論檔案工作在現(xiàn)代企業(yè)的重要性

龍恒充

摘 要：全球一體化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，導(dǎo)致了企業(yè)面臨了更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。而檔案做為企業(yè)的重要基石部分，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到了基礎(chǔ)支撐的作用。面對(duì)越來(lái)越激烈的競(jìng)爭(zhēng)及對(duì)檔案越來(lái)越多的需求，企業(yè)也對(duì)檔案管理越來(lái)越重視，企業(yè)的文書(shū)檔案、人事檔案、科技檔案及財(cái)務(wù)檔案都作為事件的最直接反映者最真實(shí)的保存了下來(lái)，如何合理的利用這些檔案，并讓檔案為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮重要作用成為了目前很多企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。下面就從幾個(gè)方面淺談檔案工作在企業(yè)發(fā)展的重要性。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè) 檔案工作 重要性

一、檔案工作在日常工作中的重要性

企業(yè)日常事務(wù)千頭萬(wàn)緒，但不論是業(yè)務(wù)往來(lái)，技術(shù)研究、行政管理、財(cái)務(wù)資金、人力資源等，都離不開(kāi)文件收發(fā)、簽章蓋印、財(cái)務(wù)往來(lái)、合同招投標(biāo)、工程施工等這些基礎(chǔ)工作。而這些工作中產(chǎn)生的原始憑證及流程資料就成為了相當(dāng)重要的企業(yè)基礎(chǔ)檔案。特別是直接記錄事件過(guò)程的一系列原始資料，都要完整的歸檔成冊(cè)，保存入庫(kù)。平常工作中，需要翻閱查找各種原始數(shù)據(jù)資料來(lái)支撐現(xiàn)有工作，這就更加體現(xiàn)了檔案的重要性和必然性?，F(xiàn)代企業(yè)制度越來(lái)越規(guī)范，面臨更多嚴(yán)格的審計(jì)和巡察，而檔案就成為了審計(jì)巡察最重要的基礎(chǔ)材料，為審計(jì)巡察提供了一條完整的事物鏈，避免了在企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生腐敗、公器私用等違規(guī)行為，為企業(yè)的合法合規(guī)的經(jīng)營(yíng)提供了很好的佐證材料。

二、檔案工作在法律糾紛中的重要作用

企業(yè)在信息化模式經(jīng)營(yíng)的今天，周遭環(huán)境千變?nèi)f化，難免會(huì)面臨更多的法律糾紛，企業(yè)法律糾紛以經(jīng)濟(jì)債務(wù)糾紛和侵權(quán)糾紛居多，要想維護(hù)好企業(yè)的根本利益，保證企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商標(biāo)權(quán)及商業(yè)機(jī)密等自身權(quán)益，就必須重視在日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)妥善的保存完整的企業(yè)檔案，在起訴應(yīng)訴中才能更好的發(fā)揮檔案的作用。我國(guó)現(xiàn)行的司法理念簡(jiǎn)述之為“告訴制”，即不告不訴（訟），且是“誰(shuí)主張，誰(shuí)舉證”。然對(duì)經(jīng)濟(jì)糾紛而言，從民法審判角度，原被告都可以舉證、質(zhì)證，對(duì)證據(jù)的確認(rèn)，采信，直接關(guān)系到審判的結(jié)果。所以原被告方在審理過(guò)程中，誰(shuí)能完成舉證責(zé)任是最關(guān)鍵的一步。對(duì)原告來(lái)說(shuō)是維權(quán)是重要手段，對(duì)被告來(lái)說(shuō)是有力的抗?fàn)?，?duì)法官來(lái)說(shuō)是尋求公正判決的合理支點(diǎn)，一經(jīng)采信證據(jù)，就會(huì)依據(jù)法判決。所以，想要在經(jīng)濟(jì)運(yùn)作的過(guò)程中減少經(jīng)濟(jì)麻煩和損失，就必須以檔案為基礎(chǔ)證據(jù)，向?qū)Ψ胶戏ê弦?guī)的討回經(jīng)濟(jì)損失，保證企業(yè)正常穩(wěn)定的發(fā)展。

三、檔案在人才建設(shè)中的重要作用

隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，人才已經(jīng)成為了企業(yè)最為核心的競(jìng)爭(zhēng)力。要想企業(yè)在長(zhǎng)期發(fā)展中立于不敗之地，就必須加強(qiáng)人才建設(shè)和儲(chǔ)備。而檔案特別是人事檔案室是正確評(píng)價(jià)和使用人才的依據(jù)，科學(xué)合理的檔案管理可以幫助企業(yè)充分的挖掘人才，為企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展儲(chǔ)備豐厚的后備人才?，F(xiàn)今企業(yè)面臨的環(huán)境更加復(fù)雜，人員流動(dòng)性更大，為了更好的適應(yīng)復(fù)雜多變的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，留住人才，檔案就要肩負(fù)起更多的責(zé)任。不但要科學(xué)合理的利用現(xiàn)有檔案對(duì)企業(yè)內(nèi)部的人員情況進(jìn)行分析，判斷現(xiàn)有人員是否符合企業(yè)目前的發(fā)展并從中選拔出優(yōu)秀人才給予提拔，還要根據(jù)人才的類(lèi)型、能力、技術(shù)等方面的不同，將合適的人才分配到合適的崗位上去，最大的的發(fā)揮人才的潛能和特點(diǎn)。根據(jù)檔案制定出科學(xué)合理的人力資源管理計(jì)劃，未來(lái)幾年需要哪些人才，需要著重于哪方面的人才儲(chǔ)備等。檔案都將成為員工選聘、人才提拔的關(guān)鍵依據(jù)。

四、檔案工作在企業(yè)文化中的重要作用

企業(yè)文化作為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，是全體員工在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中長(zhǎng)期不懈的努力的結(jié)果，是企業(yè)最為寶貴的思想資源，也是企業(yè)的靈魂。

檔案全面記錄和反映了企業(yè)從發(fā)展到壯大的全過(guò)程，完整的呈現(xiàn)了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀、財(cái)務(wù)狀況、人才建設(shè)、科技成果、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要內(nèi)容。它充分呈現(xiàn)了企業(yè)的歷史和現(xiàn)狀，從而為企業(yè)文化的建設(shè)提供了最真實(shí)、可靠的資料。檔案經(jīng)過(guò)規(guī)范的整理后，使企業(yè)文化從無(wú)形轉(zhuǎn)化為有形。檔案真實(shí)呈現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展過(guò)程，其本身就是一部企業(yè)文化的建設(shè)史。因此，要充分認(rèn)識(shí)檔案在企業(yè)文化中的重要作用，為企業(yè)在文化建設(shè)提供豐富史料，讓企業(yè)能更加具有活力，能更有凝聚力及活力的向前發(fā)展。

五、檔案在企業(yè)未來(lái)發(fā)展中的重要作用

“以史為鑒，可以知興衰”。企業(yè)通過(guò)大量的、可靠的、歷史的、現(xiàn)實(shí)的檔案信息加以比較、分析、研究，并綜合其他因素，給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供各種信息支撐，制定出切合實(shí)際的企業(yè)方針和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃。并通過(guò)檔案的利用，有效的提升企業(yè)決策的科學(xué)性，從而規(guī)避決策風(fēng)險(xiǎn)，避免出現(xiàn)決策性事務(wù)，錯(cuò)過(guò)企業(yè)發(fā)展的大好契機(jī)。

綜上所述，檔案是固定資產(chǎn)和一些無(wú)形資產(chǎn)的伴生物，它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展完善。檔案的實(shí)用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來(lái)的，檔案資料只要管理好，利用好，就能產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。所以，我們應(yīng)當(dāng)在日常工作中注意保存各種具有價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同類(lèi)型的資料，并將這些資料有效整理，形成檔案。并充分開(kāi)發(fā)和利用檔案，讓檔案的價(jià)值最大化，讓檔案為企業(yè)的發(fā)展壯大起到無(wú)可取代的推動(dòng)作用。檔案完善，基石牢靠，企業(yè)這座大廈才會(huì)在風(fēng)雨中更加屹立不倒。

參考文獻(xiàn)

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