做好檔案管理工作需要注意的事項(xiàng)

方樂凱

摘 要：隨著我國各項(xiàng)事業(yè)的飛速發(fā)展和改革的不斷深化，檔案管理工作發(fā)揮著越來越重要的作用。為了更好地適應(yīng)新變化，快速提高對檔案的利用率，檔案管理人員需完善自身，不斷提高綜合素質(zhì)和能力。本文簡要介紹了檔案管理的重要性，并結(jié)合實(shí)際重點(diǎn)論述了做好檔案管理工作涉及的幾個方面。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)規(guī)范；重要性

檔案工作，就是檔案業(yè)務(wù)工作，它是檔案室或檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作，是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。隨著科技的進(jìn)步和各項(xiàng)事業(yè)的不斷發(fā)展深化，檔案管理工作發(fā)揮著越來越重要的作用，如何做好檔案管理工作，為各項(xiàng)工作的開展提供可靠的依據(jù)，是檔案管理者必須認(rèn)真思考的課題。

一、檔案管理工作的重要意義

檔案由于其原始記錄性而具有的憑證價值和參考價值，已成為人們查尋信息的來源之一。作為檔案利用服務(wù)的主要對象，無論哪一類信息利用者，都是由于某種需求才產(chǎn)生利用的行為，這就從客觀上要求檔案工作者在提供檔案利用的服務(wù)中，加強(qiáng)對利用者的調(diào)查研究。合理科學(xué)的對檔案進(jìn)行管理，不但可以對企業(yè)或單位的業(yè)績給予衡量，還可以對企業(yè)或單位的管理水平給予衡量。由于檔案中所記錄的內(nèi)容包括著發(fā)展過程的優(yōu)秀成果，因此，檔案可以為日后企業(yè)或單位的發(fā)展提供最完全的準(zhǔn)備資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定發(fā)展方向最好的參考資料。其主要有兩項(xiàng)重要作用：其一，作為考察依據(jù)的作用。作為歷史的鑒證與其它的文獻(xiàn)是不一樣的，檔案具有法律的效應(yīng)。由于檔案所具有的自身特點(diǎn)及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據(jù)，因此，檔案作為真實(shí)憑證而存在。例如：企業(yè)重要文件存檔、手稿、印信等；其二，作為參考的作用。由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒有被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實(shí)事憑據(jù)。

二、檔案工作存在的主要問題

1.檔案安全保管條件不達(dá)標(biāo)。檔案庫房沒有嚴(yán)格按照“八防”（即防潮、防水、防日關(guān)及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物、防盜、防火）的要求進(jìn)行建設(shè)，存在著諸如沒有防盜裝置、未配備消防設(shè)施等問題。同時，個別單位的領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，本單位沒有成立檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和制定完善的檔案保管措施，沒有從檔案管理長遠(yuǎn)規(guī)劃和技術(shù)層面去考慮，缺乏專職的檔案人員，僅有的兼職檔案管理人員又未能全身心地投入到保管保護(hù)檔案工作中去。

2.檔案意識淡薄。檔案及檔案管理工作與國家、社會、個人密切相關(guān)，功在當(dāng)代，利及子孫?！吨腥A人民共和國檔案法》的頒布實(shí)施，表明了我們國家依法治檔的決心。但很多人甚至國家機(jī)關(guān)工作人員時至今日對檔案和檔案管理工作的內(nèi)容還不甚了解，部分人員不關(guān)注檔案，認(rèn)為檔案及檔案管理工作是檔案部門的事，與自己的工作和生活距離較遠(yuǎn)，部分機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)人不重視檔案及檔案管理工作，任由檔案管理人員（部分是兼職）擺布其單位的檔案資料，并存在檔案收集不全不齊的問題，導(dǎo)致一些重要的檔案遺失或損毀。

3.檔案資源共享度不高。檔案信息資源是國家基本信息資源的重要組成部分，然而各級各類檔案室（館）檔案資源數(shù)字化、信息化工作量大，加之缺乏專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致存量檔案在信息化工作中舉步維艱。

三、檔案管理工作方法研究

1.推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。其根本目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化。要建立“以本單位為主”的立卷歸檔工作，這需要我們在實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，注意解決三個方面問題，即：要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性；明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工；在堅持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。

2.爭取政策保障，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。常言道：“工欲善其事，必先利其器”。沒有計算機(jī)或是有了計算機(jī)而沒有進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，檔案現(xiàn)代化管理只能是一句空話。隨著檔案信息量的劇增，人們需要采用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，尤其是使用多媒體技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤存儲，同時檔案室的綜合建設(shè)，除了上級的專項(xiàng)資金外，還需要地方政府的匹配資金，這些都需要給予政策、資金方面的保障。這就需要我們及時跟屬地黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行詳細(xì)匯報，讓領(lǐng)導(dǎo)在第一時間內(nèi)知道檔案工作的開展情況、存在問題和發(fā)展規(guī)劃，引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。

3.建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享的現(xiàn)代化管理。檔案現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、查詢管理、安全措施等一系列硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各單位日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、高速掃描儀集中掃描和光盤雙備份的解決方案。此外，還應(yīng)將電子檔案管理類別細(xì)分為操作管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內(nèi)目錄管理等，從而從機(jī)制上提高機(jī)關(guān)信息共享能力。

4.提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案工作者既然是信息工作者，那么就要具備一定的信息能力，這才能適應(yīng)信息資源管理工作的需要。為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)信息資源檔案管理工作的需要，就必須要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動性、創(chuàng)造性，體現(xiàn)檔案管理人員的信息收集和管理的能力，即：觀察能力和分析、綜合能力，能夠從紛繁復(fù)雜的表象中發(fā)掘有價值的信息，能夠透過現(xiàn)象看本質(zhì)，從檔案信息資源中發(fā)掘出闡明問題、建議合理、帶有參考和指導(dǎo)意義的信息；調(diào)查研究能力，這樣才能全面了解和掌握社會需要，進(jìn)而滿足社會和人們不斷增長的信息要求；組織和協(xié)調(diào)能力，能夠在工作網(wǎng)絡(luò)中建立起互相理解、相互支持、協(xié)作、配合的關(guān)系。

結(jié)語

檔案管理工作只有與時俱進(jìn)，科學(xué)地解決好當(dāng)前檔案管理工作中普遍存在的問題，加大投入，才能使檔案和檔案管理工作為同步建設(shè)小康社會服務(wù)，為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

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