顧娟

摘 要：檔案管理學(xué)是一門歷史悠久的古老學(xué)科，檔案是依據(jù)、是資源、是財富，是每個單位活動的真實(shí)記錄。隨著信息化時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理也隨之發(fā)生了變化，新時期對檔案工作提出了新的要求，檔案工作要適應(yīng)這個要求，必須要有新思路、新方法、新理論。本文作者結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀，探討如何做好檔案管理工作，使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化道路的措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；管理現(xiàn)狀；管理措施；科學(xué)規(guī)范；依法治檔

1、當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀

計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，為檔案電子信息化提供保障的同時，也促使檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，認(rèn)為當(dāng)前檔案管理工作可有可無。再加上一些部門的領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏責(zé)任感和細(xì)心的工作態(tài)度以及樂于奉獻(xiàn)的工作精神，加之缺乏現(xiàn)代化的信息管理知識，造成檔案管理工作發(fā)展緩慢，甚至造成管理的混亂局面。另外檔案管理工作中存在的這種失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠等現(xiàn)象，使檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個社會信息管理系統(tǒng)。不利于形成社會信息管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個社會信息管理系統(tǒng)的檔案意識進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險。

2、如何做好檔案管理工作措施

2.1增強(qiáng)服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

無論任何單位的任何一項(xiàng)工作，都必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作順利開展，檔案工作也如此。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認(rèn)識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。檔案管理人員應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以實(shí)際行動去影響并爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。要使單位的檔案工作更好的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須同時重視檔案工作。檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內(nèi)因，領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。然而如何發(fā)揮主觀能動性，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做到如下幾點(diǎn)：

2.1.1加大檔案宣傳力度，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案管理意識。

有的單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，很多都是因?yàn)槿狈n案意識，因此，對領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實(shí)踐中加以應(yīng)用。

2.1.2愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。

領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個好的印象。

（二）拓寬視野，加強(qiáng)現(xiàn)有資源的綜合利用，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理

增強(qiáng)責(zé)任感，提高管理意識。

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，細(xì)心辦事的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，不斷開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.2不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握管理技能。

目前，電子計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的廣泛運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別是要注重計算機(jī)知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

2.3利用現(xiàn)有資源，整理檔案。

檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強(qiáng)度大。而利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。因此，要發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

3.加強(qiáng)檔案管理教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

3.1提高認(rèn)識水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育。

發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認(rèn)識問題。要充分認(rèn)識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，認(rèn)識當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，必須真正培養(yǎng)檔案管理人才，將檔案管理工作者的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。

3.2加強(qiáng)制度建設(shè)，建立健全運(yùn)行機(jī)制。

加強(qiáng)制度建設(shè)，建立良性運(yùn)行機(jī)制是開展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機(jī)制。約束和激勵機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn)，檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務(wù)可由終身有效改為動態(tài)管理。這樣，便可以激發(fā)檔案工作者增強(qiáng)參加教育培訓(xùn)的主動性和積極性。

3.3加強(qiáng)綜合培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。

一是要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的機(jī)會，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機(jī)會，彌補(bǔ)一次性教育的不足。二是要普及相關(guān)學(xué)科知識。檔案工作融匯了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)等，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補(bǔ)充和更新。三是要強(qiáng)化現(xiàn)代科技知識的學(xué)習(xí)。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、計算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，并靈活運(yùn)用到實(shí)際工作之中。

3.4建立獎懲機(jī)制，細(xì)化考核監(jiān)管。

進(jìn)一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識，要通過各種形式對他們進(jìn)行《中華人民共和國檔案法》和國家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強(qiáng)對檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

4.結(jié)語

檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強(qiáng)檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能，為單位提供更好的服務(wù)。我們應(yīng)重視這項(xiàng)工作，使檔案工作再上新臺階。

參考文獻(xiàn)

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