淺析新時(shí)期如何做好檔案管理工作

張超

[關(guān)鍵詞]新時(shí)期;檔案;檔案管理;檔案管理工作

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作越來越重要。檔案管理工作主要包括兩部分：統(tǒng)一管理和標(biāo)準(zhǔn)化管理。在檔案管理工作中，首先要把這兩部分做好，然后再解決編研和現(xiàn)代化管理上的問題，制訂好標(biāo)準(zhǔn)比較高的規(guī)劃，用認(rèn)真和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去對待管理工作，只有這樣，才能將新時(shí)期的檔案管理工作做到最好，檔案管理工作的意義和價(jià)值才能夠最大的體現(xiàn)出來。

一、檔案及檔案管理工作的定義淵源

目前學(xué)術(shù)界對于檔案的定義還不夠統(tǒng)一，嚴(yán)格地講，檔案是對原始資料的一種記錄。自古就有檔案的存在，只不過是稱謂不同，檔案是從清代以后才有的叫法。所以不管是哪種稱謂，可見自古就有檔案，而且檔案價(jià)值十分高。一般來講，檔案就是人們在各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有一定保存價(jià)值的原始記錄。檔案工作是對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。檔案管理工作是在各項(xiàng)工作中形成的具有保存考究價(jià)值的資料，是對工作的記錄及考察的憑證。

二、檔案管理工作存在的問題

（一）業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)有待提高

人才問題是檔案管理工作不容忽視的大問題，是關(guān)系到檔案管理工作大局的重要問題。

時(shí)代的快速發(fā)展對于檔案管理人才的要求也逐漸變高。新時(shí)期的檔案管理工作需要業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)高的人才，并且需求也越來越大。檔案管理人員只用以往的工作模式和思路，已經(jīng)不能很好地適用于當(dāng)下的檔案管理工作，所以一些問題逐漸顯現(xiàn)暴露出來。檔案管理工作需要工作人員首先要具備一定的專業(yè)素質(zhì)能力，其次必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，有責(zé)任感，有法律意識(shí)，同時(shí)還要具備良好的個(gè)人素質(zhì)。然而，在實(shí)際開展工作的過程中，綜合型的人才往往很少，部分檔案工作者工作熱情低，對待工作敷衍了事，不但影響了檔案管理的工作氛圍，還有可能影響檔案管理工作的大局。

（二）信息化水平不高，跟不上時(shí)代發(fā)展步伐

新時(shí)期信息化時(shí)代步伐加快，檔案管理工作不應(yīng)該落后于時(shí)代發(fā)展。但是在檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展過程當(dāng)中，部分地區(qū)的檔案管理工作墨守陳規(guī)，沒有充分利用好信息化手段，工作思路亟待轉(zhuǎn)變。一些地方的檔案管理工作仍然依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔方式，不但容易破損和丟失，還不好保管。同時(shí)，紙質(zhì)存檔對于保管室的要求也很高，還占用很大的空間，并且必須注意防潮、防水以及防火和防盜工作等。據(jù)了解，檔案室因以上原因?qū)е聶n案損毀的事件時(shí)有發(fā)生。

（三）檔案管理經(jīng)費(fèi)投入有待提高

建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)需要資金投入，需要摸索管理程序，配備專業(yè)人員等，盡管新時(shí)期科技發(fā)展較快，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)運(yùn)而上，但是真正運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位還是相對較少?？傊瑱n案管理工作需要一定的經(jīng)費(fèi)支持，但是由于投入的不足，往往不能快速推進(jìn)。

（四）對檔案管理的重視程度有待提高

檔案管理部門職能弱化，工作積極性差，導(dǎo)致工作質(zhì)量下降，紀(jì)律渙散，部分地區(qū)對于檔案管理的重視程度不夠。這就導(dǎo)致了其他部門對于檔案管理工作的不重視。因此在開展一些工作的過程中配合的不好，這些都與檔案管理部門本身以及當(dāng)?shù)貙τ谄渲匾暢潭扔嘘P(guān)。

三、提高檔案管理水平的對策與建議

（一）提高檔案管理團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)

新時(shí)代對于人才的要求越來越高。為新時(shí)期檔案管理工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)，提高檔案管理團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)是關(guān)鍵。檔案部門必須重視人才培訓(xùn)與培養(yǎng)，定期組織一些專業(yè)培訓(xùn)，給廣大檔案管理工作者創(chuàng)造好的學(xué)習(xí)環(huán)境和平臺(tái)，增加學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，保證其工作質(zhì)量，順利完成檔案管理工作。

（二）提高檔案信息化管理水平

新時(shí)期檔案管理正在向信息化發(fā)展轉(zhuǎn)型。這是時(shí)代發(fā)展的迫切要求。檔案管理人員必須認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化發(fā)展的重要性，積極組織關(guān)于檔案管理信息化的專業(yè)培訓(xùn)，讓廣大檔案管理工作者認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要性，積極學(xué)習(xí)檔案管理信息化的具體操作，嚴(yán)肅對待檔案管理信息化問題。檔案管理信息化一旦走向正軌，可以規(guī)避很多傳統(tǒng)檔案管理的弊端，檔案管理信息化的工作水平也將會(huì)在很大程度上得以提高，為我國檔案事業(yè)發(fā)展帶來新氣象。

（三）加大經(jīng)費(fèi)投入

促進(jìn)新時(shí)代檔案管理方式的創(chuàng)新，保證檔案管理工作健康發(fā)展，經(jīng)費(fèi)投入是關(guān)鍵。在充實(shí)庫藏內(nèi)容，提高庫藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化，及時(shí)準(zhǔn)確地為用戶提供服務(wù)。

（四）加大檔案管理重要性的宣傳力度

提高檔案管理工作地位，明晰檔案管理工作的重要性是重中之重。加大檔案管理重要性的宣傳力度，就會(huì)起到事半功倍的成效。檔案管理部門本身要加強(qiáng)自身建設(shè)和學(xué)習(xí)，多組織一些活動(dòng)，培養(yǎng)大家團(tuán)結(jié)一致，兢兢業(yè)業(yè)的工作精神，不斷提高檔案管理團(tuán)隊(duì)業(yè)務(wù)能力，重視自身工作，各司其職，讓更多的人了解檔案管理，意識(shí)到檔案管理的重要性。

結(jié) 語

檔案利用是檔案管理工作的目的。新時(shí)期我國檔案管理工作已經(jīng)取得一定的突破，這與廣大檔案管理工作者的努力是分不開的。每份檔案都是經(jīng)過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認(rèn)真整理形成的，都是研究改進(jìn)單位發(fā)展不可多得的寶貴資料。檔案管理工作是保證檔案完好無損，保證其利用價(jià)值，這是關(guān)鍵中的關(guān)鍵。