談如何做好聲像檔案管理工作

韓健飛

摘 要：聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。聲像檔案是整個(gè)檔案類(lèi)別中的的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：聲像;檔案;問(wèn)題;對(duì)策;建議;措施

聲像載體的檔案資料大量形成，并且以其特殊的記錄形式得到大量使用。它是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。隨著社會(huì)的發(fā)展及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作和各類(lèi)活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案，它是生動(dòng)形象的特殊載體檔案，但是在保存上普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問(wèn)題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。

一、目前聲像檔案管理存在的問(wèn)題

（一）聲像設(shè)備存使用管理不善，形成的聲像檔案資料不能很好的保存下來(lái)

具體表現(xiàn)為”一硬一軟”的現(xiàn)象?！耙挥病笔侵嘎曄裨O(shè)備數(shù)量多。隨著社會(huì)的發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。從總體講，聲像設(shè)備可算比較”硬”?！耙卉洝笔侵嘎曄裨O(shè)備管理之亂。有的設(shè)備閑置，沒(méi)入會(huì)用，難以充分發(fā)揮作用，有的設(shè)備存放在科室或個(gè)人手中，沒(méi)有合理利用;有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動(dòng)，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了。“硬件硬、軟件軟”的現(xiàn)狀，而且”軟”的方面直接影響了“硬“的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動(dòng)沒(méi)能及時(shí)攝錄，檔案沒(méi)能完整保存下來(lái)，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

（二）聲像檔案形成人員技術(shù)和素質(zhì)不高，形成的聲像檔案質(zhì)量差

具體表現(xiàn)為”一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)。攝影錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著”一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀。隊(duì)伍強(qiáng)大、年齡適中，文化程度較高這是“強(qiáng)”的一面;“弱”，表現(xiàn)在專(zhuān)業(yè)工齡短、專(zhuān)業(yè)知識(shí)及技能普遍校低這是“弱”的一面。

（三）聲像檔案管理混亂，問(wèn)題復(fù)雜

（1）管理制度不健全，聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理。聲像檔案的管理主要存在著3 種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理;二是各科室一年一次移交檔案室;三是由科室分散保管或個(gè)人保存。由此表明聲像檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，缺乏有效的保障措施。

（2）檔案意識(shí)不強(qiáng)，聲像檔案難以及時(shí)完整歸檔。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時(shí)歸檔，影像需輔以文字說(shuō)明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。本來(lái)是很珍貴的照片，卻由于沒(méi)有及時(shí)歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價(jià)值和利用價(jià)值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來(lái)看，更今人擔(dān)憂(yōu)，相當(dāng)一部分單位都是“一盤(pán)帶子反復(fù)用”，原始錄音（像）沒(méi)有保存下來(lái)。另外有些部門(mén)或個(gè)人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門(mén)去收集時(shí)，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)聲像檔案管理缺乏重視。

（3）保管條件差，聲像檔案難以長(zhǎng)久保存。聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格，要具備恒濕、恒溫 防磁等保存要求。否則會(huì)致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存和利用，一旦發(fā)生問(wèn)題，悔之晚矣！

二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對(duì)策及建議

（一）加強(qiáng)宣傳，提高意識(shí)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視

要爭(zhēng)取宣傳主管部門(mén)、新聞單位的大力支持，引起社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍，要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用，提升聲像檔案的社會(huì)價(jià)值和作用。

（二）加強(qiáng)管理，規(guī)范保存措施

要強(qiáng)化聲像形成人員和聲像檔案管理人員的管理，從源頭上改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺(jué)的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督，分類(lèi)指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對(duì)管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，技術(shù)技能和聲像檔案管理現(xiàn)狀，要加大對(duì)聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，同時(shí)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對(duì)攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管

從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案保管要達(dá)到恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火以及“九防”要求。結(jié)合實(shí)際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放;其次要嚴(yán)格控制庫(kù)房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場(chǎng)等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查、及時(shí)備份等保護(hù)措施，盡最大努力延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。

（五）采取措施，形式多樣，主動(dòng)做好聲像檔案的收集工作

要實(shí)現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運(yùn)用多種形式收集也很重要，采取多種形式收集。主要有：一是通過(guò)正常移交接收。二是重點(diǎn)單位、重點(diǎn)科室重點(diǎn)收集。對(duì)本地重點(diǎn)單位、立檔單位重點(diǎn)科室產(chǎn)生聲像檔案比較集中的，要有重點(diǎn)地強(qiáng)化收集，經(jīng)常溝通及時(shí)掌握情況。三是重點(diǎn)人物（攝錄人員）直接征集、有一部分?jǐn)z錄人員除擔(dān)當(dāng)本單位的攝錄任務(wù)外，還被指派（或聘請(qǐng)）攝錄本地區(qū)的重大活動(dòng)、重要會(huì)議、城市建設(shè)、外事活動(dòng)等。對(duì)保存在這些人手中的屬于歸檔范圍的聲像檔案，要多方努力，登門(mén)收集和征集。四是廣泛的社會(huì)征集。對(duì)散存在民間的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門(mén)實(shí)地尋求等形式，采取有償征集、無(wú)償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。

總之，聲像檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程，要通過(guò)具體工作內(nèi)容，做出具體的應(yīng)對(duì)措施，以此提高工作效率，相關(guān)工作人員更要積極提高工作的積極性，以此保證工作開(kāi)展過(guò)程游刃有余，為了迎接世紀(jì)的挑戰(zhàn)，只有不斷地學(xué)習(xí)和吸收新技術(shù)、掌握新技能，才能使自己不斷進(jìn)步，融入社會(huì)的大舞臺(tái)，才能使聲像檔案管理工作更上一層樓，不斷邁上新臺(tái)階，從而更好地為人們提供科學(xué)有效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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