芻議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

王鳳

摘要：伴隨著科技的進步，時代的發(fā)展，人們對信息的需求量與日俱增。事業(yè)單位屬于政府出資設(shè)立的，在科技、教育、文化、衛(wèi)生等方面為人民服務(wù)的組織或機構(gòu)。當(dāng)前信息化時代的背景下，我國對事業(yè)單位的檔案管理制度進行了改革，嘗試運用先進和科學(xué)的方法進行檔案管理，促使檔案管理不僅僅停留在以往工作量大而繁瑣的層面上。然而，事業(yè)單位檔案管理仍然面臨著制度、設(shè)備和人力方面的困難。為了提高事業(yè)單位的檔案管理水平，本文首先分析了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，接著根據(jù)現(xiàn)狀提出事業(yè)單位檔案管理的幾點對策。本文的寫作目的在于規(guī)范事業(yè)單位檔案管理，最終實現(xiàn)事業(yè)單位更高效地為人民服務(wù)的宗旨。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀;對策

事業(yè)單位由于為社會大眾辦事，它的工作內(nèi)容和性質(zhì)導(dǎo)致了資料的冗雜，為了方便辦事人今后查閱往來資料，每一道辦事手續(xù)和工作流程都需要經(jīng)過詳細的記錄。建立檔案則是留存這些重要流程信息最好的方法。另外，事業(yè)單位工作人員的個人詳細資料也屬于檔案管理的一部分，管理不善將會導(dǎo)致人員資料的丟失、個人隱私和重要數(shù)據(jù)的泄露。因此，做好檔案管理這項重要的工作，需要國家相關(guān)政策、事業(yè)單位檔案管理人員、事業(yè)單位辦事涉及到企業(yè)等多方面的共同重視和配合。

1事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理制度不健全

檔案管理在事業(yè)單位的眾多管理事項中處于一個時常被忽略的地位，正規(guī)的檔案管理制度應(yīng)該分為歸檔制度、預(yù)立卷制度、統(tǒng)計制度、保管制度、借閱利用制度、保密制度、鑒定銷毀制度、獎懲制度。目前事業(yè)單位的檔案管理制度不夠完善，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層忽略檔案制度的設(shè)立和執(zhí)行，事業(yè)單位的管理應(yīng)該從制度入手，進一步推廣管理體系，安排專業(yè)人員專人專職負責(zé)檔案管理。建立完善的檔案管理制度是首要條件。

1.2檔案管理人員缺乏培訓(xùn)

檔案管理工作繁瑣、程序多、枯燥、重復(fù)性強，再加上事業(yè)單位管理層人員對檔案管理工作不夠重視，覺得檔案管理就是簡單的處理人員和往來事務(wù)性資料，只需要足夠的細心和耐心，具備一個積極的工作態(tài)度就能做好檔案管理工作，沒必要在檔案管理工作上浪費單位的人力和時間。這種觀念致使事業(yè)單位管理人員不安排專職員工來實施檔案管理，有時候公司甚至因為人手緊張，讓其他崗位的員工兼職處理檔案管理工作。這種不合理的制度和現(xiàn)象導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案越積越多，最后發(fā)展到無人問津的地步，事業(yè)單位員工們在今后需要查檔時找不出完整的資料，耽誤辦事。

1.3檔案管理方法缺乏改進

我們即使處在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達的科技時代，很多事業(yè)單位仍然采用最原始的手寫登記表歸檔資料等方式處理檔案。這樣在很大程度上降低了檔案管理的效率，事業(yè)單位管理層人員思考如何改善檔案管理方法勢在必行。事業(yè)單位可以緊跟時代步伐，利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，開發(fā)專業(yè)的檔案管理軟件，檔案管理人員可以線上一步步錄入并提交歸檔、借用等流程，真正實現(xiàn)檔案管理的無紙化。

1.4 檔案存儲空間有限，設(shè)備陳舊

事業(yè)單位業(yè)務(wù)量大，紙質(zhì)資料多，紙質(zhì)資料的存檔需要事業(yè)單位提供足夠的存儲空間，這就對事業(yè)單位的辦公面積提出了較高的要求。部分事業(yè)單位的檔案室存儲空間小，紙質(zhì)資料堆放雜亂無章。在歸檔時，檔案管理人員需要用到掃描儀、復(fù)印機等設(shè)備，然而這些陳舊的設(shè)備由于長期使用，無人負責(zé)更新，會出現(xiàn)類似掃描圖像分辨率低等現(xiàn)象。傳統(tǒng)的檔案管理設(shè)備很難滿足現(xiàn)今大批量資料錄入的需求，檔案管理投入的體力勞動量大，歸檔和查閱的效率低。

2 事業(yè)單位檔案管理的對策

2.1 加強檔案管理人員專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)

檔案管理作為企業(yè)管理的一個重要組成部分，影響著企業(yè)管理的規(guī)范化。向檔案管理人員宣傳和強調(diào)檔案管理的重要性，提高檔案管理人員的管理意識，組織專業(yè)檔案管理人員進行培訓(xùn)是規(guī)范檔案管理的第一步。培訓(xùn)項目包括企業(yè)檔案管理培訓(xùn)、人事檔案管理培訓(xùn)、辦公室檔案管理培訓(xùn)，培訓(xùn)講師應(yīng)該向檔案管理人員明確檔案的分類方法、整理方法、管理要素。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理專業(yè)軟件的操作方法，歸檔、查閱等流程。檔案管理屬于企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性工作，管理好檔案有助于企業(yè)辦事效率的提高。

2.2 建立檔案保管中心，開發(fā)檔案管理相關(guān)系統(tǒng)

事業(yè)單位有大批量的檔案，建立標(biāo)準(zhǔn)的文檔存儲保管庫房，將員工檔案和工作流程中形成的紙質(zhì)資料等按區(qū)域整齊擺放很有必要。同時，事業(yè)單位應(yīng)聘請專業(yè)軟件技術(shù)人員開發(fā)先進的檔案管理系統(tǒng)，為檔案提供整理編目、數(shù)據(jù)掃描加工、文件整理與格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫開發(fā)等服務(wù)，實現(xiàn)文檔的電子、實物和現(xiàn)場的快速調(diào)閱。另外，對于要銷毀的軟件也應(yīng)該配備碎紙機，提供有安全、專業(yè)的銷毀服務(wù)。事業(yè)單位還應(yīng)該配備設(shè)施完備的文檔運輸車隊，專門把各種票據(jù)憑證及其他文件檔案運輸?shù)接行枰牡胤健?/p>

2.3 創(chuàng)新檔案管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理方式繁瑣死板，無法提高工作效率，檔案管理方式的改革應(yīng)該先從改變管理理念入手，讓事業(yè)單位走在科技化管理的前沿。我們身處科技飛速發(fā)展的時代，信息是第一資源，檔案管理的價值在于存儲并隨時提供有效信息。事業(yè)單位檔案管理還應(yīng)該借助網(wǎng)絡(luò)資源，傳播檔案管理的重要性，帶動身邊公眾樹立保管檔案意識。在對檔案管理人員的職業(yè)約束上可以建立獎懲制度，提高管理型人才的薪酬，選拔出檔案管理軟件運用能力強的員工，鼓勵他們帶動身邊同事們共同學(xué)習(xí)電子化檔案管理系統(tǒng)。

3 結(jié)語

檔案管理在人們的日常生活中處于一個被忽視的角色，人們平日里感受不到它的存在，然而一旦涉及到比如考公務(wù)員、評職稱、換工作等事項，檔案的重要性便一下子凸顯了出來。尤其對于事業(yè)單位，留存員工學(xué)習(xí)和就業(yè)的履歷、記錄辦事流程顯得特別重要。事業(yè)單位如果想在檔案管理方面進行改革，讓檔案管理工作更加高效，就應(yīng)該針對檔案管理制度不健全、檔案管理人員缺乏培訓(xùn)、檔案管理方法不夠妥當(dāng)、檔案存儲空間有限、設(shè)備陳舊的現(xiàn)狀進行改進。更新檔案管理系統(tǒng)，不斷創(chuàng)新檔案管理辦法，用新的管理方法和管理思路助力事業(yè)單位檔案管理走上新的臺階。

參考文獻：

[1]張新立.淺議事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].決策探索（下），2019（05）：68-69.

[2]劉兆麗.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新探索[J].科技風(fēng)，2019（13）：221.

[3]崔英姬.新形勢下加強事業(yè)單位人事檔案管理的有效措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（10）：172.