高校學(xué)生事務(wù)工作流的信息化建設(shè)機(jī)制研究

蘇子龍

摘 要：在大數(shù)據(jù)時代背景下，在“雙一流”大學(xué)建設(shè)的國家戰(zhàn)略機(jī)遇下，提高高校教學(xué)管理的信息化水平是一項十分重要的課題，也是各高校在極力推進(jìn)的工作之一。其中，高校學(xué)生事務(wù)管理的信息化建設(shè)使工作格局實(shí)現(xiàn)扁平化、動態(tài)化、智能化、人性化，對提升學(xué)生事務(wù)工作的效率、服務(wù)水平有著極大的幫助，也是學(xué)生工作價值理念向“體驗至上”的變遷。

關(guān)鍵詞：學(xué)生事務(wù);工作流;信息化

新時代的高校學(xué)生事務(wù)管理服務(wù)工作的主要矛盾隨著社會主要矛盾的變化也發(fā)生著變化，主要體現(xiàn)在學(xué)生的多樣性需求和管理服務(wù)供給側(cè)不足之間，當(dāng)下學(xué)生對高校學(xué)生事務(wù)工作的需求日益網(wǎng)絡(luò)化、即時化、精細(xì)化，并做到可追溯、可交互、可監(jiān)察。同時，當(dāng)前國內(nèi)高校學(xué)生事務(wù)工作人員千針一線的處境是阻礙其投身專業(yè)化的重要因素之一，其在學(xué)生黨建、獎勤補(bǔ)貸、日常管理等多個維度的工作中，如何串聯(lián)好組織部、學(xué)工處、團(tuán)委、校醫(yī)院等各個部門形成的工作流數(shù)據(jù)，通過信息化的工具手段，實(shí)現(xiàn)先進(jìn)、高效、透明的學(xué)生事務(wù)管理格局，是現(xiàn)代化辦學(xué)的必然趨勢。

一、高校學(xué)生事務(wù)工作流信息化建設(shè)的意義

目前學(xué)生事務(wù)管理工作流程繁冗，日常工作的部署先從學(xué)校相關(guān)職能部門到院級單位再到學(xué)生個體，直接導(dǎo)致工作流程冗長且繁雜;目前高校學(xué)生事務(wù)工作人員具備的信息化工具還停留在QQ等即時通訊工具上，它僅僅在信息傳遞上占據(jù)優(yōu)勢，但是在信息的整合與串聯(lián)方面存在很大劣勢;除此之外，學(xué)生事務(wù)管理相關(guān)部門之間的合作辦公效率也是制約因素之一，由于學(xué)生事務(wù)涉及學(xué)校不同部門，需要部門之間的協(xié)作，且不同部門對學(xué)生信息的需求側(cè)重點(diǎn)不同，在數(shù)據(jù)的整合歸納方面也占據(jù)了很多工作人員的精力。

工作流技術(shù)是一種經(jīng)營過程，它可以以提前設(shè)定的過程規(guī)則，使文件、訊息或任務(wù)能夠在不同的操作者之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行。將學(xué)生在學(xué)校內(nèi)的各項管理內(nèi)容所組成的過程作為研究對象，以學(xué)生在校期間的每一個業(yè)務(wù)單位串聯(lián)成的工作流為主要線索，對學(xué)生學(xué)涯中各個階段的事務(wù)和學(xué)生事務(wù)工作人員在管理過程中所扮演的角色進(jìn)行劃分與匹配，簡化工作程序、提升工作效率。相關(guān)職能部門的事務(wù)性工作可繞過學(xué)院單位垂直到達(dá)學(xué)生群體，每個學(xué)生可以根據(jù)自身情況進(jìn)行自我管理和自我服務(wù)，學(xué)生事務(wù)管理人員通過后臺的數(shù)據(jù)系統(tǒng)對學(xué)生發(fā)起的工作流程進(jìn)行審批、歸檔與匯總，這種動態(tài)的、可追溯的大數(shù)據(jù)工作流模式可令學(xué)生事務(wù)管理工作實(shí)現(xiàn)扁平化、動態(tài)化、智能化、人性化。

二、國內(nèi)高校學(xué)生事務(wù)工作流信息化研究現(xiàn)狀

目前國內(nèi)對高校學(xué)生事務(wù)管理的研究還是比較豐富的，一些高校還專設(shè)了研究方向，不過大部分還是基于傳統(tǒng)模式和環(huán)境作為樣本分析，很少結(jié)合當(dāng)下先進(jìn)的信息技術(shù)手段，對高校學(xué)生事務(wù)工作流信息化的研究還是比較少的，一是近年來網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷進(jìn)步，尤其是移動互聯(lián)網(wǎng)開始在國內(nèi)蔓延開來，幾乎所有的高校學(xué)生都加入了移動互聯(lián)網(wǎng)的世界，高校學(xué)生事務(wù)管理服務(wù)工作在移動互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域的應(yīng)用還處于萌芽狀態(tài)，但移動互聯(lián)網(wǎng)的即時性、廣泛性、精準(zhǔn)性與當(dāng)代青年大學(xué)生對高校學(xué)生事務(wù)管理服務(wù)供給側(cè)的需求不謀而合;二是在“雙一流”這個新的國家高校建設(shè)戰(zhàn)略背景下，越來越多的高校管理層開始關(guān)注與國際先進(jìn)辦學(xué)模式的學(xué)習(xí)和接軌，打造一流的管理來支撐一流的辦學(xué)。

三、高校學(xué)生事務(wù)工作流信息化建設(shè)的構(gòu)建模式

將“增強(qiáng)用戶體驗，提升師生交互效率，做到動態(tài)可追溯”理念貫穿始終。早在上世紀(jì)90年代英國已經(jīng)將學(xué)生視為“顧客”，為學(xué)生提供服務(wù)。學(xué)生是學(xué)校的工作主體對象，學(xué)校的學(xué)生事務(wù)管理模式和設(shè)計應(yīng)從服務(wù)學(xué)生、方便學(xué)生入手。將每一個學(xué)生從入校到畢業(yè)的所有與學(xué)校相關(guān)的管理服務(wù)數(shù)據(jù)作為一個橫向工作流，這個工作流內(nèi)涵蓋選課、就業(yè)、入黨、加入社團(tuán)任職、校醫(yī)院就醫(yī)、獎助學(xué)金申請、學(xué)生證辦理、請假等具體事宜，這個工作流內(nèi)涵蓋事件、時間、相關(guān)人員、審核老師等信息;相關(guān)學(xué)生事務(wù)管理人員可通過工作流管理信息平臺發(fā)起縱向工作流，與相關(guān)學(xué)生的橫向工作流程形成交織，產(chǎn)生結(jié)點(diǎn)，也可以對學(xué)生主動發(fā)起的工作流進(jìn)行審批完畢或推送至下一審批人，通過后臺系統(tǒng)對各項工作流進(jìn)行調(diào)控補(bǔ)充、實(shí)時把控、統(tǒng)計匯總等管理工作;學(xué)生組織或班級單位可通過工作流信息化平臺進(jìn)行社團(tuán)注冊、活動申請、榮譽(yù)備案、學(xué)生違紀(jì)情況備案等事項，通過平臺上傳相關(guān)證明材料至該縱向流與相關(guān)學(xué)生的橫向流產(chǎn)生的結(jié)點(diǎn)由學(xué)生事務(wù)管理人員進(jìn)行審核留檔。這樣通過具體的事件、不同的人員形成的工作流交織的網(wǎng)絡(luò)，形成了數(shù)據(jù)庫資源，從后臺可以導(dǎo)出任何一個維度的工作流數(shù)據(jù)，大大提高了高校學(xué)生事務(wù)管理者的工作效率。同時，作為工作主體即服務(wù)對象的學(xué)生，也可以通過客戶端察看個人的橫向工作流數(shù)據(jù)，掌握生涯發(fā)展動向，植入人工智能系統(tǒng)應(yīng)用體系，通過分析學(xué)生的行為習(xí)慣和特長技能，為學(xué)生精準(zhǔn)推送合適的活動與競賽，對學(xué)生的生涯發(fā)展提供實(shí)時的建議幫助。

四、高校學(xué)生事務(wù)工作流信息化建設(shè)過程中的關(guān)鍵事項

一是要建立強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，設(shè)置專門的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，強(qiáng)化主體責(zé)任，為學(xué)生事務(wù)工作流的信息化建設(shè)提供有力的組織保障;二是在客戶端的原型設(shè)計階段就要廣泛征集師生的意見和要求，在界面設(shè)計、功能導(dǎo)航、后臺頁面等多個方面做足功課，積極引進(jìn)有相關(guān)經(jīng)驗的互聯(lián)網(wǎng)公司提供運(yùn)營和技術(shù)支持，達(dá)成校企合作共同開發(fā);三是要在全校范圍內(nèi)推廣運(yùn)行該客戶端，做好培訓(xùn)、試運(yùn)行、調(diào)試、日常維護(hù)等各個環(huán)節(jié)的工作，尤其在學(xué)生群體當(dāng)中，培養(yǎng)學(xué)生在客戶端上與學(xué)生事務(wù)管理人員交互的習(xí)慣，為數(shù)據(jù)庫積累首批的原始數(shù)據(jù);四是要搭建數(shù)據(jù)安全防護(hù)體系，隨著客戶端不斷的推進(jìn)，在一個個工作流中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)會涵蓋學(xué)生大量的信息，如果遭到不法分子的入侵，對學(xué)生的個人利益將是一個巨大的損害;五是一些必須通過面對面的方式開展的工作如心理咨詢、生涯咨詢、校醫(yī)院門診等，需要及時將在線下產(chǎn)生的數(shù)據(jù)在線上備案，形成完整連貫的工作流，為后續(xù)的分析提供充足的數(shù)據(jù)支撐。

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（作者單位：濟(jì)南大學(xué)，山東 濟(jì)南 250022）