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      基于內(nèi)部控制的臨床藥物試驗經(jīng)費管理研究

      2019-10-22 13:12:57趙娟壽紀(jì)霞李瑞華
      財經(jīng)界·上旬刊 2019年10期
      關(guān)鍵詞:經(jīng)費管理內(nèi)部控制

      趙娟壽 紀(jì)霞 李瑞華

      摘要:目的:為加強藥物臨床試驗經(jīng)費管理內(nèi)部控制。方法:通過建立藥物臨床試驗內(nèi)部控制線路圖,對Z公立醫(yī)院進(jìn)行內(nèi)部控制測試。結(jié)果:藥物臨床試驗內(nèi)部控制存在制度規(guī)定、經(jīng)費收支核算風(fēng)險、往來款項管理風(fēng)險、信息溝通傳遞不暢。結(jié)論:基于內(nèi)部控制視角,結(jié)合業(yè)財融合觀點,提出強化藥物臨床試驗經(jīng)費管理內(nèi)部控制措施。

      關(guān)鍵詞:藥物臨床試驗 ?經(jīng)費管理 ?GCP項目 ?內(nèi)部控制

      一、Z醫(yī)院藥物臨床試驗經(jīng)費管理內(nèi)部控制現(xiàn)狀

      Z醫(yī)院藥物臨床試驗機構(gòu)獲國家食品藥品監(jiān)督管理總局頒發(fā)的機構(gòu)資格認(rèn)定證書,擁有12個臨床專業(yè)資格認(rèn)定,主要承擔(dān)新藥上市前Ⅱ、Ⅲ期臨床試驗,以及上市后Ⅳ期臨床試驗,同時也承接醫(yī)療器械、體外診斷試劑上市前臨床試驗。為確保藥物臨床試驗經(jīng)費管理規(guī)范化,Z醫(yī)院藥物臨床試驗經(jīng)費管理采取以下措施進(jìn)行規(guī)范管理。

      第一,在制度管理方面:Z醫(yī)院制定《藥物臨床試驗經(jīng)費管理制度(試行)》,是否符合經(jīng)費管理需要需進(jìn)一步考量。

      第二,在部門設(shè)置方面:Z醫(yī)院成立藥物臨床試驗機構(gòu)辦公室,作為二級機構(gòu)由藥學(xué)部管理,在崗位設(shè)置方面,藥物臨床試驗機構(gòu)辦公室有專管員(以下簡稱專管員)負(fù)責(zé)藥物臨床試驗經(jīng)費管理;財務(wù)部無藥物臨床試驗經(jīng)費管理部門會計。

      第三,Z醫(yī)院在藥物臨床試驗項目開展過程中,未使用專門信息化軟件,由項目管理及經(jīng)費管理專管員通過excel表格形式對項目開展情況及經(jīng)費收支進(jìn)行臺賬登記管理。

      第四,Z醫(yī)院藥物臨床試驗經(jīng)費開支執(zhí)行醫(yī)院正常報銷審批程序,藥物臨床試驗經(jīng)費進(jìn)賬由出納將進(jìn)賬單交由記賬人員記賬,記賬人員根據(jù)進(jìn)賬單記載備注自行判斷或者通過頭咨詢專管員方式進(jìn)行記賬處理。

      第五,Z醫(yī)院自審計辦公室成立之后,開展藥物臨床試驗項目及經(jīng)費管理內(nèi)部審計;醫(yī)院每年度開展合同督導(dǎo)審查工作,其中包含藥物臨床試驗合同。

      二、Z醫(yī)院藥物臨床試驗經(jīng)費管理內(nèi)部控制薄弱環(huán)節(jié)

      (一)經(jīng)費管理制度層面

      為加強GCP項目的管理,Z醫(yī)院制定《藥物臨床試驗經(jīng)費管理制度》,但該制度在以下方面存在問題:

      第一,藥物臨床試驗合同涉及的項目費用有臨床觀察費與臨床檢測費,但由于試驗項目的個體差異,部分藥物臨床試驗項目合同中明確有培訓(xùn)費、質(zhì)控費、方案設(shè)計費、器械管理費、統(tǒng)計分析費等。但制度中僅對GCP項目的臨床觀察費等勞務(wù)費和臨床檢測費費用劃分進(jìn)行規(guī)定,對其他特殊費用未有提及,導(dǎo)致財務(wù)部在后期賬項設(shè)置、賬務(wù)處理方面無據(jù)可尋。

      第二,制度中臨床檢測費勞務(wù)費分配辦法不符合經(jīng)濟效益原則。臨床試驗經(jīng)費管理制度規(guī)定,臨床檢測費勞務(wù)費分配辦法:醫(yī)院提留25%;藥物臨床試驗機構(gòu)辦公室提留15%;檢查科室提留60%。但是經(jīng)過對近三年的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行測算,發(fā)現(xiàn)醫(yī)院人員經(jīng)費成本率為10.9%,耗材等其他成本率為35.2%,僅人員與耗材成本率已經(jīng)超過醫(yī)院提留的25%,分配方法不符合經(jīng)濟效益原則。

      第三,在對臨床試驗經(jīng)費合同進(jìn)行抽查過程中發(fā)現(xiàn),存在提前終止合同的情況,但是制度缺乏提前終止合同的相應(yīng)處理機制,導(dǎo)致提前終止項目的追蹤處理責(zé)任不明確,賬務(wù)處理長期擱置。

      (二)會計核算及往來管理

      第一,未按照試驗進(jìn)度進(jìn)行會計核算。在會計核算方面,由于臨床藥物試驗項目在合同簽訂環(huán)節(jié)未充分考慮試驗進(jìn)度與財務(wù)處理的銜接,在合同履行與監(jiān)督環(huán)節(jié)未充分利用合同的約束性,導(dǎo)致臨床藥物試驗經(jīng)費賬務(wù)處理無法按照進(jìn)度進(jìn)行賬務(wù)處理,在出現(xiàn)資金往來時,部分直接記入收入,部分先記入往來賬項。一方面導(dǎo)致賬務(wù)處理不符合財務(wù)規(guī)定;另一方面賬務(wù)混亂不利于經(jīng)費的日常管理與賬務(wù)審查;由于未及時按照進(jìn)度跟進(jìn)賬務(wù)處理,在調(diào)查過程中還發(fā)現(xiàn)145份合同中41.38%項目已完結(jié)但仍長期掛賬情況。

      第二,受試者補助借款未及時清理。受試者補助是按照試驗的進(jìn)度分次發(fā)放,臨床藥物試驗機構(gòu)目前采用按項目借款,后憑補助領(lǐng)取簽名清單等資料報賬再銷賬形式。通過對藥物臨床試驗經(jīng)費的賬務(wù)調(diào)查發(fā)現(xiàn),存在多項試驗受試者補助款未及時予以清理,甚至存在借款長達(dá)一年以上的情況。

      第三,催收機制欠缺導(dǎo)致收款滯后合同約定期限。在所調(diào)查的145份藥物臨床試驗經(jīng)費合同中,21.38%項目存在未按照合同約定向院方撥付經(jīng)費的情況,并且醫(yī)院無明確的經(jīng)費催收機制,影響醫(yī)院臨床試驗經(jīng)費資金安排,不利于藥物臨床試驗項目的開展,若出現(xiàn)糾紛損害醫(yī)院經(jīng)濟利益及受試者利益。

      第四,按照《藥物臨床試驗經(jīng)費管理制度》規(guī)定,藥物臨床試驗機構(gòu)辦公室可提取15%經(jīng)費,但在調(diào)查時間范圍內(nèi),發(fā)現(xiàn)44%的臨床試驗項目藥物臨床試驗機構(gòu)辦公室未按照制度規(guī)定列支該經(jīng)費,一方面是由于目前藥物臨床試驗機構(gòu)參與醫(yī)院在績效考核,另外針對15%經(jīng)費如何進(jìn)一步分配缺乏明確的方案,導(dǎo)致臨床試驗經(jīng)費長期掛賬。

      (三)信息溝通傳遞層面

      第一,藥物臨床試驗經(jīng)費信息化管理手段滯后。Z醫(yī)院藥物臨床試驗未采取專門的信息化軟件進(jìn)行日常管理,以office軟件建立臺賬對日常工作進(jìn)行記錄和統(tǒng)計,但臺賬的使用、維護(hù)權(quán)限未加以限定,定期維護(hù)執(zhí)行力度不夠,導(dǎo)致臺賬管理工作流于形式,在信息保管、傳遞方面嚴(yán)重不足。

      第二,經(jīng)費收支管理信息傳遞渠道不暢。Z醫(yī)院藥物臨床試驗經(jīng)費管理收入環(huán)節(jié)按照銀行進(jìn)賬單財務(wù)主動核實進(jìn)行入賬,支出按照醫(yī)院報銷審批流程進(jìn)行開支,但專管員作為經(jīng)費管理的一線崗位,對經(jīng)費財務(wù)記賬處理是否符合財務(wù)規(guī)定,是否契合流程管理需要,是否如實、規(guī)范按照經(jīng)費開支標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行記賬處理難以判斷,唯有出現(xiàn)明顯出入才得以發(fā)現(xiàn)并追蹤處理,在對藥物臨床試驗經(jīng)費審計過程中發(fā)現(xiàn)經(jīng)費賬務(wù)處理與臺賬登記存在出入的情況,產(chǎn)生以上情況的根源在于業(yè)務(wù)管理與財務(wù)管理的脫節(jié),兩者信息不對稱,經(jīng)費管理信息傳遞渠道不暢。

      三、強化Z醫(yī)院藥物臨床試驗經(jīng)費管理內(nèi)部控制措施

      (一)完善藥物臨床試驗經(jīng)費管理制度

      第一,在已有的臨床觀察費等勞務(wù)費和臨床檢測費的基礎(chǔ)上,結(jié)合藥物臨床試驗項目工作實際,增加其他費用類別;第二,在充分對醫(yī)院成本分析的基礎(chǔ)上,結(jié)合經(jīng)濟效益原則,對經(jīng)費分成比例進(jìn)行修正;第三,結(jié)合醫(yī)院績效考核方案,制定藥物臨床試驗機構(gòu)辦公室臨床檢測費勞務(wù)分配方案;第四,鑒于臨床試驗經(jīng)費項目開展過程中存在的特殊情況,如提前終止合同、經(jīng)費未按期撥付等,在管理制度中明確以上特殊情況的處理機制,為臨床試驗項目合同的簽訂及履行提供決策參考。

      (二)規(guī)范財務(wù)處理加強經(jīng)費管理審計

      在賬務(wù)處理方面,建立藥物臨床試驗經(jīng)費往來科目對賬機制,部門會計每月與藥物臨床試驗經(jīng)費專管員進(jìn)行對賬,重點關(guān)注資金往來財務(wù)處理與專管員臺賬的一致性,經(jīng)費管理與項目管理同步性,經(jīng)費往來在合同管理中的遵從性,避免出現(xiàn)藥物臨床試驗經(jīng)費管理與科研經(jīng)費管理科目的混淆;鑒于目前勞務(wù)費的方式對財務(wù)管理的影響,可考慮由申辦方或者臨床試驗監(jiān)查的公司向受試者發(fā)放補助,避免大額資金管理為醫(yī)院帶來財務(wù)風(fēng)險。在規(guī)范財務(wù)處理的基礎(chǔ)上,可將藥物臨床試驗管理作為年度審計工作,通過內(nèi)部審計的方式及時發(fā)現(xiàn)項目管理與經(jīng)費管理過程中存在的問題,結(jié)合業(yè)財融合的觀念,經(jīng)濟管理理念關(guān)口前移,實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理與財務(wù)管理的有效融合。

      (三)拓寬信息傳遞渠道強化信息化管理

      第一,加強藥物臨床試驗經(jīng)費管理信息化手段,在目前Z醫(yī)院重點拓展業(yè)務(wù)嚴(yán)控成本的背景下,可繼續(xù)采用office軟件對藥物臨床試驗經(jīng)費進(jìn)行信息化管理,但考慮到內(nèi)部控制審查過程發(fā)現(xiàn)的問題,建議首先對臺賬操作權(quán)限通過加密設(shè)定操作權(quán)限,此外,結(jié)合月度財務(wù)報表出具的需要,建議按照月度出具經(jīng)費臺賬管理報表,并設(shè)定存檔期限,突出存檔資料在崗位交接過程中的注意事項。

      第二,建立經(jīng)費收支管理信息傳遞渠道。結(jié)合月度財務(wù)報表出具的需要,建議在合同簽訂環(huán)節(jié)將月度設(shè)定為藥物臨床試驗開展進(jìn)程基礎(chǔ)時間度量單位,必要時,可制定藥物臨床試驗?zāi)0搴贤ㄟ^月度時間節(jié)點的回顧與賬務(wù)處理,避免出現(xiàn)項目管理與經(jīng)費管理的脫節(jié),提升工作的準(zhǔn)確性及高效性,真正實現(xiàn)藥物臨床試驗經(jīng)費的精細(xì)化管理。

      (通訊作者:郝義彬)

      參考文獻(xiàn)

      [1]李瑞華,壽紀(jì)霞.內(nèi)部控制視角下醫(yī)院票據(jù)管理弊端及體系重新構(gòu)建[J].中國衛(wèi)生經(jīng)濟,2017,36(10):85-86.

      [2]李見明,孫振球,高榮,彭真.我國藥物臨床試驗的現(xiàn)狀與發(fā)展方向[J].中國臨床藥理學(xué)雜志,2013,29(06):473-476.

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