職業(yè)院校圖書(shū)館檔案資料收集與利用

楊玲

摘 要：隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，職業(yè)院校圖書(shū)館檔案資料信息化管理也成為圖書(shū)館管理中一個(gè)重要的部分，檔案資料中真實(shí)詳細(xì)的記載了該圖書(shū)館的各個(gè)階段歷史，在圖書(shū)館管理中起到非常重要的作用。本文主要通過(guò)職業(yè)院校圖書(shū)館檔案資料管理的現(xiàn)狀、圖書(shū)館檔案資料的收集和有效利用幾個(gè)方面來(lái)分析和論述。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;圖書(shū)館;檔案資料;收集和利用

職業(yè)院校圖書(shū)館檔案管理是一個(gè)看似簡(jiǎn)單，但是工作起來(lái)確非常復(fù)雜的一個(gè)工種，它是職業(yè)院校圖書(shū)館管理工作中一個(gè)重要的部分，在圖書(shū)館建設(shè)中起到重要的作用。需要詳細(xì)的對(duì)于圖書(shū)館資料進(jìn)行收集、整理、編碼、保管，其中的收集工作又是整個(gè)環(huán)節(jié)重點(diǎn)。

1 目前職業(yè)院校檔案管理的現(xiàn)狀分析

目前職業(yè)院校整體對(duì)于圖書(shū)館檔案資料的管理意識(shí)非常淡薄，沒(méi)有把圖書(shū)館檔案管理工作做為圖書(shū)館的重點(diǎn)工作，從院校領(lǐng)導(dǎo)到圖書(shū)館管理人員整體的缺乏檔案資料管理的意識(shí)，總是覺(jué)得圖書(shū)館檔案管理工作不影響整個(gè)院校的大局，對(duì)于整個(gè)院校沒(méi)有太大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。都覺(jué)得圖書(shū)館目的是給院校學(xué)生開(kāi)放學(xué)習(xí)，滿(mǎn)足學(xué)生正常的交流，只要服務(wù)好學(xué)生都可以了;職業(yè)院校圖書(shū)館檔案資料管理不到位，沒(méi)有建立科學(xué)有效的管理制度，整個(gè)圖書(shū)館沒(méi)有更好的創(chuàng)新，科研工作做的特別少，目前好多圖書(shū)館還是以紙質(zhì)的檔案比較多，其他的媒介比較，信息化管理使用比較滯后。因?yàn)闆](méi)有在檔案管理中形成明文章程，致使好多檔案借出后沒(méi)有及時(shí)歸檔，造成檔案的損壞或者丟失，給圖書(shū)館造成一定的損失;現(xiàn)階段高職院校的工作人員好多都是臨時(shí)保管人員，很少有高學(xué)歷的檔案管理人才，他們對(duì)于檔案資料的管理知識(shí)欠缺，沒(méi)有足夠的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，大多都是處理圖書(shū)館檔案的日常借閱、歸檔、保管等日常共工作，沒(méi)有辦法滿(mǎn)足當(dāng)今社會(huì)對(duì)于圖書(shū)館建設(shè)的信息化方面的需求。

根據(jù)以上分析，要提高圖書(shū)館檔案管理工作的重視度，建立科學(xué)有效的檔案管理方案，招納先進(jìn)的檔案管理人才，做好檔案資料的收集和利用工作。

2 職業(yè)院校圖書(shū)館檔案資料的收集工作

職業(yè)院校圖書(shū)館檔案資料收集工作比較多，收集的范圍比較廣，大致可以分為以下幾個(gè)類(lèi)別。圖書(shū)館相關(guān)的規(guī)章制度、檔案的借閱制定等;圖書(shū)館工作的計(jì)劃和總結(jié)、工作報(bào)告、日常會(huì)議內(nèi)容紀(jì)要以及各項(xiàng)工作的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件內(nèi)容等;圖書(shū)館內(nèi)的書(shū)籍的分類(lèi)，圖書(shū)的目錄等的相關(guān)統(tǒng)計(jì)文件;圖書(shū)館各種財(cái)務(wù)報(bào)賬類(lèi)憑據(jù)、采購(gòu)情況的登記表以及日常圖書(shū)的借閱登記表等;.圖書(shū)館內(nèi)有關(guān)學(xué)術(shù)交流的材料、各種交流總結(jié)、發(fā)表的論文、期刊;.圖書(shū)館工作人員的檔案、招聘材料，以及還有一些日常有價(jià)值的照片和視頻等。

圖書(shū)館檔案管理人員要提高檔案資料的管理意識(shí)，建立科學(xué)有效的檔案管理制定，及時(shí)做好檔案的收集工作;提高檔案管理人員的檔案管理能力，建立崗位責(zé)任制，做好檔案資料收集工作的監(jiān)督和落實(shí);檔案資料的管理過(guò)程中要采用信息化的管理，減少紙質(zhì)檔案使用，可以采用云技術(shù)手段，還可以借助電子設(shè)備進(jìn)行資料的查看和借閱。采用多種渠道開(kāi)展圖書(shū)館檔案的收集和整理工作。建議可以按照文件的類(lèi)別來(lái)先進(jìn)行有效的分類(lèi)，可以給檔案分成幾個(gè)大類(lèi)，然后進(jìn)行編碼，檔案的管理中要采用統(tǒng)一的編碼，編碼上可以借鑒圖書(shū)管理中的編碼方法，立好卷宗，最后是建立好檔案資料的借閱制度，做好重要的文件和資料歸檔保管的工作。

3 職業(yè)院校圖書(shū)館檔案資料的有效利用

3.1 開(kāi)展多種形式的檔案資料信息咨詢(xún)服務(wù)

職業(yè)院校圖書(shū)館檔案管理人員可以科學(xué)的實(shí)施檔案信息的咨詢(xún)服務(wù)，在檔案保密原則許可的情況下，職業(yè)院校學(xué)生可以隨時(shí)聯(lián)系查詢(xún)需要的檔案資料，服務(wù)開(kāi)展的前提需要對(duì)于檔案信息類(lèi)別、編碼等整理好，便于讀者方便查找和查看。

3.2 圖書(shū)館檔案資料的信息化管理

現(xiàn)階段圖書(shū)館的檔案資料管理要盡量采用科學(xué)信息化的手段來(lái)管理，圖書(shū)館要建立好網(wǎng)站，網(wǎng)站上要實(shí)時(shí)有效更新圖書(shū)信息的資源，及時(shí)豐富網(wǎng)站上內(nèi)容，不斷的增加網(wǎng)站內(nèi)容的信息量，網(wǎng)站首頁(yè)更新好最新的開(kāi)放圖書(shū)公告等，便于職業(yè)院校學(xué)生能更好的上網(wǎng)瀏覽、查詢(xún)、借閱檔案資料的工作。

3.3 圖書(shū)館檔案資料整理編研

職業(yè)院校圖書(shū)館的檔案資料的數(shù)量都是比較大的，內(nèi)容也是分散的，需要檔案資料的管理人員做好信息資料的分類(lèi)、整編、以及位置的歸類(lèi)等工作。

3.4 定期舉辦各種檔案信息資源的宣傳活動(dòng)

圖書(shū)館檔案管理部門(mén)可以定期的開(kāi)展評(píng)選活動(dòng)，比如開(kāi)展最佳讀者的評(píng)比活動(dòng)，看下誰(shuí)是本期最佳讀者，并作出信息量的公布活動(dòng)。也可以給圖書(shū)館內(nèi)一部分重要的資料進(jìn)行開(kāi)放和借閱活動(dòng)，公布借閱的日期和周期?？梢越柚鷪D書(shū)館內(nèi)積累的檔案信息資料，向讀者開(kāi)展閱讀指導(dǎo)的工作。圖書(shū)館內(nèi)的檔案信息資源對(duì)于圖書(shū)館的發(fā)展和建設(shè)有著重要的作用，需要進(jìn)行科學(xué)有效的利用。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，做好圖書(shū)館檔案資料的管理工作在整個(gè)圖書(shū)館建設(shè)中起到重要的作用，職業(yè)院校圖書(shū)館需要改變?cè)杏^念，不斷創(chuàng)新工作方法，科學(xué)有效的做好檔案資源的收集工作，并有效利用信息資源做好圖書(shū)館的發(fā)展工作。

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