淺析現(xiàn)代檔案管理的先進(jìn)性和必然性

鐘智

摘 要：21世紀(jì)是一個(gè)信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息技術(shù)的飛速發(fā)展與應(yīng)用的時(shí)代，不僅深刻地影響著人類(lèi)的生活方式和工作方式，也影響著現(xiàn)代檔案管理的方式，而且深刻地改變?nèi)祟?lèi)的知識(shí)和信息交流，信息化和知識(shí)管理已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的一個(gè)重要發(fā)展趨勢(shì)。企業(yè)檔案管理是知識(shí)管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)，信息化是檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。故本文將就現(xiàn)代檔案管理的先進(jìn)性和必然性做出論述。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代檔案管理;信息化;知識(shí)管理

一、前言

信息化、知識(shí)管理已經(jīng)成為21世紀(jì)現(xiàn)代檔案管理的一個(gè)重要舉措和重要內(nèi)容。檔案管理是知識(shí)管理系統(tǒng)的重要基礎(chǔ)。然而，許多單位各種檔案均處于手工原始管理，甚至分類(lèi)不科學(xué)，標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，收集歸檔不及時(shí)，歸檔混亂，查找困難，丟失等等，在現(xiàn)代化檔案管理工作方面急需導(dǎo)入信息化管理與知識(shí)管理新思維，新原理，通過(guò)對(duì)檔案管理觀(guān)念創(chuàng)新和信息化檔案管理的工具方法論、流程和操作實(shí)務(wù)的全面學(xué)習(xí)，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化和職業(yè)化素養(yǎng)和檔案管理工作效能，為人事工作檔案建立信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的全面檔案管理系統(tǒng)打造基礎(chǔ)。

二、關(guān)于現(xiàn)代檔案管理的先進(jìn)性和必然性的分析

如果一個(gè)相關(guān)的單位想要提升檔案管理的工作效率，并且為其他部門(mén)的工作提供一定的支持，就必須要完善和提升檔案管理體系，就必須針對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化做出改革提升[1]。

系統(tǒng)學(xué)習(xí)掌握基于信息化和知識(shí)管理的檔案管理系統(tǒng)的研修實(shí)務(wù)，學(xué)習(xí)掌握知識(shí)管理與檔案信息化原理，建立信息化的知識(shí)與檔案管理的新思維;提高對(duì)現(xiàn)代檔案管理的重要性和創(chuàng)新意義的認(rèn)知，全面掌握檔案管理信息化管理的科學(xué)規(guī)劃和信息化檔案管理職能設(shè)計(jì)、落實(shí)的科學(xué)方法，建立高效管理和與時(shí)俱進(jìn)的基礎(chǔ);掌握基于信息化的檔案管理科學(xué)分類(lèi)方法、精益細(xì)操作流程與實(shí)務(wù)，提高企業(yè)檔案的信息化規(guī)范和系統(tǒng)化水平和規(guī)范應(yīng)用基礎(chǔ);掌握人事檔案的識(shí)別、收集、標(biāo)識(shí)、分類(lèi)、立卷、歸檔、應(yīng)用、鑒別和銷(xiāo)毀、總結(jié)改進(jìn)的全流程和全國(guó)的規(guī)范方法，提高人事檔案管理的規(guī)范水平和管理效率;掌握檔案的保護(hù)、查閱、使用等操作標(biāo)準(zhǔn)和技巧，提升檔案調(diào)閱查找準(zhǔn)確度和速度與應(yīng)用效率;為相關(guān)單位建立規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的檔案管理系統(tǒng)，建立相關(guān)知識(shí)管理暨信息化檔案管理體系[2]。

（一）現(xiàn)代檔案管理存在的問(wèn)題及危害

檔案管理分為很多個(gè)種類(lèi)，不同的單位有不同的專(zhuān)業(yè)性的檔案管理，比如說(shuō)人事檔案管理、醫(yī)院病歷檔案管理、財(cái)務(wù)檔案管理等等。以人事檔案為例，很多人都認(rèn)為人事檔案很神秘，因?yàn)樗巧婷芪募?，按照?guī)定，本人是不能查閱本人及直系親屬檔案的，人們少有機(jī)會(huì)接觸到它。當(dāng)然，如果不是檔案從業(yè)者，也難有機(jī)會(huì)查看其他人的檔案，故人事檔案的管理就具有非常強(qiáng)必要性。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在各個(gè)工作單位的檔案一般都會(huì)錄入電腦系統(tǒng)，但是仍然存在一些資料是純?nèi)斯さ挠涗洷４婀芾淼模瑳](méi)有建立一定的管理體系沒(méi)有將這些資料進(jìn)行信息化的處理。那么就意味著這些資料不易被備份，并且經(jīng)不住時(shí)間的考驗(yàn)。并且也不方便以后的查找，在很大程度上降低了相關(guān)工作的效率。在一些錄入電腦系統(tǒng)的信息檔案管理上也存在一些問(wèn)題，很多的信息被重復(fù)錄入，甚至是沒(méi)有被歸類(lèi)整理，沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)化、知識(shí)化的管理。依然存在，查找困難相關(guān)性不足，工作效率也沒(méi)有被提高。

特別的在人事檔案管理方面討論，如果人事檔案如果人事檔案不能夠好好的管理，收檔不及時(shí)歸檔混亂丟失等情況出現(xiàn)，就會(huì)帶來(lái)一系列的問(wèn)題[3]。比如說(shuō)，畢業(yè)生檔案。畢業(yè)生檔案是學(xué)生畢業(yè)前家庭情況、學(xué)習(xí)成績(jī)、政治思想表現(xiàn)、身體狀況的文字記載材料，是用人單位選拔、聘用畢業(yè)生的重要依據(jù)。在校時(shí)叫學(xué)籍檔案，畢業(yè)后叫人事檔案。它是個(gè)人經(jīng)歷的記錄，也是人事管理和服務(wù)的依據(jù)。檔案里主要有高校畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)單、在校期間的一切獎(jiǎng)懲材料、入團(tuán)入黨志愿書(shū)、畢業(yè)離校前的體檢表以及畢業(yè)生報(bào)到通知書(shū)等材料。如果一個(gè)畢業(yè)生的人事檔案丟失的話(huà)，那將會(huì)影響轉(zhuǎn)正定級(jí)，獲取干部身份、考研、考公務(wù)員過(guò)政審關(guān)、評(píng)職稱(chēng)、考資格證、辦理準(zhǔn)生證、出國(guó)審查過(guò)政審關(guān)、計(jì)算工齡、辦理居住在、進(jìn)國(guó)企、事業(yè)單位工作、住房補(bǔ)貼發(fā)放、入團(tuán)、入黨等一系列的事情，簡(jiǎn)而言之，就是這個(gè)丟失檔案的畢業(yè)生在畢業(yè)后的工作、學(xué)習(xí)、政治生活等方面都將沒(méi)有保障。

那么根據(jù)以上的論述，現(xiàn)代的檔案管理要進(jìn)行先進(jìn)性改革是十分必要的。

（二）現(xiàn)代檔案管理先進(jìn)性的解釋

我們都知道，文書(shū)工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書(shū)過(guò)程的好、壞直接著檔案的內(nèi)在質(zhì)量[4]。為新下的工作需求，把每天收到的文件用計(jì)算機(jī)登記，批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱和催辦。若傳閱文件未返回，催辦程序會(huì)發(fā)出信息，提醒承辦人閱文，并對(duì)完畢的文件隨時(shí)預(yù)立卷整理，以以往檔案人員年終整理檔案工作量大的。發(fā)文過(guò)程也可網(wǎng)絡(luò)，由擬稿人將稿件輸入計(jì)算機(jī)—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔原來(lái)需要幾小時(shí)、幾天、幾十天辦完的事情，現(xiàn)在幾分鐘、幾鐘、幾小時(shí)就可以，大大了文書(shū)的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。

比如針對(duì)人事檔案管理，迅速地人事檔案信息尤為重要，人事檔案的特點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，和人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，從實(shí)體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，人事檔案的管理，把日常工作中遇到的問(wèn)題分門(mén)別類(lèi)，查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表、系統(tǒng)等多種功能的管理。再有針對(duì)熱熱。人事部門(mén)及相關(guān)單位的現(xiàn)代檔案管理，檔案知識(shí)的結(jié)晶和的信息資源越來(lái)越被人們所和。對(duì)在工作中的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)在各個(gè)環(huán)節(jié)中自然和產(chǎn)生的知識(shí)、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來(lái)，檔案，并網(wǎng)絡(luò)傳遞來(lái)知識(shí)交流，共享知識(shí)，將隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，最大限度地檔案信息隱性知識(shí)的價(jià)值。類(lèi)比與圖書(shū)館檔案管理，對(duì)圖書(shū)檔案的再整合，為讀者更快捷、更有價(jià)值的信息[5]。

（三）現(xiàn)代檔案管理先進(jìn)性方法手段

行進(jìn)性的檔案管理幾個(gè)步驟方法：

第一點(diǎn)，檔案載體多樣化。檔案在網(wǎng)絡(luò)化管理中的多樣化，現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展和辦公自動(dòng)化的普及，檔案以文字的，而且更多的是以人們?cè)谵k理公務(wù)和事物或交流信息過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件檔案，如文本、圖像、聲音或影像等，檔案管理工作主要計(jì)算機(jī)來(lái)做，解放了人力。

第二點(diǎn)，檔案收集的信息化。收集是檔案管理工作的起點(diǎn)和開(kāi)端，是整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ)，在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，要特別的注意收集檔案的全面性和真實(shí)性，并妥善整理成電子信息，根據(jù)“信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)”，它可以施行前端控制，邏輯收集歸檔是實(shí)時(shí)的;在檔案正式和收到的，都可以網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳輸，為檔案收集工作開(kāi)辟了一條新途徑;網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，采集站點(diǎn)的數(shù)據(jù)信息，節(jié)約了，而且在盡大的范圍內(nèi)了檔案的內(nèi)容。

第三點(diǎn)，檔案服務(wù)多樣化。檔案內(nèi)容及載體的、檔案信息量的驟增、檔案信息服務(wù)的等，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)已不新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展[6]。檔案信息資源社會(huì)信息資源一的地位和作用越來(lái)越顯露?；ヂ?lián)網(wǎng)的了信息資源的共享，計(jì)算機(jī)管理服務(wù)、光盤(pán)存貯服務(wù)、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、公共信息網(wǎng)服務(wù)及視聽(tīng)傳播服務(wù)，服務(wù)可多途徑地獲取檔案信息，節(jié)省了大量的人力物力。

第四點(diǎn)，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)化。工作的變革給人事檔案管理人員帶來(lái)了前所未挑戰(zhàn)，僅是對(duì)知識(shí)和技能要求的，更的是觀(guān)念上的更新。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求檔案人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，的管理學(xué)理論和的管理經(jīng)驗(yàn)。工作的特殊性，檔案管理人員是檔案信息的擁有者，著珍貴的信息資源，并且承擔(dān)著信息資源開(kāi)發(fā)、加工和的任務(wù)。其日常的工作已越來(lái)越依賴(lài)于自動(dòng)化的人事檔案系統(tǒng)，檔案工作不再是滯后、被動(dòng)的，而關(guān)系的，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，全新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的檔案工作，檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)，培養(yǎng)信息能力和開(kāi)發(fā)能力。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用著傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求檔案人員在收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作[7]?，F(xiàn)代化人事檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，還要具備的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及運(yùn)用操作能力。而醫(yī)院現(xiàn)檔案專(zhuān)業(yè)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)較為單一，是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力較低，知識(shí)面較窄，檔案專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)顯得了。學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，才能計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)發(fā)展的需要，才能檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，這當(dāng)今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展解決的問(wèn)題。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通過(guò)各種控制措施保證檔案的準(zhǔn)確、系統(tǒng)和完整，合理化、信息化、規(guī)范化、科學(xué)化的現(xiàn)代檔案管理工作，能夠避免在工作中遇到的很多問(wèn)題，尤其在人事檔案方面，能夠?yàn)楣ぷ髡咛峁┖芏嗟谋Ｕ?。因此現(xiàn)代人事檔案管理是必要的且必須具有先進(jìn)性。

參考文獻(xiàn)

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（作者單位：臨高縣人力資源和社會(huì)保障局）