事業(yè)單位檔案管理存在的問題

陶萍萍

摘 要：隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的數(shù)量和規(guī)模也不斷擴大，事業(yè)單位的管理工作受到越來越多部門的重視。在管理事業(yè)單位的過程中，有很重要的一項管理環(huán)節(jié)是檔案管理，這關系著企業(yè)能否系統(tǒng)地掌握工作人員和部門發(fā)展的相關信息，這對于事業(yè)單位的發(fā)展具有很重要的作用。但是目前事業(yè)單位中的管理工作還存在很多缺點，由于受到周圍環(huán)境和單位實際情況的影響，檔案管理的質量和效率還有待提高。事業(yè)單位要積極探索有效的改進措施，解決當前檔案管理中存在的問題，充分利用好檔案中的信息，從而借以完善單位的決策，促進事業(yè)單位更加穩(wěn)定地發(fā)展。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗，主要針對事業(yè)單位檔案管理存在的問題進行分析和討論。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問題

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 事業(yè)單位檔案管理所受重視程度不夠

目前，一些事業(yè)單位并未深入學習我國現(xiàn)行法律規(guī)范，更沒有將其有效貫徹落實，所以便導致檔案管理工作長期被忽視，認為其無關緊要。簡單而言，事業(yè)單位檔案管理沒有受到足夠的重視，使得檔案管理工作很長一段時間均處在一種無序的階段，十分混亂。

一直以來，困擾事業(yè)單位檔案管理的一個重要問題便是重視程度，部分事業(yè)單位的管理與領導人員未清晰全面地認知檔案管理，片面的認為檔案管理其實就是整理資料，堆砌信息，以致于事業(yè)單位并未以充足的資金支持檔案管理，也沒有對其引起足夠的重視，幾乎以漠視的態(tài)度對待事業(yè)單位檔案管理。

1.2 事業(yè)單位檔案管理制度不健全

事業(yè)單位缺乏先進的檔案管理工作模式，以至于檔案管理工作毫無科學性、技術性可言。加之一些事業(yè)單位僅為對自身效益予以注重，沒有重視管理檔案部門，且檔案管理制度也存在弊端，沒有完善的管理依據(jù)用以管理人員，使之工作自由散漫，存在較大的隨意性。不僅如此，沒有第一時間在規(guī)章制度中加入檔案信息歸檔的范圍、要求、手續(xù)和實踐，檔案管理缺乏有效監(jiān)督和執(zhí)行，讓事業(yè)單位檔案管理工作效率嚴重降低。

1.3 缺乏管理意識以及較高的綜合素質

事業(yè)單位的檔案資料信息對于事業(yè)單位中各項工作順利進行都具有非常重要的現(xiàn)實意義，對事業(yè)單位工作的回顧以及對未來的展望都帶來了經(jīng)濟效益以及社會影響。雖然，檔案管理工作具有非常重要的作用，但是，較多的事業(yè)單位缺少對于檔案管理工作的重視程度，檔案管理意識比較弱，從而影響了檔案管理工作的工作效率，使其較低于正常水平，嚴重影響了檔案發(fā)揮自身的重要作用。與此同時，一個單位的發(fā)展高度在很大的程度上都取決于相關工作人員的工作態(tài)度以及綜合素質水平，事業(yè)單位的檔案管理工作同樣也是這樣。有些檔案管理人員在進行工作的過程中沒有端正工作態(tài)度，對工作缺乏責任心，對于檔案的更新總是延后，不能夠及時的做好檔案衛(wèi)生，同時，不能夠做到及時發(fā)現(xiàn)問題并且將其解決，這種缺乏綜合素質的檔案管理人員對于檔案的管理工作和事業(yè)單位的其他工作都產(chǎn)生了比較大的負面影響。

2 事業(yè)單位檔案管理的對策分析

2.1 提高事業(yè)單位全體人員對檔案管理的重視程度

檔案管理保密是開展事業(yè)單位檔案管理工作最為重要的一項內容。站在這一層面上來講，在對檔案管理庫房的位置進行選擇以及后期建造過程中，均應嚴格參照我國現(xiàn)行相關標準和規(guī)范，以讓檔案管理涉及的各個部分（庫房、辦公室、閱覽室）在空間區(qū)域劃分中的獨立性得到保證。同時，還應系統(tǒng)的培訓保密檔案管理工作人員，提升其專業(yè)技能，使之可以嚴格管理保密檔案。

應讓相關領導與管理人員對事業(yè)單位檔案管理的價值有一充分認識，讓其將事業(yè)單位檔案管理的積極價值給了解到，以把檔案管理工作聯(lián)系起事業(yè)單位經(jīng)濟效益和社會效益的取得，除了思想上引起重視外，并從條件與環(huán)境上給予支持，營造一個寬松的氛圍和良好的支持環(huán)境給事業(yè)單位檔案管理。

2.2 建立完善的事業(yè)單位檔案管理制度

檔案管理工作涉及內容非常多，且十分復雜，不僅需要各部門相互配合，且完善的事業(yè)單位檔案管理制度也不可缺少，以促進檔案管理科技含量的提升，有效落實檔案管理制度。比如，檔案管理部門應結合實際情況，以檔案管理人員為著手點，對單位目標管理考核的各項指標予以完善，認真記錄各類型人員的檔案，包括就職人員、新聘人員、離職人員、退休人員，并按照提檔程序轉接轉調管理人員的檔案，第一時間對其進行編號歸類，有效保護檔案信息。除此之外，還應將有關檔案管理的歸檔、管理、銷毀、調閱制度制定出來，安排專人進行保管，使檔案完整性得到保證，并制定與本單位管理相關的規(guī)章制度，有條不紊地管理檔案信息。

2.3 應該不斷提高檔案管理工作人員的思想意識以及提高其綜合素質

事業(yè)單位應該定期對檔案管理工作人員開展必要的知識培訓，從而提高他們的思想意識，其能夠端正自己的思想，樹立正確的工作態(tài)度，能夠從自身體會到檔案管理工作的重要性以及必要性。與此同時，應該加強對管理人員專業(yè)知識的培養(yǎng)程度，從而提高他們的專業(yè)知識水平以及自身的綜合素質水平。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息需求量的不斷提高，檔案管理工作人員應該與時俱進，適應時代發(fā)展的速度，從而使檔案管理工作能夠充分滿足社會發(fā)展的需要。

2.4 增強現(xiàn)代化信息的建設

隨著事業(yè)單位規(guī)模和工作時間的增加，產(chǎn)生的檔案越來越多，如果還使用原始人工管理檔案的方法，必然會增加管理人員的工作壓力，加大檔案管理出錯率。因此要借用現(xiàn)代信息技術，完善檔案管理工作，利用檔案管理軟件，管理人員只需將檔案錄入，自主進行檔案的分類和儲存工作。事業(yè)單位加大對信息檔案部門資金的投入，購入打印機、復印機、縮印機等，并引入正規(guī)檔案管理軟件。利用計算機，提升對檔案的管理質量和效率。單位領導確定檔案管理工作信息化的流程，然后對其進行完善和優(yōu)化，保證其工作滿足單位發(fā)展需要。在此技術背景下，購買適合的軟件，保證檔案管理工作的現(xiàn)代化。對信息系統(tǒng)的建設中，要重視對安全的管理，外界病毒和黑客的攻擊、計算機硬件的損壞、人為破壞，都可能造成計算機中檔案的丟失，因此要加強對檔案的管理工作，如明確使用流程，嚴禁非本部門員工隨意使用計算機;下載殺毒軟件和防火墻;定期邀請計算機運維人員進行檢測和殺毒工作;做好檔案的備份工作，保證信息化檔案管理的安全性。事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化建設，優(yōu)勢有很多，如減少紙質資源的浪費;延長檔案保存壽命，提升檔案完整性;全程有信息技術分類，不會出現(xiàn)分類錯誤的情況，減少錯誤的產(chǎn)生?？偟膩碚f，信息技術和檔案管理工作的融合，有很強的優(yōu)勢，值得推廣。

3 結束語

在事業(yè)單位的發(fā)展道路上，檔案管理工作時很重要的一部分。隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位中的檔案管理工作也要進行一定的改革和優(yōu)化。目前很多事業(yè)單位在檔案管理中還存在著一些問題，這需要事業(yè)單位加大對管理人員的監(jiān)管和考核，組織工作人員參加一些關于信息技術的講座，培養(yǎng)其信息化意識和責任意識，從而提高檔案管理工作的效率和質量，促進事業(yè)單位更加穩(wěn)定地發(fā)展。

參考文獻

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