電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理研究

桂立振

摘 要：檔案能夠反映一個(gè)單位或企業(yè)的全局發(fā)展歷史，而會(huì)計(jì)檔案作為企業(yè)檔案的重要組成部分，承載著企業(yè)成本支出，收入分配等具體財(cái)務(wù)管理狀況，對(duì)企業(yè)確定發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，謀劃工作思路，編制預(yù)算決算，開展審計(jì)評(píng)估具有不可替代的作用;高質(zhì)量的會(huì)計(jì)檔案管理同樣能夠反映一個(gè)單位的工作態(tài)度和精神風(fēng)貌。近年來(lái)，國(guó)內(nèi)國(guó)際內(nèi)外部形式日趨嚴(yán)峻，審計(jì)巡視巡察越來(lái)越深入細(xì)致，對(duì)電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理水平提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案;電子化管理;電力企業(yè)

一、主要背景

隨著社會(huì)不斷進(jìn)步、信息化技術(shù)得以在各行業(yè)迅速發(fā)展應(yīng)用，極大地提高的工作質(zhì)量和效率。然而，作為企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要資產(chǎn)，會(huì)計(jì)檔案由于其自身的特點(diǎn)在多數(shù)機(jī)構(gòu)依舊保持著紙質(zhì)管理的原始狀態(tài)，企業(yè)大都僅保留“一套賬本”，不僅其安全性問題不容忽視，會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮的效力也很有限。滯后的管理理念與企業(yè)快速發(fā)展的新形勢(shì)和新要求極不適應(yīng)，嚴(yán)重影響企業(yè)的全面健康發(fā)展。

二、存在的主要問題及分析

1.會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度體系不健全

由財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)發(fā)布，2016年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）是各企業(yè)實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理的指導(dǎo)性文件。然而電力企業(yè)結(jié)合實(shí)際，依據(jù)該《辦法》僅制定了會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范的通用性制度，并未針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定更為細(xì)致的工作規(guī)范，會(huì)計(jì)檔案電子化實(shí)踐缺少較為系統(tǒng)性的指導(dǎo)意見和操作規(guī)程。

2.會(huì)計(jì)檔案電子化管理認(rèn)識(shí)不夠

《辦法》第三條“會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。”明確了電子會(huì)計(jì)資料是形成會(huì)計(jì)檔案的重要部分;第七、八、九條進(jìn)一步說(shuō)明了電子檔案形成方式和鑒定、保管要求，明確了電子會(huì)計(jì)檔案的重要地位。

然而，由于現(xiàn)行的會(huì)計(jì)檔案管理勉強(qiáng)能夠滿足企業(yè)管理的需要，檔案管理者缺乏創(chuàng)新精神，會(huì)計(jì)檔案的電子化就得不到足夠的重視;再者，會(huì)計(jì)檔案電子化探索必然帶來(lái)一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，包括檔案泄密、篡改、損毀或丟失等，多數(shù)企業(yè)管理者就不必要或不愿承擔(dān)由此帶來(lái)的后果，這也間接導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案電子化管理進(jìn)程緩慢。

3.檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)落后

檔案管理重視程度不夠必然帶來(lái)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的落后。一是檔案設(shè)施設(shè)備問題，很多企業(yè)以然存在著檔案庫(kù)房老舊，檔案庫(kù)房無(wú)法完全滿足檔案庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn);檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，年齡普遍較大，學(xué)歷偏低，缺乏檔案管理和信息化技術(shù)的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，無(wú)法適應(yīng)檔案管理工作更新升級(jí)的需要;檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)遲滯，資金和設(shè)備投入不夠，缺乏檔案管理信息系統(tǒng)的專業(yè)人才和培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，或電子化管理平臺(tái)形同虛設(shè)，無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用，阻礙了企業(yè)信息化管理水平提升。

三、會(huì)計(jì)檔案電子化管理研究

1.建立會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度體系

推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案電子化管理，首先要做到有據(jù)可依，就是建立一套規(guī)范有序，涵蓋檔案收集、鑒定、整理、歸檔、查詢利用、銷毀一系列流程、全生命周期管理的制度體系。進(jìn)一步落實(shí)電子檔案管理工作責(zé)任制，明確各流程檔案管理人員的職責(zé)和工作要求，指導(dǎo)檔案工作具體開展，實(shí)現(xiàn)全生命周期電子化管理;同時(shí)，注重電子與紙質(zhì)檔案管理同向發(fā)力，共同保障企業(yè)財(cái)務(wù)健康。

2.完善檔案設(shè)施設(shè)備建設(shè)

按照國(guó)家檔案館建設(shè)要求，推進(jìn)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案用房，從根本上保證檔案的安全性和檔案人員工作環(huán)境。確保合理的經(jīng)費(fèi)投入，購(gòu)置完善檔案工作設(shè)施設(shè)備，提高“出生”檔案的整體質(zhì)量。建立信息化管理團(tuán)隊(duì)，建設(shè)一套“跟得上”時(shí)代的信息系統(tǒng)，研究提升檔案管理系統(tǒng)的便利性、安全性和可靠性，實(shí)現(xiàn)檔案從收集到利用的一體化管理，提高檔案管理信息化水平。

3.提高檔案人員綜合水平

企業(yè)在選拔培養(yǎng)會(huì)計(jì)管理人員時(shí)，要注重專業(yè)素養(yǎng)和創(chuàng)新精神，要嚴(yán)把檔案工作入口關(guān)，不能把檔案管理人員視同圖書管理員角色，積極引進(jìn)高層次專業(yè)會(huì)計(jì)檔案人才。能夠收集、整理、鑒定有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案是檔案從業(yè)人員的基本素養(yǎng)，要持續(xù)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員培訓(xùn)和再學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)檔案管理人員積極進(jìn)行專業(yè)技術(shù)創(chuàng)新，激發(fā)其創(chuàng)新爭(zhēng)先的工作熱情。同時(shí)，注重提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的保密意識(shí)和信息系統(tǒng)學(xué)習(xí)使用能力，爭(zhēng)取建立一支政治素質(zhì)優(yōu)良、專業(yè)素質(zhì)優(yōu)秀的年輕檔案工作隊(duì)伍。

4.強(qiáng)化檔案宣傳，提高檔案利用效果

檔案工作的最終目標(biāo)是利用，挖掘檔案的潛在價(jià)值是檔案工作者的工作任務(wù)，要建立科學(xué)合理的檔案編研與開發(fā)利用機(jī)制，使檔案室成為企業(yè)歷史的一面鏡子，為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展提供一定的經(jīng)驗(yàn)借鑒。切實(shí)加強(qiáng)檔案宣傳，讓員工充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，樹立員工日常積累檔案資料的工作意識(shí)，積極建立專兼職宣傳隊(duì)伍，納入企業(yè)宣傳工作統(tǒng)一謀劃。

四、結(jié)語(yǔ)

本文對(duì)當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀和電子化管理目標(biāo)進(jìn)行了分析討論，會(huì)計(jì)檔案的電子化管理必然跟著檔案管理工作的大潮流成為一種趨勢(shì)。然而，如何在會(huì)計(jì)檔案電子化管理過程中保證其保密性、安全性和完整性仍有許多工作有待進(jìn)一步研究。

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