談如何加強檔案管理的信息化

徐海杰

摘 要：近年來，我國信息產(chǎn)業(yè)和信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)飛速發(fā)展，特別是辦公自動化的快速發(fā)展，以及政府信息應用系統(tǒng)不斷增加，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了良好的氛圍和條件。若是繼續(xù)按照傳統(tǒng)的方式進行檔案管理，無疑需要大量的時間和空間，并且在查找過程當中也需要耗費一定的時間。同時，紙質(zhì)檔案在查閱使用的過程中還會出現(xiàn)磨損的可能性。本文就檔案管理信息化建設(shè)中的特征進行分析，并據(jù)此提出采取有效措施，推動信息化管理進程。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè)

在網(wǎng)絡(luò)信息還不發(fā)達的時代，人們大多是通過紙質(zhì)文件的分門別類的整理來進行檔案管理。那時候，所有的文檔都會根據(jù)其性質(zhì)、文件內(nèi)容以及重要性保存到相應的資料室當中去。但是，社會在不斷的發(fā)展，所需要儲存的檔案也會越來越多。若是繼續(xù)按照傳統(tǒng)的方式進行檔案管理，無疑需要大量的時間和空間，并且在查找過程當中也需要耗費一定的時間。同時，紙質(zhì)檔案在查閱使用的過程中還會出現(xiàn)磨損的可能性。因此，在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子信息文件進行儲存無疑是最好的選擇。

一、檔案管理信息化的定義與內(nèi)涵

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案保管為重點，向以為社會提供數(shù)字化信息服務(wù)為中心的轉(zhuǎn)變過程。這是一個長期的發(fā)展過程，在這過程中，檔案部門要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備，提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。檔案信息化管理具有以下特征：

1.存取自動化管理。在檔案管理中現(xiàn)代化信息技術(shù)廣泛應用，無論是電子檔案或電子文件生成，還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在存取的時候都要運用自動化管理。

2.信息資源的智能化發(fā)展。針對檔案信息管理的深層次開發(fā)就是檔案智能開發(fā)，主要提供有效的系統(tǒng)加工精煉信息，要滿足不同層次、不同角度的需求。

3.檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化推進。計算機在信息獲取以及傳遞上打破時間、空間限制，以方便快捷的方式來滿足人們當前各種需求，因而檔案網(wǎng)站、數(shù)字檔案館也隨之產(chǎn)生。當這些部門不斷增多并且得到普及的時候，其檔案信息資源在信息化條件下可以得到共享。

二、檔案管理信息化建設(shè)面臨的問題

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)方式提供檔案信息服務(wù)已經(jīng)成為現(xiàn)代信息社會檔案事業(yè)發(fā)展的一個重要特征。人們在享受網(wǎng)絡(luò)帶來巨大便利的同時，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題越來越突出地擺在我們面前。網(wǎng)絡(luò)的共享性、開放性特征決定了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的脆弱性。因此，影響檔案保密和檔案安全的因素主要有以下兩個方面：

1.人為因素。檔案部門的安全意識和保密意識不強，往往在自己的檔案網(wǎng)頁上隨意發(fā)布信息，對發(fā)布的信息缺少嚴格的審查和管理。

2.技術(shù)問題。當前電腦病毒橫行，加之黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

三、檔案管理信息化的必要措施

1.管理設(shè)備統(tǒng)一調(diào)配

為了將紙質(zhì)檔案信息逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，需要依靠網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施的配備，這涉及到計算機檔案管理系統(tǒng)的運用。其中，使用的計算機要型號和規(guī)格統(tǒng)一，計算機內(nèi)部要運用內(nèi)存較大的高容量載體，滿足數(shù)字信息的全部要求。高容量的存儲載體不但能解決工作量大的問題，并對檔案的搜索分類帶來便利。同時，加快高速信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，為檔案信息快速傳遞提供重要保障。

2.規(guī)范化的管理機制

檔案信息化建設(shè)中，應明確相關(guān)的責任，確保網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)的安全運行，需要從實際情況出發(fā)，有效制定相關(guān)制度和管理章程。檔案管理部門要嚴格根據(jù)國家的相關(guān)政策建立健全管理制度：第一，對檔案管理的流程以及技術(shù)進行管理和規(guī)范，將工作環(huán)節(jié)和工作流程細化。第二，建立相關(guān)安全管理措施，尤其有關(guān)電子檔案部分，確保檔案的安全完整性。

3.建設(shè)復合型的管理隊伍

首先，檔案管理人員隊伍的建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。許多檔案管理人員由于參加工作時間比較長，習慣于傳統(tǒng)的管理模式和管理體制，對檔案管理進行計算機網(wǎng)絡(luò)操作在主觀心理上比較排斥，特別是前期使用中因為技術(shù)操作不熟練等因素導致工作速度沒有傳統(tǒng)方式快，從而對計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應用持懷疑態(tài)度。因此，要加強對工作人員相關(guān)知識的培訓，讓其對信息技術(shù)的優(yōu)點有全面了解，熟練掌握，提高其主觀積極性。其次，檔案信息化是指在信息查閱中實現(xiàn)自動登記、輔助立卷和檢索，因其操作都是在計算機上進行的，所以管理人員就要對計算機操作流程熟悉，掌握相關(guān)的系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全知識，確保在管理操作中檔案信息的安全與完整。同時，檔案管理人員的職業(yè)道德、工作態(tài)度也是影響檔案管理信息化的重要因素，因此，要建立適應信息時代的復合型檔案管理隊伍，在加強培訓教育的同時注重引進多方面的專業(yè)人才，不斷充實人才隊伍。

四、結(jié)語

總之，檔案管理信息化建設(shè)是一個復雜的過程，我們要在檔案信息化建設(shè)過程中不斷發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗。要運用科學發(fā)展的眼光來看待檔案管理信息化建設(shè)，不斷創(chuàng)新管理機制，加大設(shè)備投入、人才培養(yǎng)等支持力度，有效推進信息化管理流程。

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