金燕玲 趙媛
【摘要】目的 應(yīng)用PDCA循環(huán)法,結(jié)合醫(yī)院OA系統(tǒng)及微信群提高出院病案的及時歸檔率。方法 通過應(yīng)用PDCA循環(huán)法結(jié)合OA系統(tǒng)平臺公示、微信群提醒功能,在病案回收流程、制度及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面改進病案回收管理,提高病案回收率。結(jié)果 自2017年從患者出院7日(工作日)回收率達100%,三日(工作日)回收率達90%以上。2016年應(yīng)用PDCA循環(huán)方法后,通過OA系統(tǒng)的公示、微信群的提醒,患者出院3日病案歸檔率由2016年的85.18%上升至2017年的94.89%,7日歸檔率穩(wěn)定在100%,回收率均比2016年有顯著的提高,差異有統(tǒng)計學意義(P<0.05),達到了預(yù)期效果。結(jié)論 PDCA循環(huán)法和OA系統(tǒng)平臺和微信群的利用,使病案歸檔率達到三級醫(yī)院評審:病案3日歸檔率≥90%的B條款,病案7日歸檔率100%的A條款,病案管理得到了加強,提高了病案回收率和回收質(zhì)量。
【關(guān)鍵詞】PDCA循環(huán);OA系統(tǒng);微信;病案回收率
【中圖分類號】R194 【文獻標識碼】A 【文章編號】ISSN.2095-6681.2019.19..02
住院病案是住院患者的醫(yī)療檔案,具有醫(yī)療、教學、科研、法律、保險、社會保障等方面的重要價值。所以,住院病案的管理工作至關(guān)重要,而病案及時回收歸檔作為病案管理中最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié),不僅是評價臨床醫(yī)生業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)的重要指標之一,其效率直接反應(yīng)了醫(yī)院的基礎(chǔ)醫(yī)療質(zhì)量和管理水平[1]。因此,設(shè)法提高病案完整、規(guī)范、科學有序的保存歸檔,就必須對病案回收工作流程中的每一個環(huán)節(jié),實施規(guī)范化管理[2]。PDCA循環(huán)是一種科學有序的管理形式,由美國質(zhì)量管理專家戴明博士提出的,又稱戴明循環(huán),此方法作為全面質(zhì)量管理的科學程序。
1 資料來源與方法
1.1 一般資料
根據(jù)內(nèi)蒙古自治區(qū)三級綜合醫(yī)院評審標準實施細則(2012版)中,對于病案歸檔的時間有著明確要求,C條款和B條款分別為7個工作日和3個工作日內(nèi)歸檔率應(yīng)達到90%以上,A條款則為在7個工作日的歸檔率為100%的基礎(chǔ)上。統(tǒng)計某院2017年全年出院患者的病案歸檔記錄。
1.2 PDCA循環(huán)管理方法
1.2.1 計劃階段(plan)
(1)發(fā)現(xiàn)問題:PDCA強調(diào)的是對現(xiàn)狀的把握和發(fā)現(xiàn)問題的意識、能力,發(fā)現(xiàn)問題是解決問題的第一步,是分析問題的條件。(2)成立病案管理質(zhì)量持續(xù)改進小組(CQI小組):病案科主任為組長,兩名回收審核病歷科員、一名統(tǒng)計為小組成員,明確崗位職責,對歸檔病歷進行檢查。(3)延遲歸檔原因分析:通過病案歸檔率調(diào)研和頭腦風暴,發(fā)現(xiàn)醫(yī)生對病案重視不足,醫(yī)生重臨床,輕病案書寫,未在規(guī)定時間內(nèi)完成各項病歷記錄的書寫工作;病理報告單、某些外送化驗單未歸入病歷;科主任對病案的重視不足,科主任行政及業(yè)務(wù)工作較多,不能及時審簽病案;平均住院日的縮短,床位周轉(zhuǎn)快,手術(shù)多,醫(yī)生少,造成病歷不能按時完成。(4)采取整改措施:組織科室相關(guān)人員學習病案管理的重要性,細化回收管理流程,嚴格執(zhí)行病案回收制度,借助電子病歷系統(tǒng),切實抓好病案及時回收的管理工作,提高病案回收率。
1.2.2 執(zhí)行階段
由病案質(zhì)量委員會主任負責對病案回收質(zhì)量監(jiān)控,具體開展以下工作:(1) 加強對醫(yī)護人員有關(guān)病歷法律法規(guī)的培訓,使醫(yī)護人員充分認識到病案的法律性、真實性、時效性、完整性、責任性和主體性。(2)制定病案回收管理制度、延遲歸檔考核扣罰標準。(3)針對病案回收中存在的問題,并對影響病案回收率的因素進行歸納、匯總和分析,及時制定改進方法,不斷落實、反饋。
1.2.3 檢查階段
首先,科室內(nèi)質(zhì)控員負責每日出院病歷的提交情況,對延期歸檔病歷及時與病案科回收院做好溝通,其次,病案科每天打印將要回收病歷的清單,督促科室質(zhì)控員及時交病歷,對未按時歸檔的病案,反饋給科室,執(zhí)行扣罰機制。
1.2.4 處理階段
每月召開病案質(zhì)量分析會,以PPT形式將上月病案歸檔和回收質(zhì)量進行排名,對發(fā)現(xiàn)的問題及需要改進的方面在分析會上通報并以O(shè)A的形式發(fā)到科主任郵箱[3]。對歸檔率低的科室進行重點約談,落實考核制度,與當月績效掛鉤。同時,分析會后,質(zhì)控科將病案歸檔和回收質(zhì)量存在的共性問題再以簡報的形式下發(fā)科室,使院領(lǐng)導、科主任和科室質(zhì)控員及時了解每月終末病案的回收情況,進行整改,病案科持續(xù)追蹤。
1.3 統(tǒng)計學方法
采用SPSS 19.0統(tǒng)計分析軟件進行數(shù)據(jù)分析。計量資料采用均數(shù)正負標準差表示,兩組間比較采用獨立樣本t檢驗,以P<0.05為差異有統(tǒng)計學意義。
2 結(jié) 果
自2016年1月開始計劃采用PDCA管理方法應(yīng)用于病案歸檔。由表1看出,實施PDCA方法后,2017年7日、3日病案歸檔率均比2016年有顯著提高,差異有統(tǒng)計學意義(P<0.05)。同時,已歸檔病案的重大缺陷及漏簽字情況明顯有所減少,歸檔病案的質(zhì)量也有很大提高。見表1。
3 討 論
3.1 應(yīng)用PDCA步驟
健全病案回收管理制度,優(yōu)化回收流程,各項制度經(jīng)醫(yī)院病案質(zhì)量委員會研究決定后,形成院級文件下發(fā)到各臨床科室,認真執(zhí)行,明確其工作職責及責任。
3.2 加強法律法規(guī)培訓
強化法律意識,尤其是新的法規(guī),如2018年10月1日國務(wù)院頒布的《醫(yī)療糾紛預(yù)防和處理條例》中有關(guān)病歷條款的關(guān)鍵點,提高醫(yī)務(wù)人員的法律意識及對病案重要性的認識。
3.3 增強質(zhì)控意識,注重時限質(zhì)控
病歷時限性是指完成病歷書寫內(nèi)容所規(guī)定的時間范圍。通過加強書寫過程中的時限控制,從而督促醫(yī)護人員養(yǎng)成及時書寫、及時完成、及時提交的工作作風[4]。
3.4 制定病案回收反饋體系
加強考核力度,病案科對內(nèi)外科病案回收有專人負責,落實“普通病案3日歸檔,死亡病案7日歸檔”制度。病案科回收人員每天通過病案歸檔系統(tǒng)打印需到日歸檔的病案清單,到臨床科室核收歸檔病案并做好簽字蓋章。同時,將電子病歷系統(tǒng)中的患者出院時間統(tǒng)計,根據(jù)每日各臨床科室病案的回收情況,制成表格(含7日、3日)對未按時歸檔的病案,涉及的科室和個人利用OA系統(tǒng)公示、微信群提醒反饋到科室及個人,將病案回收率列入每月的平衡計分卡考核內(nèi)容,加強對病案回收的重視。
3.5 效果評價與持續(xù)改進
應(yīng)用PDCA管理方法結(jié)合醫(yī)院OA系統(tǒng)平臺及微信群提醒,不僅能使部門領(lǐng)導對每天病案歸檔情況一目了然,而且也提高了各臨床科室的工作效率和醫(yī)院的精細化管理水平,體現(xiàn)了病案回收工作的持續(xù)改進。雖然醫(yī)院總體歸檔率達標,但仍有個別科室的三日歸檔滯后,針對這些科室病案遲歸的原因再進行分析、歸納、總結(jié),對新出現(xiàn)的問題,將進入下一輪PDCA循環(huán)持續(xù)改進。
綜上所述,歸檔不僅是醫(yī)院復(fù)評審的要求,更為重要的是其提醒著醫(yī)護人員完成病案書寫的態(tài)度和效率。歸檔的及時性、完整性是病案科工作的重點和難點。PDCA循環(huán)法結(jié)合醫(yī)院OA系統(tǒng)平臺及微信群在病案回收管理中的應(yīng)用成功,證明此次質(zhì)量持續(xù)改進可明顯提高住院病案回收率,促進病案回收質(zhì)量的提高。
參考文獻
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[2] 趙正慧,李 兵,梁瑞文,等.PDCA在病案管理流程中的應(yīng)用[J].中國病案,2017,18(5):4-5.
[3] 尤秀芝,趙 芹,何 萍.短信平臺在病案歸檔管理中的應(yīng)用[J].中國病案,2015,16(9):4-5.
[4] 譚藝玲,彭三玲,楊梅芳,等.追蹤方法學在病案管理工作質(zhì)量持續(xù)改進中的應(yīng)用[J].中國病案,2016,16(8):14-16.
本文編輯:趙小龍