例如ERP就是一款物流、人力資源、財務(wù)資源、信息資源集成一體化的企業(yè)管理辦公軟件。中小企業(yè)在與大企業(yè)進行競爭時處于劣勢，信息化程度不高，技術(shù)人員匱乏，因為資金投入等因素，電子化采購不被重視。但從中小企業(yè)長遠發(fā)展來看，應(yīng)該不被眼前投入遮住長遠目光，要讓中小企業(yè)的信息管理系統(tǒng)真正成為企業(yè)發(fā)展的優(yōu)良平臺。

總之，企業(yè)采購控制的方法歷經(jīng)傳統(tǒng)、現(xiàn)代和信息化三個階段，方法不斷優(yōu)化，對于企業(yè)采購成本的控制效果不斷加強。隨著時代進步科技發(fā)展，舊方法不斷被擯棄淘汰，新方法應(yīng)運而生。

企業(yè)采購成本控制的影響因素可歸納以下四點，它們共同作用，影響企業(yè)采購成本。

企業(yè)采購內(nèi)控制度

內(nèi)部控制是提高企業(yè)管理效率，強化管理質(zhì)量的重要手段，內(nèi)控制度是在企業(yè)內(nèi)部織成一道疏而不漏的控制大網(wǎng)。我國中小企業(yè)中，內(nèi)部控制制度仍然缺乏科學(xué)性與連貫性。很多制度是一片空白，加重了管理的混亂。在采購環(huán)節(jié)，內(nèi)控制度起碼應(yīng)該包括請購與審批、供應(yīng)商管理、實施采購、貨物驗收入庫和領(lǐng)用以及付款管理等幾個環(huán)節(jié)的控制。而每一個方面都要做到職責(zé)明確、考評嚴格、不相容職務(wù)崗位相分離，每一個環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，任何一個環(huán)節(jié)控制不好，都可能造成采購失誤。有些企業(yè)出現(xiàn)內(nèi)控制度讓位于業(yè)務(wù)發(fā)展，有些企業(yè)偏重于事后控制，忽略事前的預(yù)防控制，使得內(nèi)控制度失去效力。有的企業(yè)只注重硬件的管理控制，對于人員素質(zhì)，電子信息化則忽略，致使其發(fā)揮不出應(yīng)有的作用。

企業(yè)內(nèi)部控制制度涉及到企業(yè)管理的方方面面，但大多數(shù)中小企業(yè)主不愿耗費經(jīng)費在這些瑣碎的規(guī)范要求上，有的企業(yè)制定了也是空白文件，操作性不強，有的甚至以為內(nèi)控制度就是財務(wù)部門一個部門的事。這些都導(dǎo)致企業(yè)無章可循或執(zhí)行隨意性大。

企業(yè)采購流程

采購是一個過程，采購流程就是把最優(yōu)的工作步驟、工作事項及責(zé)任人等關(guān)鍵因素寫入規(guī)范性條例并在企業(yè)內(nèi)部執(zhí)行的過程。從第一步的物料需求計劃到第二步的采購必要預(yù)算再到第三步的選擇供應(yīng)商最后到招標比對確定中標供應(yīng)商并下單和運輸?shù)綇S。這一系列的過程，總體的采購流程設(shè)計是采購控制中重要的一環(huán)，其設(shè)計要考慮采購活動中的每一個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都要有嚴格的程序手續(xù)，對人員制度進行定崗定責(zé)，提高采購效率降低采購風(fēng)險。然而相當多的中小企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程不清晰，采購過程混亂，出現(xiàn)“多頭采購”、“重復(fù)采購”、“自行采購”等現(xiàn)象，所以企業(yè)采購流程的優(yōu)化就是對現(xiàn)有工作流程進行梳理完善，減少環(huán)節(jié)合并步驟調(diào)整順序，達到減低成本實現(xiàn)科學(xué)管理的目標。

企業(yè)采購計劃

采購計劃是整個采購活動的起點，由企業(yè)物資需求部門制定，是物資采購的依據(jù)，對整個采購活動起著至關(guān)重要的作用，因此制定采購計劃必須對企業(yè)內(nèi)外環(huán)境進行全盤分析，集思廣益集體獻策，主導(dǎo)制定計劃的人員必須是一名對企業(yè)的生產(chǎn)、采購都有著豐富經(jīng)驗和極強能力的復(fù)合型人才。在制定計劃時，要考慮到年度銷售計劃、生產(chǎn)計劃、物料需求計劃、存貨及生產(chǎn)效率、采購環(huán)境等影響因素。

采購計劃如果制定的過于復(fù)雜，就會延誤采購商機，增加采購成本，給公司帶來諸多不便，使企業(yè)整體效率降低，而且不適應(yīng)市場化競爭化的環(huán)境，所以必須簡化采購流程，減少耽擱延誤時間。采購計劃量不足，會使得計劃無法正常運行，造成設(shè)備和資源的浪費。采購計劃量過剩，會大大增加儲存成本。

企業(yè)采購預(yù)算規(guī)劃

企業(yè)對采購成本要進行全面估計和預(yù)測，對資金進行事先統(tǒng)籌規(guī)劃，制定采購預(yù)算規(guī)劃。尤其中小企業(yè)業(yè)務(wù)范圍和經(jīng)營規(guī)模越大，預(yù)算規(guī)劃就越重要。采購行為全面納入預(yù)算管理體系，嚴格控制預(yù)算外采購。應(yīng)該根據(jù)使用部門的采購預(yù)算申請單，經(jīng)有關(guān)監(jiān)督部門逐一審核后，交予采購部門進行編制，最后上報給企業(yè)高層審批。企業(yè)一定要加強預(yù)算規(guī)劃管理，明確規(guī)劃內(nèi)容程序，詳細規(guī)定預(yù)算內(nèi)容。因為采購預(yù)算規(guī)劃可以檢測和控制采購資金的使用，對資金進行合理配置，提高資金使用效率，優(yōu)化采購資源配置，達到控制采購供應(yīng)成本的目的。

采購預(yù)算規(guī)劃是企業(yè)經(jīng)營預(yù)算的重要組成部分，在編制時，要充分考慮物料價格、市場情況、匯率變動等因素，在實施過程中根據(jù)變化適時調(diào)整。企業(yè)應(yīng)該通過采購管理制度設(shè)計一套完整健全的預(yù)算規(guī)劃，并針對執(zhí)行過程中的變化進行調(diào)整，使得企業(yè)采購預(yù)算規(guī)劃更符合實際。

作者簡介：曹永年（1985年2月-），女，安徽合肥人，研究生，碩士，講師，主要從事會計、金融專業(yè)的教學(xué)與研究。