陳亞琳

【摘要】人事檔案其實就是用來記錄和反饋職工個體情況的一項資料，通常是在人事、勞資等部門進行人事管控活動時建立而成的，是記錄職工個人成長情況的原始記錄，加強人事檔案管理工作有利于提升管理效率，提高管理工作水平。本文針對如何加強人力資源部門人事檔案管理工作進行深入分析和研究，提出一些看法和建議，希望可以給有需人士提供參考。

【關(guān)鍵詞】人力資源部門;人事檔案;管理強化

從人力資源部門的角度出發(fā)，人事檔案管理是一項基礎(chǔ)、重要且繁瑣的工作，其不單單包括了內(nèi)部職工的個人成長情況記錄，更關(guān)系著怎樣使用檔案資料改進人力資源的開發(fā)工作。就貴陽廣播電視臺而言，全臺擁有宣傳事業(yè)和經(jīng)營產(chǎn)業(yè)兩大板塊、新聞綜合頻道、經(jīng)濟生活頻道、法制頻道等眾多電視以及廣播頻道，記者、電視專題片編導(dǎo)、電視播音員、舞美設(shè)計師等上百號職工，怎樣對人力資源進行有效開發(fā)、管理，人事檔案有著重要的影響以及價值，可是由于多方面因素影響，目前在進行實際管理工作時依然存在一些問題，影響了人力資源管理工作的更好發(fā)展。

一、人力資源部門檔案管理存在的問題

（一）人事檔案信息價值不高

檔案的價值高低取決于是否可以給管理人員帶來有效的信息，管理人員的使用需求能否得到滿足，這些檔案資料具備怎樣的價值、是否有使用可能等，如果不能達成這些要素，管理人員的使用需求得不到滿足，這就可以說是一堆沒用的廢紙。想要提升檔案資料的價值，必然要提高檔案信息質(zhì)量，認真、仔細做好基礎(chǔ)的歸納整理工作。但是實際情況卻是，有一些管理人員不夠重視檔案質(zhì)量，導(dǎo)致人事檔案出現(xiàn)了信息不完善、格式不規(guī)范等問題，在一定程度上給人事檔案管理工作增加較大的難度，影響檔案使用效果[1]。

（二）人事檔案無法反映個人特點

人事檔案是對職工個人信息進行了解、考察的基礎(chǔ)依據(jù)，其中記錄的詳細信息對人才利用、開發(fā)有著不可取代的作用，人事檔案的真實性、系統(tǒng)性、有效性，直接關(guān)系著人力資源部門辨別、發(fā)掘、培養(yǎng)人才，有價值的人事檔案能夠讓管理人員在借閱以后，對職工的基本信息、性格特點、工作能力有一定的了解。可是當(dāng)前人事檔案管理普遍存在著內(nèi)容單一、信息不完善的問題，針對職工個人能力的重要信息如特長、綜合素質(zhì)、績效等方面，記錄的內(nèi)容大多是一筆帶過、千篇一律，并不能把其個人特征凸顯出來。特別是對電視臺這類業(yè)務(wù)單位而言，大多數(shù)主持人、記者、編導(dǎo)的檔案并不能把其工作能力、業(yè)務(wù)水平真實且有效的反映出來，管理人員不能借助檔案查閱對其進行確切定位，更遑論使用檔案完成人才選拔，導(dǎo)致人事檔案失去其寶貴價值。

二、加強人力資源部門人事檔案管理工作的有效措施

（一）提升人事檔案開發(fā)意識

人事檔案管理的主導(dǎo)者是檔案管理人員，其發(fā)揮著分配以及指導(dǎo)作用，基于此，就需要單位內(nèi)部重視提高職工的檔案使用意識，讓其深刻認識到建設(shè)人事檔案的最終目的是為了創(chuàng)建科學(xué)、合理的人力資源管理架構(gòu)，進一步完善使用職工信息，促進人才的發(fā)掘、溝通工作。檔案管理專員要形成正確的資源意識，扭轉(zhuǎn)管理和使用理念，增強針對人事檔案資料的開發(fā)、利用意識，第一時間整合、歸納檔案信息，給日常管理工作提供完整、精確的參考信息，進一步提升管理水平以及效率。

（二）確保檔案收集完整性，保障真實有效性

就現(xiàn)階段人事檔案管理工作而言，要保障人才信息收集的完整性，并根據(jù)廣播電視臺的業(yè)務(wù)屬性，重點收錄能夠反映職工工作能力、思想道德等方面的資料，對檔案管理工作的業(yè)務(wù)范疇進行定期考核。在建立人事檔案的過程中，重點關(guān)注檔案質(zhì)量，嚴格遵守檔案管理規(guī)定以及規(guī)范程序完成實際工作。拒收并第一時間改正違背收集標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案，按照相關(guān)的政策制度，認真、仔細開展真實鑒定以及材料篩選工作。在審核重要信息時，可以使用多方材料印證的方式，普通孤證不予確認，確保人事檔案信息的真實性、有效性。其次，還需要結(jié)合自身單位對檔案鑒定的處理權(quán)限，妥善處理好不屬于歸檔內(nèi)容的人事檔案材料。

（三）強化現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施基礎(chǔ)建設(shè)

先進的電子化管理設(shè)施是促進人事檔案管理模式現(xiàn)代化的基礎(chǔ)保障，為了提高人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)水平，就一定要加大對人事檔案管理的經(jīng)費投入力度，為檔案管理部門購買先進的管理設(shè)備，改善、優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，形成一個設(shè)備齊全，且能滿足檔案管理工作現(xiàn)代化要求的管理設(shè)備系統(tǒng)，有了優(yōu)越的環(huán)境基礎(chǔ)和技術(shù)支持，人事檔案管理的工作效率將會大大提高，人事檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)進程的步伐也會加快。

（四）整合檔案信息

人事檔案管理工作涉及眾多內(nèi)容，來源渠道不一，在日常管理時務(wù)必要進行信息的分類管理，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)及時共享資源。針對檔案信息的著錄，進行分類、標(biāo)引、排列。其次，同屬性信息的歸類工作要做好，集中重要的信息資源，提高查閱效率。進一步強化規(guī)范建設(shè)，例如文檔的形成與歸檔、電子檔案信息資源的標(biāo)識、查詢、存檔、共享、上傳等內(nèi)容，確立有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保障人事檔案管理工作的安全性。

（五）提高檔案管理人才的綜合素質(zhì)水平

社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，導(dǎo)致對于高素質(zhì)人才的需求急劇增加，管理人員要重視不斷尋找可以提高內(nèi)部職工綜合素質(zhì)水平的有效措施，使其可以更好適應(yīng)社會發(fā)展變化，人力資源部門人事檔案管理工作也要緊隨時代發(fā)展步伐，不斷做出改革和創(chuàng)新。要對內(nèi)部工作人員進行有針對性的教育培訓(xùn)工作，使其形成良好的競爭意識和創(chuàng)新意識，同時還要不斷提升職工的業(yè)務(wù)水平、職業(yè)道德意識，做到從全方位、多角度提升工作人員的綜合素質(zhì)水平。

三、結(jié)束語

對檔案管理工作進行革新和完善是一必然發(fā)展趨勢，管理人員應(yīng)積極扭轉(zhuǎn)管理觀念，積極使用先進的信息技術(shù)作為輔助，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢，在對管理方式進行創(chuàng)新的同時，進一步推動檔案管理工作的信息化進程，助力企業(yè)取得更好發(fā)展。

參考文獻：

[1]李雪海. 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考[J]. 黑龍江科學(xué)， 2016， 7（13）：140-141.

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[3]黃偉明. 從人力資源管理視角探析干部檔案管理工作[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2019， 307（2）：146+149.

[4]邵永斌. 基于CiteSpace V軟件的人事檔案收集利用研究可視化分析[J]. 辦公自動化， 2019， 24（03）：36-39.