水利工程檔案信息化建設問題及策略分析

錢益民

摘 要：改革開放以后，我國經(jīng)濟得到持續(xù)、高速、健康發(fā)展，水利工程在為經(jīng)濟發(fā)展做出巨大貢獻的同時，自身也取得了飛速發(fā)展。同時，每一個水利工程的建設完工后，海量的工程檔案隨之生成。用信息技術對這些檔案進行整理、加工，不但可以提高水利工程檔案管理的規(guī)范化水平，還能夠提高檔案的利用效率。但水利工程由于建設周期長，參建單位多，涉及環(huán)節(jié)多、專業(yè)多，建設單位因臨時組建缺乏經(jīng)驗等原因，導致信息化工作發(fā)展緩慢。因此，在水利工程檔案信息化工作中制定總體計劃，完善體制機制，優(yōu)化資源管理是適當之舉。

關鍵詞：檔案信息化;水利工程;工程檔案

一、水利工程檔案現(xiàn)狀

水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水利工程檔案是水利工程建設與管理工作的重要組成部分，不但對工程建設起到客觀記錄的作用，為后期改建、擴建提供技術支撐，也為展現(xiàn)水利工程的原貌提供了完整詳實的歷史記錄。水利工程檔案同其他工程檔案相比，具有專業(yè)化程度高的特點，不僅僅涉及水利工程專業(yè)，還包括電力、氣象、水文、城建等內容;其次，具有周期性特點，由于水文條件并非長期不變的，因此項目建設過程中以及后期使用維護過程中對水文監(jiān)測的信息需定期更新、完善，定期進行采樣分析，呈現(xiàn)不同于其他工程檔案的周期性特點;最后，還具有地域特征，我國幅員遼闊，地形復雜，不但區(qū)域性水循環(huán)差異很大，而且每條河流及河流的不同區(qū)段均具有一定的獨特性，導致水利工程建設需因地制宜、順勢而建，工程檔案對應呈現(xiàn)出一定的地域性特征。

二、水利工程檔案信息化建設中存在的問題

隨著水利行業(yè)信息技術的高速發(fā)展，科學高效地應用信息技術進行工程檔案管理已無爭議。但目前水利工程檔案信息化工作還存在以下問題：一是項目檔案信息化工作經(jīng)驗不足，雖然工程建設領域的信息化程度很高——CAD制圖、BIM技術等已越來越多地應用到工程建設中，但后端的檔案信息化水平卻不盡如人意，客戶無法針對項目管理提出切合實際的需求，系統(tǒng)集成商大包大攬，軟件進化速度緩慢，對前端新技術下產(chǎn)生的不同格式的電子文件鮮有應對措施;二是重視程度不夠，對水利工程檔案管理多迫于項目驗收的壓力，而非基于檔案信息的最優(yōu)保存與利用，因此有些項目建設中對傳統(tǒng)檔案的管理尚不夠重視，更不要說對項目檔案信息化方面更多著力;三是管理水平低下。由于目前水利工程檔案信息化建設的經(jīng)驗不足，共性的建設方式尚未出臺，因此有些開展檔案信息化工作的水利工程，其管理上職能不清、權責不明、系統(tǒng)需求分析不完善，導致最終的建設成果乏善可陳。由于上述問題的存在，導致檔案信息化項目開展過程中呈現(xiàn)出以下缺陷或不足。

1.系統(tǒng)安全風險防范功能不足

由于水利工程建設單位多為臨時組建的機構，辦公條件一般較為簡陋，對系統(tǒng)的安全性認識不足，著力于檔案收、管、用等常規(guī)功能的實現(xiàn)上，電子檔案安全管理方面易被忽視。多表現(xiàn)在未安裝確保檔案安全的門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等設備，這一方面由于部分工程項目所處環(huán)境過于簡陋，現(xiàn)實條件不允許;另一方面也暴露出安全意識淡薄，對工程電子檔案安全性重視程度不夠，一旦發(fā)生泄密或電子檔案丟失、信息遭非法傳播，不但難于采取補救措施，甚至無相關應急預案。同時在電子檔案存儲載體上，有些工程建設單位不做任何要求，參建單位隨意使用U盤等拷貝、傳輸檔案，甚至有些檔案長期保存在U盤中。還有單位不了解系統(tǒng)建設中的角色授權原則，隨意分配超級管理員，而無監(jiān)督員的角色，導致系統(tǒng)信息被篡改或泄露時難以被及時發(fā)現(xiàn)。

2.項目檔案管理系統(tǒng)與其他項目系統(tǒng)未連通

水利建設項目檔案管理信息系統(tǒng)一般是在工程開工后開始建設，且系統(tǒng)建設需要一定的時間進行需求分析、系統(tǒng)設計、數(shù)據(jù)庫設計、系統(tǒng)建設及調試、試用。而工程建設所使用的業(yè)務軟件在項目開始實施的同時便可投入使用，使得水利工程項目已經(jīng)產(chǎn)生電子文件時檔案管理系統(tǒng)尚處于研發(fā)狀態(tài)，導致二者無法及時連通，無法真正實現(xiàn)工程建設與檔案工作同步進行。更有甚者，有些水利工程項目的檔案信息化工作是在工程實施過程中新增的，導致系統(tǒng)建設時間緊迫，無法充分考慮系統(tǒng)需求。同時對參建單位生成的電子文件也未及時提出整理及歸檔要求，參建單位要么沒有電子文件移交的計劃，要么沒有電子文件移交相關參考要求，所移交的電子文件整理方式五花八門，使用的技術用表各式各樣，無法達到項目檔案管理的完整、規(guī)范、系統(tǒng)性要求。

還有些水利工程項目信息化工作未統(tǒng)一規(guī)劃，業(yè)務系統(tǒng)建設各自為政，系統(tǒng)信息平臺缺失，致使項目檔案管理系統(tǒng)建設過程中需要分別聯(lián)系各業(yè)務系統(tǒng)制作接口，清查數(shù)據(jù)結構，編制著錄信息表，最終表結構復雜多樣，缺乏統(tǒng)一性，影響檔案元數(shù)據(jù)的規(guī)范。

3. 未考慮后期系統(tǒng)持續(xù)性維護

由于缺乏建設經(jīng)驗，有些水利工程項目檔案管理系統(tǒng)僅注重系統(tǒng)的開發(fā)使用，忽視或者未考慮到后期的系統(tǒng)升級維護工作，導致系統(tǒng)使用一段時間后無專門費用進行更新，問題頻發(fā)，逐漸不能兼容高版本的數(shù)據(jù)庫及瀏覽器，數(shù)據(jù)安全性也隨之降低。

4.水利工程檔案信息化建設制度不健全

有的水利工程開展檔案信息化過程中，不注重相關規(guī)范、制度建設，或者簡單套用傳統(tǒng)檔案管理的規(guī)章制度，使得所發(fā)布的制度缺乏針對性，無法有效指導檔案信息化工作。在工程檔案元數(shù)據(jù)編制上、電子檔案角色分配上、電子檔案安全管理要求上出現(xiàn)空白。

5.水利工程檔案數(shù)字化工作進展緩慢

水利工程項目會產(chǎn)生大量的檔案，但由于信息化工作開展較晚，有些項目建設單位存有大量未數(shù)字化的檔案，同時隨著新項目的實施，又會新增大量檔案。而建設單位卻未持續(xù)對館藏檔案進行數(shù)字化，從而對檔案查詢工作帶來不便，一旦所查檔案未進行數(shù)字化，又要按照傳統(tǒng)的方式借閱利用，必然降低用戶對項目檔案管理系統(tǒng)的使用體驗。久而久之，用戶可能退回傳統(tǒng)的查借閱方式，以規(guī)避在系統(tǒng)上可能查閱不到而浪費時間的可能。

還有項目建設單位對工程檔案選擇性數(shù)字化。由于項目檔案數(shù)量巨大，而查閱較多的主要為結論性文件及工程圖紙，因此有選擇的進行數(shù)字化，以達到用最少的錢辦最多的事的目的未嘗不可。但有的項目建設單位對同一個工程的圖紙或工程驗收、質量檢查文件也挑選后進行掃描，則破壞了檔案的完整性。時間一久導致無法區(qū)分某項目工程檔案是否掃描或歸檔，只得翻閱實體進行確認，降低了用戶對系統(tǒng)的信任度。

三、水利工程檔案信息化工作的建議

根據(jù)目前信息化工作的發(fā)展趨勢，水利工程檔案信息化建設可以《數(shù)字檔案室建設指南》為指引，主要開展軟硬件建設、檔案管理信息系統(tǒng)建設、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化、規(guī)章制度建設，這一過程中需要檔案部門、工程管理部門、施工、監(jiān)理等單位共同參與實施。

1. 系統(tǒng)建設資金充裕

在項目建設前期可先調研其他建設單位開展信息化工作的經(jīng)驗、教訓，尤其是人、財、物的投入及使用上。不但要為系統(tǒng)的設計開發(fā)留有資金，還要為后續(xù)的升級、維護留有充裕的資金。在檔案數(shù)字化上，不需一次性全部將館藏檔案數(shù)字化，可以根據(jù)重要程度、利用頻次等因素分批次進行檔案數(shù)字化工作。

2.注重工程檔案信息的安全性

首先，硬件方面應配備必要的安防設備，如攝像頭等，以便監(jiān)控檔案數(shù)據(jù)的存儲場所，發(fā)現(xiàn)問題及時報警或采取其他措施。其次，要制定應急方案，發(fā)生危害信息安全的事件后可以按照應急預案進行補救。再次，對信息系統(tǒng)要設置安全員、監(jiān)察員等角色，以便有專人監(jiān)督系統(tǒng)的運轉，一旦發(fā)現(xiàn)異常操作及時采取措施。最后，制定項目檔案管理系統(tǒng)安全方面的規(guī)章標準，對系統(tǒng)的使用人員、開發(fā)人員、檔案數(shù)字化人員的職、權、責進行規(guī)范，做到開發(fā)有規(guī)矩，使用有程序。

3.檔案管理系統(tǒng)建設不宜單打獨斗

檔案管理系統(tǒng)建設由于需要考慮的因素較多，且信息化工作并非檔案人員的強項。因此在系統(tǒng)建設之初應積極向有相關系統(tǒng)建設經(jīng)驗的單位調研，爭取少走彎路、錯路。其次，系統(tǒng)開發(fā)時最好有項目建設單位的信息部門參與，以便彌補檔案人員在信息化領域的不足，借助專業(yè)的信息化人員降低自身在軟硬件配備、機房建設等方面的不足。

參考文獻：

[1]國家檔案局.數(shù)字檔案室建設指南（檔發(fā)〔2014〕4號）.2014.