做好事業(yè)人事檔案管理應(yīng)樹(shù)立的“四種意識(shí)”認(rèn)識(shí)實(shí)踐

徐松

摘 要：人事檔案管理是事業(yè)單位日常管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對(duì)本單位人力資源管理以及各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)發(fā)展發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)人事檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位人力資源管理要求，簡(jiǎn)而言之，優(yōu)化事業(yè)單位人力資源管理結(jié)構(gòu)，提高人事檔案信息管理質(zhì)量，必須樹(shù)立使命責(zé)任意識(shí)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)與動(dòng)態(tài)管理意識(shí)，著重創(chuàng)新人事檔案管理模式，充分發(fā)揮人事檔案信息在人力資源管理中的作用。本文將系統(tǒng)論述做好事業(yè)人事檔案管理應(yīng)樹(shù)立的“四種意識(shí)”認(rèn)識(shí)實(shí)踐，希望能為事業(yè)單位人事檔案管理工作提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;“四種意識(shí)”;認(rèn)識(shí)實(shí)踐

人才的培養(yǎng)與開(kāi)發(fā)是推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力。我國(guó)事業(yè)單位管理機(jī)構(gòu)近年來(lái)取得了良好的發(fā)展成功，人事管理在其中也發(fā)揮著十分重要的作用。作為一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，人事檔案能夠?qū)⑹聵I(yè)單位內(nèi)部員工的詳細(xì)資料全面反映出來(lái)，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位評(píng)定職稱、晉升管理、獎(jiǎng)懲工作以及崗位的分配工作提供有效的參考。在信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作也需要朝著信息化、科學(xué)化方面發(fā)展，這樣方能為事業(yè)單位的可持續(xù)健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。而完善事業(yè)人事檔案管理模式，提高檔案管理水平，則必須樹(shù)立“四種意識(shí)”，即樹(shù)立使命責(zé)任意識(shí)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)與動(dòng)態(tài)管理意識(shí)，結(jié)合時(shí)代發(fā)展背景與人事檔案管理的基本要求，不斷優(yōu)化人事檔案管理體系。

1 使命責(zé)任意識(shí)

使命責(zé)任意識(shí)要求工作人員在開(kāi)展人事檔案管理工作的過(guò)程中應(yīng)認(rèn)清自己的職責(zé)，恪守職業(yè)道德，認(rèn)真學(xué)習(xí)人事檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和操作技能，依法做好本職工作。與此同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)重視建設(shè)一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，使其能夠提升電子信息技術(shù)的綜合應(yīng)用能力。此外，還要著重提升檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)與使命責(zé)任意識(shí)，使其能夠符合人事檔案管理崗位的具體要求。其次，要對(duì)在崗人員進(jìn)行系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，使全體人事檔案管理人員都能熟練掌握信息軟件的相關(guān)操作能力，并能在實(shí)際的工作中對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的應(yīng)用。在對(duì)專業(yè)隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中，要系統(tǒng)的規(guī)劃事業(yè)單位人事檔案管理的組織架構(gòu)，使在崗工作人員能夠充分發(fā)揮自身的使命責(zé)任意識(shí)和自覺(jué)能動(dòng)性，不斷提升個(gè)人職業(yè)修養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力，更好的適應(yīng)當(dāng)代事業(yè)單位人事檔案信息化管理發(fā)展需求。再次，事業(yè)單位檔案部門必須重視提高檔案管理人員的信息技術(shù)操作水平與職業(yè)道德素養(yǎng)，通過(guò)有效的培訓(xùn)活動(dòng)加強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)管理知識(shí)以及對(duì)人事檔案電子信息化管理的正確認(rèn)知，引導(dǎo)檔案管理人員在做好檔案信息安全保密工作的同時(shí)合理開(kāi)發(fā)檔案資源，利用現(xiàn)有的人事檔案信息規(guī)范本單位日常管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位人力資源管理體系的良好發(fā)展。另外，事業(yè)單位應(yīng)借助信息技術(shù)對(duì)人事檔案電子信息化管理工作進(jìn)行定期考核，避免部分檔案管理人員在實(shí)際工作出現(xiàn)失誤與差錯(cuò)，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作規(guī)范化。

2 主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

主動(dòng)服務(wù)意識(shí)要求當(dāng)管理人員應(yīng)注意在檔案管理工作中充分發(fā)揮個(gè)人主動(dòng)性與服務(wù)價(jià)值，使人事檔案管理工作能夠服務(wù)事業(yè)單位的發(fā)展。在開(kāi)展人事檔案管理工作的，檔案管理人員應(yīng)協(xié)助本單位制定建相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度與準(zhǔn)則，打造主動(dòng)服務(wù)文化理念，從而使人事檔案服務(wù)工作更為規(guī)范、有效。從微觀視角來(lái)看，事業(yè)單位人事檔案管理工作所制定的規(guī)章制均是在日常服務(wù)工作中逐步形成的，因而具有科學(xué)性、合理性和可行性，能夠?qū)ぷ魅藛T的日常工作提供參考與借鑒，并約束工作人員的行為，形成工作紀(jì)律文化。其次，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)主導(dǎo)下的人事檔案管理工作能夠?yàn)楸締挝蝗肆Y源管理工作提供豐富的參考信息，使人力資源管理?yè)碛形镔|(zhì)性保障。而且，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)主導(dǎo)下的事業(yè)單位人事檔案管理政策以及規(guī)章準(zhǔn)則的制定也是以檔案信息為參考依據(jù)。另一方面，當(dāng)前事業(yè)單位在執(zhí)行崗位晉升、分配與調(diào)整工作中均會(huì)參考人事檔案信息，充分借助計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)備自動(dòng)生成詳細(xì)而完整的信息記錄，同時(shí)，做好信息編制工作，完整保存信息使之生成人事檔案。這些檔案資料不僅為人事檔案服務(wù)管理工作提供了重要參考依據(jù)，而且有助于推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。除此之外，在主導(dǎo)服務(wù)意識(shí)主導(dǎo)下，人事檔案服務(wù)平臺(tái)及其服務(wù)工作內(nèi)容在不斷發(fā)展，所生成的檔案信息也更加豐富，信息量隨之驟增。工作人員會(huì)通過(guò)檔案信息歸納與整理來(lái)篩選有參考價(jià)值的檔案信息，做好相關(guān)標(biāo)注工作，以便于為本單位人力資源管理工作提供參考依據(jù)。

3 創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)

創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案管理模式，推動(dòng)事業(yè)單位的良好發(fā)展，必須樹(shù)立創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)，大力加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)，不斷創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的文化作用。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要加大對(duì)本單位人事檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，結(jié)合信息化建設(shè)的具體要求，對(duì)配套的軟硬件設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新，為人事檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展奠定好物質(zhì)基礎(chǔ)。需要注意的是，真實(shí)性與完整性是檔案的兩個(gè)關(guān)鍵性指標(biāo)，要對(duì)信息設(shè)備進(jìn)行充分的應(yīng)用，構(gòu)建完善的人事檔案管理信息系統(tǒng)，詳細(xì)記錄員工履歷、自傳、學(xué)歷、獎(jiǎng)懲信息、職位晉升與任免、考核材料與政審材料等各種信息資料，在保證人事檔案準(zhǔn)確、真實(shí)、全面的基礎(chǔ)上，促進(jìn)其實(shí)用性的不斷提升，使檔案信息查閱工作更加方便快捷，而檔案信息化管理平臺(tái)的建立、創(chuàng)新與完善都需要充足的技術(shù)資金支撐。此外，人事檔案管理人員應(yīng)重視促進(jìn)檔案管理文化創(chuàng)新，明確本單位文化建設(shè)工作的發(fā)展方向，發(fā)揮人事檔案管理工作的文化宣傳教育作用，積極滲透先輩的作風(fēng)與優(yōu)秀文化理念，大力推動(dòng)本單位文化創(chuàng)新，使事業(yè)單位文化建設(shè)的發(fā)展方向更為精準(zhǔn)。

4 動(dòng)態(tài)管理意識(shí)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種信息呈現(xiàn)出“爆炸”特征，信息內(nèi)容更新速度非?？欤耸聶n案信息自然也不例外，同時(shí)，事業(yè)單位內(nèi)部人員流動(dòng)速度也在不斷加快，這對(duì)事業(yè)單位人力資源管理工作尤其是流動(dòng)性管理提出了更高的要求。因此，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立動(dòng)態(tài)管理意識(shí)，把握好大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息更新規(guī)律，做好人事檔案信息的整合、分析與管理工作，根據(jù)變動(dòng)情況，及時(shí)更新人事檔案信息。其次，對(duì)于事業(yè)單位職業(yè)調(diào)整現(xiàn)象，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)調(diào)整結(jié)果做好歸檔工作，將內(nèi)部員工任免審核表、考察表、退休干部審批表、職稱評(píng)審表等重要檔案資料及時(shí)歸檔。另一方面，檔案管理人員應(yīng)注意確保檔案的安全歸檔，對(duì)于檔案?jìng)鬟f工作，應(yīng)努力確保檔案資料在傳遞過(guò)程中的安全轉(zhuǎn)移，避免檔案資料遺失。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，充分發(fā)揮人事檔案信息在事業(yè)單位日常管理中的作用，必須樹(shù)立“四種意識(shí)”，即秉承使命責(zé)任意識(shí)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新發(fā)展意識(shí)與動(dòng)態(tài)管理意識(shí)，著重優(yōu)化人事檔案信息管理平臺(tái)，發(fā)揮人事檔案管理工作的文化宣傳教育作用，積極滲透先輩的作風(fēng)與優(yōu)秀文化理念，大力推動(dòng)本單位文化創(chuàng)新，努力維護(hù)檔案信息的完整性，全面提高檔案管理效率。

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