趙梅

摘 要：數(shù)字化的管理與建設(shè)對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，使中學(xué)檔案原始資料得到充分的利用具有非常重要的作用。但由于當(dāng)前中學(xué)檔案管理人員的觀念落后，信息技術(shù)水平不高、數(shù)字化建設(shè)投入經(jīng)費(fèi)不足等問(wèn)題的存在，中學(xué)檔案數(shù)字化管理停滯不前。本文從建立數(shù)字化檔案工作體系、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)和提高檔案管理人員信息技術(shù)水平三個(gè)方面出發(fā)，探究中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的有效策略。

關(guān)鍵詞：信息化 中學(xué)檔案 數(shù)字化管理

中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)指的是以數(shù)字化的信息為基礎(chǔ)，依據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)和校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過(guò)掃描、存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫(kù)上傳等途徑將各種紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，最終形成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

一、當(dāng)前中學(xué)檔案管理工作的普遍現(xiàn)狀

第一，重視程度不高。在當(dāng)前的中學(xué)檔案管理工作中，沒(méi)有對(duì)檔案管理形成正確的認(rèn)識(shí)，一般都是將檔案進(jìn)行整理后就歸檔，然后保存管理就算完成了工作。沒(méi)有后續(xù)對(duì)檔案信息的有效利用。同時(shí)由于對(duì)檔案管理的重視程度不高，所以一般的中學(xué)檔案室多是處于學(xué)校的辦公角落，環(huán)境差，紙質(zhì)檔案在這種環(huán)境下容易受損，影響了檔案的完整性。

第二，與時(shí)代發(fā)展脫節(jié)。中學(xué)檔案的管理工作方式仍沿用傳統(tǒng)的方法，當(dāng)前管理工作與全新教育理念脫節(jié)，從而使中學(xué)教育教學(xué)與學(xué)校發(fā)展步履維艱。同時(shí)計(jì)算機(jī)設(shè)備等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備并不完善，缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持。

第三，檔案管理人員素質(zhì)低。大多數(shù)檔案管理人員并不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和管理技能，職業(yè)素養(yǎng)不能與中學(xué)檔案管理工作的需求相適應(yīng)，使得檔案管理缺乏科學(xué)性、有效性。

二、信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理的意義

第一，節(jié)約大量資源。傳統(tǒng)的中學(xué)檔案管理模式中，需要每次都配備專(zhuān)門(mén)的人員、設(shè)備和資金用于檔案的整理、存儲(chǔ)和打印中。實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案的數(shù)字化管理與建設(shè)后，檔案管理人員可以直接將檔案信息進(jìn)行電子資料的上傳、拷貝、存儲(chǔ)，同時(shí)也可以不用再重復(fù)進(jìn)行紙質(zhì)檔案的保存與復(fù)印，能夠?qū)崿F(xiàn)一次投入、重復(fù)利用，節(jié)省人力、物力和財(cái)力等資源。

第二，便于檔案資料存儲(chǔ)。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息資料大多是以紙質(zhì)檔案等方式進(jìn)行整理、歸檔和保管存儲(chǔ)，但是紙質(zhì)檔案極容易丟失和受到外界因素的影響而損壞，給中學(xué)檔案資料的存儲(chǔ)保管工作帶來(lái)一定的困難。實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理與建設(shè)后，能夠直接通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)等直接將紙質(zhì)檔案中的信息上傳到電腦或者網(wǎng)絡(luò)中，以數(shù)字化的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，既有利于檔案資料的存儲(chǔ)保管，節(jié)約存儲(chǔ)成本，還能夠?qū)崿F(xiàn)永久保存。

第三，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源共享。傳統(tǒng)檔案管理由于檔案存儲(chǔ)方式以及時(shí)間、空間的限制，實(shí)現(xiàn)學(xué)校與學(xué)校之間檔案資源的共享有一定的困難，檔案資源得不到有效且充分的利用。而數(shù)字化檔案管理能夠?qū)⑸蟼鞯接?jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中的檔案信息資料進(jìn)行傳輸，實(shí)現(xiàn)有計(jì)劃、有效率且針對(duì)性的檔案數(shù)字資源的共享。其次，數(shù)字化檔案信息也支持計(jì)算機(jī)的快速檢索與篩選，能夠提高檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用率。

三、中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的有效策略

（一）建立數(shù)字化的檔案工作體系

建立完善的數(shù)字化檔案工作體系是實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的基礎(chǔ)。因此中學(xué)和檔案管理人員要在檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)建立數(shù)字化的工作流程、制定數(shù)字化工作和管理制度。首先，在數(shù)字化工作流程方面，要確立完整科學(xué)的工作流程體系，即要先通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立數(shù)字化文件和檔案的一體化管理歸檔與收集模式。檔案管理人員要將檔案信息的電子文件及時(shí)發(fā)給檔案室，完成檔案信息文件的歸檔。其次，在數(shù)字化工作的管理方面，要保證數(shù)字檔案的設(shè)備安全和數(shù)字化檔案信息的安全。要做好對(duì)數(shù)字化檔案設(shè)備的管理，規(guī)定使用的權(quán)限，避免被他人盜用。更要做好對(duì)數(shù)字化檔案信息的加密技術(shù)，在檔案系統(tǒng)中設(shè)立防火墻或者殺毒軟件，避免信息丟失、被非法更改或者盜用。

（二）建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

向檔案信息的利用者直接提供其所需要的檔案信息是數(shù)字化檔案管理與建設(shè)的最終目的，因此建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)至關(guān)重要。首先，需要確立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的來(lái)源，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性。其次，要建立數(shù)字化檔案的基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)中學(xué)檔案的分類(lèi)情況，基于原始檔案建立基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，使數(shù)字化檔案信息一目了然。再次，建立數(shù)字化檔案內(nèi)容專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)中學(xué)檔案的主要內(nèi)容和應(yīng)用對(duì)象，將檔案信息分為幾個(gè)大的專(zhuān)題，包括學(xué)生學(xué)籍、科研成果、教師教學(xué)、學(xué)校發(fā)展歷史等，讓利用者可以根據(jù)功能進(jìn)行快速查閱和篩選，提高利用效率。例如，在學(xué)校舉行大型例會(huì)時(shí)，檔案管理者可以將會(huì)議內(nèi)容以視頻的形式記錄下來(lái)，再通過(guò)數(shù)字化設(shè)備將視頻格式進(jìn)行輸出，保存至U盤(pán)中并做好相關(guān)記錄，完成檔案管理的工作內(nèi)容。檔案管理者可依據(jù)不同的內(nèi)容將檔案進(jìn)行分類(lèi)，方便日后的調(diào)查及使用，在學(xué)校舉辦大型運(yùn)動(dòng)會(huì)或是大型晚會(huì)時(shí)，檔案管理者可將其歸類(lèi)到活動(dòng)類(lèi)，大型例會(huì)可歸類(lèi)到會(huì)議類(lèi)，通過(guò)不同分類(lèi)的檔案，檔案管理者建立相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證檔案的完整性及保密性。

（三）提高檔案管理人員信息技術(shù)水平

當(dāng)前的檔案管理人員受傳統(tǒng)管理理念和傳統(tǒng)檔案管理模式的長(zhǎng)期影響，并不具備全面的信息技術(shù)知識(shí)，所以，面對(duì)檔案數(shù)字化的不斷建設(shè)和發(fā)展，必須要提高中學(xué)檔案管理人員的信息技術(shù)水平。一方面，中學(xué)要著重引進(jìn)檔案管理的優(yōu)秀人才，組建一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。并通過(guò)聘請(qǐng)專(zhuān)家和計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平;另一方面，檔案管理人員應(yīng)該突破傳統(tǒng)管理觀念的束縛，轉(zhuǎn)變觀念，充分重視信息技術(shù)在檔案管理工作中的重要作用，并通過(guò)不斷學(xué)習(xí)來(lái)提升自身的信息技術(shù)水平和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，推動(dòng)檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)。如，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能;利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)豐富檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。這樣，在中學(xué)檔案數(shù)字化管理中，通過(guò)提高檔案管理人員信息技術(shù)水平，保障了數(shù)字化信息檔案工作的高效性。

參考文獻(xiàn)

[1] 南哲.淺談當(dāng)今檔案數(shù)字化建設(shè)[J].才智，2016（05）.

[2] 楊潔.淺談如何加強(qiáng)學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（05）.

[3] 張艷波.淺談檔案管理數(shù)字化管理的意義[J].黑河學(xué)刊，2014（04）.

[4] 普瓊.分析中學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（04）.