機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題及發(fā)展

王啟軍

摘要：隨著新時(shí)期的到來(lái)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的工作已經(jīng)跟不上了全局的腳步。事業(yè)單位是我國(guó)特有的一種組織形式，其檔案管理同時(shí)也帶有自身的一些特點(diǎn)。事業(yè)單位是具有一定的公益性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，但是事業(yè)單位并不屬于政府機(jī)構(gòu)。在新時(shí)期下，事業(yè)單位檔案管理工作也進(jìn)入了新的形式，面臨著新的難題。如何改善事業(yè)單位檔案管理的工作現(xiàn)狀，已經(jīng)成為了事業(yè)單位檔案管理工作者所要解決的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題;發(fā)展

事業(yè)單位檔案管理工作就是對(duì)整個(gè)工作單位的所有活動(dòng)進(jìn)行記錄和整理。做好檔案管理的工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展起到了一定的促進(jìn)作用，但是目前事業(yè)單位的檔案管理工作中還存在著很多的不足，給事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)了一些的負(fù)面狀態(tài)和不良影響，認(rèn)清目前事業(yè)單位存在的問(wèn)題有利于單位的發(fā)展。

1、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.1檔案收集不到位，檔案缺失嚴(yán)重

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案收集過(guò)程中，一些單位存在工作人員缺乏檔案歸檔意識(shí)，不按照要求劃分歸檔范圍，對(duì)日常工作中形成的檔案不注重收集等問(wèn)題，致使檔案保存不全面。

1.2檔案整理不到位，影響檔案保管和利用

在檔案整理的過(guò)程中，一些單位出現(xiàn)了或是把活動(dòng)形成的文書(shū)、音像、照片放在一起，或是不按標(biāo)準(zhǔn)分類或者不按保管期限進(jìn)行分類等現(xiàn)象，給后續(xù)工作帶來(lái)了諸多不利影響。

1.3檔案保管條件不到位，不利于檔案的安全保管

一些單位未按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)有單獨(dú)的檔案室，只是在辦公室或者其他科室的內(nèi)部形成檔案室，造成了對(duì)檔案的保管工作十分不利的局面。通過(guò)集中檢查發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案室均不符合機(jī)關(guān)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的保管不利，而且在使用過(guò)程中也存在著檔案的丟失和損壞的問(wèn)題。

1.4檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不到位，不利于檔案管理

有些單位檔案管理人員政治覺(jué)悟底，業(yè)務(wù)水平差，服務(wù)意識(shí)淡薄，保密紀(jì)律缺失;有些單位沒(méi)有專門的檔案管理人員或是檔案管理人員更換頻繁，缺少對(duì)專業(yè)知識(shí)的鉆研。

2、解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策和建議

2.1加強(qiáng)檔案收集工作，防止檔案的缺失

檔案具有對(duì)機(jī)關(guān)工作查考的依據(jù)、是生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料、是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件、是政治工作的必要手段、是宣傳教育的生動(dòng)素材。檔案收集工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)中的第一環(huán)節(jié)，對(duì)其他環(huán)節(jié)影響很大，做好收集工作對(duì)整個(gè)檔案工作具有十分重要的意義。

2.1.1要增強(qiáng)工作人員的歸檔意識(shí)。要使檔案收集完整，光靠行政命令、制度規(guī)定是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，要結(jié)合單位內(nèi)部實(shí)際情況，針對(duì)歸檔中的種種問(wèn)題，進(jìn)行歸檔重要性的宣傳，不斷增強(qiáng)和培養(yǎng)機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識(shí)和興趣，使他們準(zhǔn)確掌握歸檔制度、重視歸檔制度并自覺(jué)執(zhí)行。

2.1.2要正確劃分檔案的歸檔范圍。在確定檔案的歸檔范圍時(shí)，要遵循只要具有一定保存價(jià)值的文件都應(yīng)列入歸檔范圍原則，特別是對(duì)容易忽視或不易收全的文件材料要引起高度重視。

2.1.3要注重檔案的形成。檔案是由文件有條件的轉(zhuǎn)化來(lái)的，文件轉(zhuǎn)化為檔案的條件，必須已經(jīng)處理完畢，具有一定的查考價(jià)值。

2.1.4要反映本單位的歷史面貌和工作特色。各單位檔案室要采取各種有效措施，保證歸檔文件的系統(tǒng)、完整。收集過(guò)程中，要充分突出本單位特色，反映本單位的職能活動(dòng)和歷史發(fā)展等情況。

2.1.5要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，掌握機(jī)關(guān)活動(dòng)情況。要充分了解各科室的工作和日常整體活動(dòng)情況，對(duì)需要?dú)w檔的文件材料做到心中有數(shù)，一旦出現(xiàn)歸檔不全的情況，可以及時(shí)進(jìn)行追蹤，做到全面準(zhǔn)確的收集。

2.2加強(qiáng)檔案規(guī)范化整理管理，便于保管和利用

檔案的整理工作是管理基礎(chǔ)工作中的重要環(huán)節(jié)。檔案整理過(guò)程要按照裝訂分類排列編號(hào)編目裝盒的工作程序依次進(jìn)行。在整理過(guò)程中，不同的載體、不同形式和不同保管期限的檔案，因?yàn)楸９芤蟮牟煌诸愓?，分別存放。

2.3加強(qiáng)檔案保管工作管理，確保檔案安全

檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，需要永久或長(zhǎng)期的保存下去。隨著自然界物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的變化，檔案的物質(zhì)材料在不斷地發(fā)生變化，保存的時(shí)間畢竟是有限的。根據(jù)檔案的不同制成材料，應(yīng)分別采取相應(yīng)的科學(xué)存放和安全防護(hù)措施，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命。

2. 3.1確保檔案的安全要加強(qiáng)庫(kù)房管理工作。庫(kù)房?jī)?nèi)要有必要的檔案設(shè)備，確保符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。要有一系列的科學(xué)管理方法，并達(dá)到“十防”的標(biāo)準(zhǔn)。要配有專職或兼職的保管人員，經(jīng)過(guò)專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從事此項(xiàng)工作。

2.3.2確保檔案的安全要注重存放。一般來(lái)說(shuō)，按照檔案的門類、檔案的保管期限結(jié)合檔案產(chǎn)生的時(shí)間，進(jìn)行分箱存放，禁止亂堆亂放。

2.3.3確保檔案的安全要注意檔案流動(dòng)過(guò)程中的安全防護(hù)。在機(jī)關(guān)檔案各項(xiàng)管理和利用過(guò)程中，要加強(qiáng)檔案的防護(hù)措施，防止檔案在流動(dòng)過(guò)程中丟失和損壞。比如在借閱檔案或因其他原因檔案離庫(kù)時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，堅(jiān)持必要的借閱手續(xù)，防止檔案丟失，在使用過(guò)程中，要輕拿輕放，減少檔案的磨損。

2.4加強(qiáng)檔案管理人員的培養(yǎng)和教育管理，提高服務(wù)能力

檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高底對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的優(yōu)劣有著至關(guān)重要的影響。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)和教育，提高其服務(wù)能力至關(guān)重要。

2.4.1提高服務(wù)能力，要有較高政治素質(zhì)。檔案工作是黨和國(guó)家各機(jī)關(guān)工作的組成部分，包括大量的機(jī)密文件，需要有較高政治覺(jué)悟和較強(qiáng)責(zé)任心的人來(lái)?yè)?dān)任。因此要求檔案管理人員要有堅(jiān)定正確的政治方向，能夠自覺(jué)貫徹執(zhí)行黨的基本路線，有廉潔奉公、全心全意為人民服務(wù)的思想。

2.4.2提高服務(wù)能力，要有較強(qiáng)的文化素質(zhì)。檔案工作涉及機(jī)關(guān)工作的方方在面，要求檔案管理人員要從適應(yīng)各方面需要的特點(diǎn)出發(fā)，盡可能的具有較為廣泛的知識(shí)。

2.4.3提高服務(wù)能力，要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能理論知識(shí)，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在經(jīng)驗(yàn)中積累知識(shí)，能夠適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)。

2.4.4提高服務(wù)能力，要有較好心理素質(zhì)。檔案工作是繁雜艱苦的工作和室內(nèi)工作性質(zhì)。要注意用適宜的方法增加運(yùn)動(dòng)，鍛煉身體。由于社會(huì)上存在對(duì)檔案工作的偏見(jiàn)，這就要求檔案人員要有正確的態(tài)度和健康的心理。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理是通過(guò)提供檔案的信息為單位服務(wù)，合理的利用檔案資源，在新時(shí)期，社會(huì)不斷發(fā)展，檔案的管理工作也應(yīng)該加快腳步，以便能夠適應(yīng)社會(huì)的需求。

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