提高勞動(dòng)保障事務(wù)所檔案管理水平的對(duì)策初探

胡娟

摘 要：在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，勞動(dòng)保障工作任務(wù)越來(lái)越復(fù)雜，涉及的內(nèi)容也越來(lái)越多，尤其是在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，勞動(dòng)保障工作在實(shí)際開(kāi)展期間面臨許多任務(wù)，這使得該項(xiàng)工作內(nèi)容與民生、民意、民情等各項(xiàng)內(nèi)容都有著直接聯(lián)系。在勞動(dòng)保障工作開(kāi)展期間，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息源，相應(yīng)的工作人員，要從實(shí)際情況出發(fā)，提高對(duì)這些檔案信息的認(rèn)識(shí)，做好相應(yīng)的工作，從而使檔案信息資源的價(jià)值和作用能夠得到合理發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：勞動(dòng)保障;事務(wù)所;檔案管理;管理措施

勞動(dòng)保障事務(wù)所是我國(guó)家推進(jìn)再就業(yè)，推動(dòng)勞動(dòng)保證社會(huì)化管理工作開(kāi)展而建設(shè)的勞動(dòng)保障平臺(tái)。事務(wù)所中各項(xiàng)工作的開(kāi)展會(huì)形成各種不同類型的檔案，其不僅可以記錄事務(wù)所在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中的具體軌跡，而且能夠?yàn)楹罄m(xù)各項(xiàng)工作內(nèi)容的開(kāi)展提供相應(yīng)的依據(jù)，這也是勞動(dòng)事務(wù)所各項(xiàng)工作開(kāi)展過(guò)程，文化能夠得以沉淀的一項(xiàng)關(guān)鍵途徑，無(wú)論是對(duì)于事務(wù)所本身的發(fā)展，還是整個(gè)社會(huì)的進(jìn)步都能夠起到一定促進(jìn)作用，可見(jiàn)，事務(wù)所檔案管理工作具有不可代替的作用，因此從實(shí)際情況出發(fā)，做好該項(xiàng)內(nèi)容的分析是必要的。

1 勞動(dòng)事務(wù)所檔案管理現(xiàn)狀分析

從目前我國(guó)勞動(dòng)保證事務(wù)所檔案管理情況來(lái)看，實(shí)際工作開(kāi)展過(guò)程中，存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1）部分單位的社會(huì)保障檔案管理工作內(nèi)容在實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中存在制度不規(guī)范、責(zé)任不清等各種影響檔案管理工作的問(wèn)題，參保人員的各項(xiàng)檔案內(nèi)容都會(huì)被隨意的分散管理，這不僅加大了檔案管理工作開(kāi)展的難度，而且也加大了檔案管理成本，對(duì)于檔案管理工作的正常開(kāi)始來(lái)說(shuō)會(huì)產(chǎn)生不良影響[1]。此外，受勞動(dòng)保障事務(wù)所歷史遺留問(wèn)題影響，具體工作開(kāi)展期間還會(huì)存在交叉重疊、部門職責(zé)不清等各項(xiàng)問(wèn)題，這都使檔案管理工作變得更加復(fù)雜，情況嚴(yán)重時(shí)，還會(huì)導(dǎo)致檔案發(fā)生丟失，這對(duì)于具體工作的開(kāi)展都會(huì)造成嚴(yán)重影響[2]。

2）部門檔案在對(duì)檔案管理工作開(kāi)展中，受資金、技術(shù)、人員等各項(xiàng)因素影響，仍然采用傳統(tǒng)的人工方式進(jìn)行管理，對(duì)于各項(xiàng)資料內(nèi)容的記錄、傳遞、保存等各項(xiàng)工作內(nèi)容的開(kāi)展，仍然采取傳統(tǒng)方案，雖然初步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，但是，從整體情況來(lái)看，并未完全實(shí)現(xiàn)人、機(jī)、軟件三者的合理結(jié)合，因此，在具體工作開(kāi)展期間，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)“人閑機(jī)空”情況，這將會(huì)造成工作開(kāi)展效率偏低，會(huì)對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的開(kāi)展造成不良影響。

3）進(jìn)行檔案管理人員配備時(shí)，重視程度不足，過(guò)于隨意，這一情況的存在會(huì)導(dǎo)致工作人員對(duì)于檔案管理工作內(nèi)容的認(rèn)識(shí)過(guò)于片面化，會(huì)錯(cuò)誤的認(rèn)為檔案管理工作內(nèi)容就是保證各項(xiàng)資料內(nèi)容不會(huì)丟失，只是對(duì)各項(xiàng)資料內(nèi)容進(jìn)行保管，對(duì)于工作的認(rèn)識(shí)不夠深刻，對(duì)于如何對(duì)檔案資料進(jìn)行合理應(yīng)用，以及提供更好的服務(wù)方面并沒(méi)有任何建樹(shù)，這對(duì)于檔案管理工作的開(kāi)展會(huì)造成不良影響[3]。

2 提高勞動(dòng)保障事務(wù)所檔案管理水平的合理措施

2.1 提高工作人員檔案管理意識(shí)

勞動(dòng)保障事務(wù)所中的檔案管理工作內(nèi)容十分復(fù)雜，涉及內(nèi)容多，具體工作開(kāi)展期間經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)首尾顧應(yīng)不暇的情況，因此，很難保障各項(xiàng)資料內(nèi)容的完整性，這也會(huì)對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的順利開(kāi)展造成不良影響。強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理工作不能僅依靠檔案管理人員，該項(xiàng)工作在實(shí)際開(kāi)展期間，需要?jiǎng)趧?dòng)保障事務(wù)所中所有工作人員共同努力，對(duì)具體工作開(kāi)展工作中的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)分析，對(duì)各項(xiàng)資料、措施內(nèi)容進(jìn)行綜合利用。加強(qiáng)對(duì)相關(guān)法律法規(guī)內(nèi)容的宣傳，通過(guò)合理的宣傳，使所有人員的檔案意識(shí)都可以得到提升，最終將管理工作責(zé)任都落實(shí)到每個(gè)員工身上，進(jìn)而保證各項(xiàng)工作都能夠找到相應(yīng)的責(zé)任人，避免問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，發(fā)生相互推卸責(zé)任的情況。

2.2 構(gòu)建完善的事務(wù)所檔案管理制度

勞動(dòng)保證事務(wù)所在實(shí)際工作開(kāi)展期間，應(yīng)充分結(jié)合檔案管理工作的具體情況，制定一系列的規(guī)章制度，從而確保各項(xiàng)檔案管理工作內(nèi)容在實(shí)際開(kāi)展期間，可以做到有章可循，確保各項(xiàng)管理工作的高效性和合理性。合理應(yīng)用先進(jìn)的管理考核措施，不斷完善管理制度條例，對(duì)過(guò)去管理工作開(kāi)展的各項(xiàng)經(jīng)驗(yàn)內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)分析，對(duì)于勞動(dòng)事務(wù)所檔案管理工作期間遇到的各項(xiàng)問(wèn)題，采用正確的方式，完成相應(yīng)的處理工作，確保檔案管理的順利進(jìn)行，提高管理水平[4]。

2.3 加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度

提高對(duì)事務(wù)所檔案管理工作人員的培訓(xùn)，使檔案管理人員的專業(yè)能力、道德素養(yǎng)都能夠得到提高，在工作人員中對(duì)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)內(nèi)容進(jìn)行普及，使工作人員能夠掌握更多的知識(shí)內(nèi)容，從而更好的開(kāi)展各項(xiàng)工作。從實(shí)際情況出發(fā)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，從而使每一個(gè)工作人員都能夠熟練掌握檔案法律知識(shí)，以及相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)，進(jìn)而使工作人員的檔案管理和知識(shí)水平都能夠得到進(jìn)一步提升，提高檔案管理工作效率，保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

此外，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)，在工作期間要對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，不斷積累，建立一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)，從而能夠全面掌握操作各項(xiàng)設(shè)備的知識(shí)內(nèi)容，確保操作的合理性，進(jìn)而使事務(wù)所檔案管理水平能夠得到進(jìn)一步提升，確保各項(xiàng)管理的順利進(jìn)行，進(jìn)而為人們提供更加高質(zhì)量的服務(wù)。

2.4 合理采取數(shù)字化管理

勞動(dòng)保證工作涉及到失業(yè)、就業(yè)、醫(yī)療等多項(xiàng)工作內(nèi)容，因此，需要該項(xiàng)工作在具體開(kāi)展期間需要投入大量的財(cái)力、物力、人力等，由此可見(jiàn)，針對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，為了確保管理工作的順利進(jìn)行，實(shí)施快捷、方便的數(shù)字化管理已經(jīng)迫在眉睫[5]。過(guò)去一段時(shí)間，勞動(dòng)保證工作資料全都采取手工的方式進(jìn)行抄寫(xiě)，而隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，大量先進(jìn)的技術(shù)都被應(yīng)用到了資料管理中，通過(guò)對(duì)先進(jìn)的軟件的應(yīng)用，可以完成相應(yīng)的起草、修改、檢查、刪減、登記、匯集等多項(xiàng)工作。使檔案的形成、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠有效的銜接起來(lái)，從而方便管理、檢查等各項(xiàng)工作內(nèi)容的開(kāi)展，減少非必要環(huán)節(jié)，適當(dāng)縮短流程時(shí)間，使檔案管理工作效率能夠得到進(jìn)一步提升。

2.5 做好檔案保密工作

檔案保密工作是檔案管理工作人員在具體作業(yè)期間要遵守的職業(yè)道德，做好該項(xiàng)工作內(nèi)容是必要的。勞動(dòng)保證工作涉及到大量的個(gè)人信息，因此無(wú)論在何種場(chǎng)合，檔案管理人員都不得泄漏檔案信息，避免檔案信息被不法人員利用，從而造成嚴(yán)重的不良影響。

3 結(jié)束語(yǔ)

勞動(dòng)事務(wù)所檔案管理工作開(kāi)展是一項(xiàng)復(fù)雜工作，要想做好該項(xiàng)工作，一方面勞動(dòng)事務(wù)中的管理部門要從制度上給予一定制度，部門和工作人員要共同努力，另一方面檔案管理人員要做好自身的工作，確保檔案管理規(guī)范化，促進(jìn)整個(gè)行業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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