深圳氣派科技股份有限公司跟單業(yè)務中存在的問題及其解決方案

摘 要：跟單就是跟蹤貨物的整個生產(chǎn)流程直到交貨為止中間的所有操作環(huán)節(jié)，一旦跟單流程中出現(xiàn)問題就會導致生產(chǎn)流程滯待貨期延長影響公司客戶資源。本文以調(diào)研公司即深圳氣派電子科技股份有限公司為例，分析該公司跟單業(yè)務中存在的問題以及提出相應的解決方案，以促使跟單業(yè)務的順利進行，使該公司在同行跟單業(yè)務競爭中取得優(yōu)勢。

關鍵詞：跟單業(yè)務;存在問題;解決方案

1.跟單業(yè)務中存在的問題

1.1與客戶溝通不良，客戶經(jīng)常修改訂單

訂單是企業(yè)采購部門向原材料、芯片、晶圓入庫等的供應商發(fā)出的訂貨單，亦是一筆交易的基礎。因此，訂單一旦簽訂，一般不會更改，由于氣派公司業(yè)務的擴展，新客戶也就接踵而至，對于貨物的出貨量也就沒有十分的把握，經(jīng)常會出現(xiàn)更改訂單的現(xiàn)象造成生產(chǎn)緩慢延期交貨的問題使得客戶更改訂單信息，修改封裝測試達到出貨速度快的問題。跟單訂單一旦更改會引起在塑封中的產(chǎn)品流通慢造成生產(chǎn)流程滯帶，現(xiàn)在訂單處理優(yōu)化的瓶頸集中于客戶下單習慣問題上。

例子一：客戶下單已經(jīng)固定的封裝形式以訂單形式為準已安排生產(chǎn)要求改變封裝形式及配線圖，要確認到訂單的每個細節(jié)。下了單再改在這個上面操作量非常大，對下單員的工作效率也是很大的浪費，從而導致跟單業(yè)務進度緩慢。

例子二：2015年4月20號一大早，supply chain planning經(jīng)理走到了助理辦公室Simon不像平時那樣溫文爾雅，面帶微笑而是開門見山直奔主題，這一單客戶很急，用到的原材料圓心數(shù)只有10個而客戶下的訂單圓心數(shù)只有8個?？墒遣少徣藛T說這是原材料要求只有1000個少于MOQ，劃片廠不會給予劃片，也就是說不能不能進行加工封裝生產(chǎn)，訂單數(shù)量與實際數(shù)量不一致。這是一家很有潛力的客戶有可能成為我們最大的客戶之一，這一單如果砸了會影響日后的生意這種情況就需跟單員業(yè)務員要與客戶及時的溝通才能確保訂單無誤，公司原則是產(chǎn)品做到客戶滿意為第一。

1.2對海外客戶市場缺乏調(diào)查

目前公司的客戶主要是在內(nèi)陸、臺灣、韓國等國家的客戶這些國外市場各有千秋，公司沒有擺好正確的態(tài)度來面對不同市場。

例子三：客戶對產(chǎn)品的質(zhì)量要求嚴格要求要有CE認證，試產(chǎn)量少造成公司的運輸成本增加。公司沒有對不同市場客戶進行調(diào)查，而且業(yè)務員沒有正確的應對態(tài)度，導致海外的訂單不敢接，影響公司的業(yè)務量，進而影響公司的發(fā)展。國內(nèi)市場半導體制造業(yè)客戶資源較多競爭激烈，為加強公司業(yè)務發(fā)展，需擴大海外客戶資源。首先就需要對海外市場客戶源做一個調(diào)查研究，如何去開發(fā)海外客戶。

1.3業(yè)務員缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識

對于崗位知識缺乏的員工，解決辦法的核心就是培訓，假設花大量時間針對個人搞培訓的話勢必浪費不少工作時間，那么如何在不耽誤工作，并且能夠起到培訓提高的作用呢？舉一個部門實例工作說明。

例子四：公司內(nèi)部職員IQC去年從質(zhì)檢部調(diào)入到銷售部原來從事產(chǎn)品核驗工作，會基本的制圖編排軟件。進入銷售部后安排她下訂單、跟蹤客戶、芯片外發(fā)，在芯片外發(fā)過程中必然遇到很多問題。例如：半導體的封裝形式要根據(jù)減薄厚度才能填寫，剛開始無從下手那么就從觀察到你的芯片外發(fā)大小的諸多問題，有問題就要提出馬上解決并且部門所有的同事都要為她解決問題。這一步解決了剛上手的惶恐 可以繼續(xù)做下一步，要做到熟能生巧，這個過程要比從不知道到知道的過程要長得多。員工在了解大部分的基本技能之后開始浮躁情緒，出現(xiàn)對一些看似不重要的知識不感興趣，不屑一顧的態(tài)度是非專業(yè)表現(xiàn)。

2.解決方案

2.1提高溝通能力，及時給客戶反饋訂單信息

對于例一和例二的問題，筆者提出以下解決方法：首先跟單員要及時與客戶溝通，記錄客戶更改訂單的內(nèi)容并得到客戶的確認。

其次，要采取相應的措施和對策，加快生產(chǎn)速度或維持正常的生產(chǎn)速度。訂單跟進過程中，業(yè)務人員需養(yǎng)成及時溝通的習慣，把生產(chǎn)過程中遇到問題和生產(chǎn)進度向客戶報告，客戶發(fā)出的信息得到及時反饋，這樣才可以讓客戶放心。

2.2加強對國外市場客戶的調(diào)研

對例三的問題，筆者提出兩點解決方法：第一，文案調(diào)查法即：搜集海外電子產(chǎn)品企業(yè)關于發(fā)貨單、 訂貨單、原材料、銷售記錄等業(yè)務資料來了解電子產(chǎn)品市場銷售狀況。

第二，為加強對國外市場客戶的調(diào)研，還可以通過以下渠道拓展海外客戶。首先，提高產(chǎn)品封裝測試質(zhì)量，投資阿里平臺尋求更多的業(yè)務量。其次，參加展會展示公司形象，擴大外貿(mào)平臺增加業(yè)務量。再次，分析競爭對手的產(chǎn)銷狀況，能使自己的產(chǎn)品更好的適應國際競爭力。最后，根據(jù)海外狀況調(diào)整外貿(mào)業(yè)務部的人員安排和組織結構，適應海外發(fā)展。

2.3加強員工業(yè)務跟單培訓，提高跟單專業(yè)知識水平

針對例子四中的問題，筆者提出如下四點解決方法：第一，建立有效的職工崗位成才機制，企業(yè)可以采用一定的手段和措施激勵工作人員學知識，學技能，并為其提供學習和鍛煉的機會，創(chuàng)造良好的學習。

第二，企業(yè)應推進在職人員的技能提升為在職人員制定出一套系統(tǒng)的、全面的學習計劃跟人員需要具有實踐技能，熟悉企業(yè)產(chǎn)品和相關工藝。

第三，企業(yè)可以選拔一部分優(yōu)秀員工進行培養(yǎng)鼓勵那些工藝水品高的外貿(mào)從業(yè)人員向跟單人才方向發(fā)展。

第四，對于通過在學習達到跟單技能水平的員工，企業(yè)應優(yōu)先聘用這些人員作為企業(yè)跟單員，并提高其待遇水平，激勵他們以更高的積極性和責任心為企業(yè)服務。

3.總結

綜上所述，本文主要闡述了深圳氣派科技股份有限公司跟單業(yè)務中存在的與客戶溝通不良，客戶修改訂單、對海外客戶市場缺乏調(diào)查研究、業(yè)務員缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識的問題，提出了需提高溝通能力及時給客戶反饋訂單信息、加強對國外客戶市場的調(diào)研，加強員工業(yè)務跟單培訓這三種解決方案，希望能提高本公司跟單業(yè)務質(zhì)量，增加客戶資源，促使本公司的業(yè)務能朝更好的方向發(fā)展。

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作者簡介：

鐘蓮英，湖南現(xiàn)代物流職業(yè)技術學院講師。