淺談事業(yè)單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)

呂聰平

摘 要：當前，科學技術在不斷發(fā)展進步中，企業(yè)或事業(yè)單位中的檔案管理工作，也在發(fā)生著改變，如當前部分企業(yè)已經實現(xiàn)檔案管理的信息化建設，即將原有的紙質檔案轉化為電子信息樣式。通過將紙質檔案以電子信息化呈現(xiàn)，不僅能夠促進檔案管理的效率，也能夠提高企業(yè)或事業(yè)單位對檔案的利用率。但事業(yè)單位由于部門機構眾多，信息化檔案建設也較為復雜，因此，事業(yè)單位的檔案信息化建設，不僅是機遇，也是挑戰(zhàn)。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;機遇與挑戰(zhàn)

檔案管理工作中的檔案電子信息化，越來越普遍，相關企業(yè)通過將檔案以電子信息化建設，不僅能夠提高企業(yè)利用檔案的效率，也能夠使檔案信息具促進企業(yè)的發(fā)展。事業(yè)單位人數(shù)眾多，將人事檔案信息向信息化轉變，不僅能夠提高事業(yè)單位人事檔案管理的效率，也能使事業(yè)單位更好的發(fā)掘人才。但事業(yè)單位也由于人員眾多，因此進行人事檔案的信息化仍存在較大的數(shù)量挑戰(zhàn)。本文對事業(yè)單位人事檔案管理面臨機遇與挑戰(zhàn)，進行分析，希望為相關部門提供參考。

1 事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)如今，計算機設備在我國各事業(yè)單位人事管理的部門已經普及，人事檔案的管理模式都是人工輔助計算機的管理模式。在信息化人事檔案的基礎上，其大多數(shù)都開始了檔案信息開放，使檔案的使用者不再限制于檔案的管理人員，所有的員工都可以在其需要的時候進行檔案查詢，例如員工的職稱評定、職位的調整以及相關福利的分配等都需要進行檔案查詢。檔案信息的開放，可以使單位員工更加便捷地獲取到想要的信息。但是，信息檔案的利用始終不夠充分，人數(shù)上還是相對較少。由于部分管理人員的年齡過大，對計算機的使用存在一些問題，導致許多信息化設備并沒用實現(xiàn)其在人事檔案管理上的作用，使大多數(shù)設備形同虛設，只是單純地為滿足上級要求而建立。且有的人事單位將設備也建立在人工輔助的基礎上，不能完全實現(xiàn)信息化的人事檔案管理。檔案軟件不能做到及時的更新與完善，因此，內部很多檔案都存在信息殘缺的問題。

2 事業(yè)單位人事檔案面臨的機遇

2.1 信息技術的發(fā)展為人事檔案的管理帶來了技術支持

信息技術的使用不僅改變了檔案資料的形式，同時也促進了檔案管理模式的創(chuàng)新。信息化網絡管理與人事檔案管理的融合，使數(shù)據系統(tǒng)可以對人事檔案進行自動化處理，從而在很大程度上減輕了人事檔案管理人員的工作負擔，也使檔案的收錄、保存、調取更加方便、快捷。

2.2 人事檔案的紙質載體得到了有效的保護

人事檔案的紙質載體，作為最原始的檔案信息資料，具有很強的客觀性，但由于單位或者個人的需求，需要經常進行翻閱。而經常進行翻閱，會對紙質的資料造成損壞。在信息化技術出現(xiàn)后，人們可以通過網絡進行資料的查詢和下載，不僅減少了工作人員對紙質檔案的翻閱、查詢工作，還使紙質檔案得到了有效的保護，在查詢的過程中不僅提高了查詢效率和工作效率，還在極大程度上減輕了檔案管理者的工作負擔。

2.3 檔案管理的發(fā)展使人事檔案管理人員的職業(yè)技能提升

隨著科技在檔案管理中的應用，許多人事單位更加注重了檔案管理工作者的職業(yè)技能。在新設備的影響下，大量的年輕的檔案管理人才被應聘上崗，為事業(yè)單位人事檔案管理注入了新鮮“血液”。從事檔案管理的人員也積極主動地提升了自身的職業(yè)技能，以求發(fā)展。大量先進的檔案管理辦法也隨之出現(xiàn)，人事檔案的管理質量得到了迅速提升。

3 事業(yè)單位面臨的挑戰(zhàn)及解決策略

事業(yè)單位由于人員基數(shù)大，人事檔案也會繁多，因此進行事業(yè)單位的人事檔案信息化建設，存在較大的挑戰(zhàn)。但信息化檔案建設，不僅能夠提高事業(yè)單位的人事管理效率，也能夠促進事業(yè)單位的快速發(fā)展進步。所以將事業(yè)單位的人事檔案向信息化轉變，也是必要的。

3.1 提高各部門領導對檔案管理的認識

事業(yè)單位由于部門眾多，各部門之間可能存在著各自的檔案管理部門，因此將所以事業(yè)單位的人事檔案向信息化轉變，存在著理統(tǒng)一上的困難。因此，為了加快事業(yè)單位的檔案電子信息化，應首先，提高相關領導對檔案管理的重視，以使領導能夠帶領事業(yè)單位檔案管理部門，進行電子信息化建設。通過領導起到帶頭作用，不僅能夠事業(yè)單位人事檔案信息化轉變的效率，也能夠使企業(yè)單位或的進步。

3.2 提高人員的檔案管理水平

事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理工作，是對紙質檔案進行管理。在進行將檔案向信息化轉變后，檔案管理工作的管理性質，也會發(fā)生改變，即對電子信息檔案進行管理。進行電子檔案信息管理，不僅需要一定的計算機使用技能，也需要對電子檔案管理系統(tǒng)進行熟悉，及能夠熟悉操控。因此，信息化的檔案管理工作，需要信息化的檔案管理人員進行管理，以使檔案管理工作不僅能夠進行檔案管理工作，也能夠發(fā)揮電子檔案管理的功效。所以進行對檔案管理人員進行培訓及從新選擇也是必要的。

3.3 建立完善的檔案管理制度

電子信息檔案管理與傳統(tǒng)紙質檔案管理，存在著較大的不同，因此在規(guī)章制度上，也存在著不完善，因此進行制定完善的電子檔案管理工作的規(guī)章制度，也較為重要。在制定規(guī)章制度的過程中，可以進行引進相關科學合理的制度，或進行自行制度相關規(guī)章制度，并進行試用，如存在規(guī)章制度的不足，也能夠進行及時改進。

3.4 人才的選拔

信息化檔案管理工作需要先進的管理人才，相關人才不僅能夠在檔案管理工作中發(fā)揮管理檔案的工作，也能夠對檔案管理工作中的不足進行發(fā)掘，并提出改進措施。因此，在事業(yè)單位進行電子信息化的檔案管理工作中，應對人才進行發(fā)掘，如相關人員有促進檔案管理工作的想法，應給予機會并培養(yǎng)相關可培養(yǎng)型的人才，以使事業(yè)單位的檔案管理工作獲得快速進步。

4 結語

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理，由于人數(shù)眾多，進行全面的信息化檔案建設，不僅需要大量時間，也需要大量人力，這也給予事業(yè)單位進行人事檔案管理的信息化升級，造成一定挑戰(zhàn)。但信息化建設后，事業(yè)單位的人事檔案管理也會變得更有效率，及管理更為方便，因此，進行事業(yè)單位的人事檔案信息化，也是必要的。但在信息化檔案管理建設中，仍應注意檔案建設的科學合理性，以使信息化的檔案信息建設，能夠提供更高的利用效率。

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