有效提升初中學(xué)校檔案管理工作研究

劉小縫

在學(xué)校教育常規(guī)管理越來越被規(guī)范的今天，檔案管理很自然納入了學(xué)校常規(guī)管理?xiàng)l例中，規(guī)范檔案管理，有利于提高學(xué)校教育質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校辦出自己的特色。健全的檔案，能對(duì)學(xué)校每個(gè)人都能起到一定的督促作用，對(duì)于考核教師能夠做到有章可循，促使每位教職工能夠認(rèn)真自覺地做好常規(guī)本職工作，進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)校管理的科學(xué)化一流化、創(chuàng)新化。學(xué)校是社會(huì)發(fā)展的一個(gè)重要窗口，每天都會(huì)有新的事情發(fā)生，有新的重要事情需要記載，而記載和提供信息的檔案工作，必須緊密關(guān)注本校教育教學(xué)的特點(diǎn)和發(fā)展的走向，要做到符合本校實(shí)際和實(shí)施方案，努力使本校的檔案管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化放心發(fā)展。本人現(xiàn)結(jié)合對(duì)學(xué)校檔案管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出自己的幾點(diǎn)體會(huì)和認(rèn)識(shí)。

1 檔案工作要納入學(xué)校管理體系中

學(xué)校的日常運(yùn)行和各項(xiàng)工作千頭萬緒，檔案工作尤為重要，各學(xué)校要將檔案管理工作要列人重要事項(xiàng)中，將此納入到學(xué)校的年度或?qū)W期工作計(jì)劃中，更要滲透到學(xué)校各部門的工作計(jì)劃中。檔案工作要切實(shí)做到有年度計(jì)劃，有年終總結(jié)，同時(shí)要將檔案管理工作人員的工作職責(zé)明確提出，將涉及檔案工作的事宜納入教職工考核范疇，要合其他部門教職工一樣進(jìn)行量化考核，并將考核結(jié)果與職稱、獎(jiǎng)懲密切掛鉤。只要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作做到特別重視，學(xué)校各處室、各位教師才能在提供檔案資料過程中做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，檔案管理人員在搜集資料、整理資料、入檔編號(hào)工作上，才能形成良好的工作習(xí)慣。換句話說，就是學(xué)校如果將檔案工作列人學(xué)校工作計(jì)劃、各處室計(jì)劃管理體系中，按照計(jì)劃狠抓落實(shí)，必定能形成良好的檔案管理習(xí)慣，檔案工作就能夠順利開展，為學(xué)校各項(xiàng)工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 領(lǐng)導(dǎo)重視，分層培訓(xùn)

要切實(shí)搞好學(xué)校檔案管理工作，必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作的意識(shí)，必須對(duì)檔案管理人員進(jìn)行分層培訓(xùn)。學(xué)校檔案管理工作，是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的系統(tǒng)工程，要保障學(xué)校檔案管理工作的正常開展，必須提高領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作的意識(shí)。在很多學(xué)校交流學(xué)習(xí)中，我發(fā)現(xiàn)不少學(xué)校檔案管理不夠規(guī)范，檔案制度不夠健全，很多學(xué)校的檔案都是趨于應(yīng)付檢查狀態(tài)，究其原因，就是因?yàn)檫@些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)不夠強(qiáng)，各處室領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)還很薄弱。如：有的學(xué)校甚至連年度計(jì)劃、年終工作總結(jié)、會(huì)議記錄本、各類花名冊(cè)等最應(yīng)該歸檔的材料卻沒能歸檔。換句話說，就是這些任何一個(gè)法人單位都必須具備的材料，都沒有進(jìn)行歸檔，何況其他材料呢。深入剖析問題根源，就在于，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視、各處室領(lǐng)導(dǎo)不重視，導(dǎo)致檔案員在檔案管理工作中遇到了最難的一件事——材料的收集齊全，最終導(dǎo)致檔案工作不能順利地開展。

學(xué)校檔案管理工作，應(yīng)由校長分管牽頭負(fù)責(zé)，辦公室主任具體實(shí)施安排，專（兼）職檔案員具體管理，各處室檔案管理人員密切配合，才能構(gòu)建起檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系。學(xué)校要專門安排專（兼）檔案管理人員，參加相關(guān)檔案管理部門組織的各類專題教育培訓(xùn)會(huì)，學(xué)習(xí)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，返校后要對(duì)本校檔案管理人員進(jìn)行分層培訓(xùn)，同時(shí)要負(fù)責(zé)指導(dǎo)、督查各處室年度檔案立卷的質(zhì)量，要及時(shí)驗(yàn)收應(yīng)該應(yīng)歸檔的材料，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。通常一年要進(jìn)行1—2次的檔案歸檔工作，許多檔案管理人員都知道，中間間隔時(shí)間太長的話，在整理材料的時(shí)候許多重要環(huán)節(jié)要么忘記，要么模糊不清，容易導(dǎo)致檔案工作出現(xiàn)失誤，此時(shí)進(jìn)行及時(shí)的分層培訓(xùn)，是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵所在。

3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)工作

加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)，是做好檔案管理工作的首要條件。為建立健全規(guī)章制度，學(xué)校要深入貫徹落實(shí)《檔案法》，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定《學(xué)校檔案管理實(shí)施細(xì)則》，并單獨(dú)設(shè)立綜合檔案室，配齊檔案室所需的各類設(shè)施設(shè)備。很多學(xué)校將檔案室、辦公室和借閱室三室合一，這是不可取的，要做好檔案管理工作，必須三室分開，各有專室。檔案庫房內(nèi)要落實(shí) “六防”措施，以保障檔案的安全;財(cái)務(wù)處要列出檔案管理工作的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，以保障檔案工作的順利進(jìn)行。特別是隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為檔案管理的重要工具，這就要求專（兼）職檔案人員要具備很高的素質(zhì)，必須掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技能。學(xué)校必須要安排計(jì)算機(jī)管理人員學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作技能和檔案管理工作技能，這樣，才能促使他們適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。

近年來，國家對(duì)學(xué)校檔案管理工作非常重視，各級(jí)各類評(píng)估檢查工作也成了學(xué)校工作的重要組成部分。例如：義務(wù)教育均衡驗(yàn)收工作、省一級(jí)達(dá)標(biāo)校評(píng)估檢查、九年義務(wù)教育檢查、安全工作檔案工作及各種財(cái)務(wù)檢查等，諸多的檔案建設(shè)必須以大量的原始檔案資料為基礎(chǔ)。而學(xué)校的檔案主要來源于學(xué)校支部、教務(wù)、政教、團(tuán)委、總務(wù)和班級(jí)，但學(xué)校檔案不同于一般的文獻(xiàn)資料，它是學(xué)校中的組織和個(gè)人直接使用原始文件材料的轉(zhuǎn)化物，不是隨意或事后編寫出來的。因此，教育教學(xué)考核評(píng)價(jià)，必須以檔案作為評(píng)價(jià)依據(jù)才能有理有據(jù)地實(shí)施各項(xiàng)工作。因此，檔案管理人員要通過收集、鑒定、整理、保管等環(huán)節(jié)，建立健全相關(guān)的檔案材料，才能讓上級(jí)部門或本校對(duì)學(xué)校或教職工教育教學(xué)工作進(jìn)行客觀、全面的評(píng)價(jià)，從而提高評(píng)估的效益和質(zhì)量。

學(xué)校檔案室是學(xué)校檔案資料重要所在，學(xué)校要努力開創(chuàng)檔案信息開發(fā)利用的新局面，保證檔案信息能夠?yàn)閷W(xué)校工作服務(wù)，為全校師生服務(wù)，為各級(jí)各類查閱檔案資料者服務(wù)。如：畢業(yè)生學(xué)籍信息和學(xué)歷證明、學(xué)校歷年來在各種競(jìng)賽活動(dòng)中獲得的實(shí)物檔案材料（包括榮譽(yù)證書、匾、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)牌、照片等）也應(yīng)整理歸檔。如果能及時(shí)收集這些檔案材料，并進(jìn)行合理的歸檔，可以提高學(xué)校的知名度，加強(qiáng)學(xué)校對(duì)外宣傳等工作。

4 常規(guī)檔案整理實(shí)例

4.1 計(jì)劃總結(jié)類

開學(xué)初，學(xué)校要制定學(xué)年度工作計(jì)劃，各處室要按照學(xué)校的工作計(jì)劃，制定各部門工作計(jì)劃，教研組要有教研工作計(jì)劃，教師要有個(gè)人工作計(jì)劃，班主任也要有工作計(jì)劃等。檔案管理人員要將這些工作計(jì)劃收集齊全，并整理好，學(xué)期末將這些工作計(jì)劃、工作總結(jié)按照相關(guān)要求歸檔保存。

4.2 教育教學(xué)活動(dòng)類

1）教學(xué)活動(dòng)類。（1）優(yōu)質(zhì)課（公開課）評(píng)比活動(dòng)中，可收集活動(dòng)方案、參賽人員、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)分表、獲獎(jiǎng)名單（或表彰文件）、音像資料等。（2）五環(huán)節(jié)檢查中，可收集評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、匯總表、評(píng)選結(jié)果等;（3）春秋季運(yùn)動(dòng)會(huì)中，可收集運(yùn)動(dòng)會(huì)秩序冊(cè)，各項(xiàng)目參賽人員、評(píng)委人員、開幕閉幕式圖片、獲獎(jiǎng)情況、現(xiàn)場(chǎng)照片及新聞報(bào)道等。

2）政教、團(tuán)委活動(dòng)類。（1）學(xué)生安全知識(shí)競(jìng)賽中，可收集參賽班級(jí)、活動(dòng)方案、競(jìng)賽知識(shí)內(nèi)容、評(píng)分表、獲獎(jiǎng)名單、現(xiàn)場(chǎng)照片及新聞報(bào)道等。（2）升旗儀式中，可收集升旗儀式活動(dòng)方案、升旗時(shí)間、升國旗班級(jí)、主持人、升旗手、護(hù)旗手、國旗下講話人及講話稿、現(xiàn)場(chǎng)照片及新聞報(bào)道等。（3）團(tuán)日活動(dòng)中，可收集活動(dòng)方案、活動(dòng)內(nèi)容、活動(dòng)小結(jié)、現(xiàn)場(chǎng)照片及新聞稿等。（4）讀書交流活動(dòng)中，可收集活動(dòng)方案、活動(dòng)議程、獲獎(jiǎng)名單、朗讀稿件等。

在平常收集資料時(shí)，檔案管理人員一定要做到制度化、部門化和條理化，在檔案的裝訂、整理、立卷、歸檔方面要做到科學(xué)化、規(guī)范化，并按照上級(jí)的各項(xiàng)檢查評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)分細(xì)則進(jìn)行分類，同時(shí)還要把各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查后的反饋與建議詳細(xì)地記錄下來，對(duì)不足的地方進(jìn)行整改，這樣，才能不斷完善檔案工作，逐步提高收集、裝訂、整理、立卷、歸檔的工作 能力。

總之，檔案工作是溝通歷史與未來的橋梁，是連接社會(huì)與人生的紐帶。隨著我國教育教學(xué)改革的不斷推進(jìn)，學(xué)校檔案管理工作也更加嚴(yán)峻更為重要，檔案管理人員要不斷地提高檔案管理水平，才能更好地為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù)。