關(guān)于加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的思考

徐松

摘 要：檔案管理指的就是對(duì)檔案的實(shí)體和檔案的信息進(jìn)行管理并提供服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，同時(shí)也是國(guó)家檔案事業(yè)中最基本的組成部分。對(duì)于檔案而言，其包含的內(nèi)容豐富且重要，并具有較高的考察利用價(jià)值和較高的研究?jī)r(jià)值。因此，在新形勢(shì)下做好檔案管理工作具有非常重要的意義。就傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，已經(jīng)無(wú)法滿足新形勢(shì)下檔案管理工作的需求，因此，本文就新形勢(shì)下檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并通過(guò)分析探討如何加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);檔案管理;措施

檔案管理工作主要就是對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。而它最終的目的則是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐進(jìn)行服務(wù)。而在現(xiàn)階段的檔案管理工作中要實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分合理利用，就需要在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程不斷改進(jìn)對(duì)其的管理方式方法，從而有效提升管理的水平，進(jìn)而促使檔案管理工作邁向現(xiàn)代化的管理標(biāo)準(zhǔn)。

1 檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 不規(guī)范的檔案管理

對(duì)于現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理工作而言，其中存在不規(guī)范的問(wèn)題，而管理的不規(guī)范則主要體現(xiàn)在對(duì)權(quán)責(zé)的分配和對(duì)組織的規(guī)劃以及獎(jiǎng)懲制度的不合理性等。其中有部分檔案沒(méi)有及時(shí)對(duì)檢索目錄進(jìn)行更新，再加之分類也不夠清晰，沒(méi)有準(zhǔn)確的項(xiàng)目標(biāo)號(hào)，并且對(duì)檔案的收集和整理以及歸檔的工作也不夠嚴(yán)謹(jǐn)，因此導(dǎo)致在查找檔案信息的過(guò)程受到極大的阻力。此外，不科學(xué)的檔案管理嚴(yán)重影響了檔案管理工作的順利開(kāi)展，從而致使檔案管理的工作人員失去對(duì)工作的熱情。

1.2 落后的現(xiàn)代化辦公條件

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行辦公的條件已然較成熟，并且應(yīng)用也較為普遍。而檔案管理工作的開(kāi)展也需要緊跟時(shí)代的變化不斷提升自身管理的有效性，充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)提升檔案管理的效率。但在實(shí)際實(shí)施管理的過(guò)程中仍舊會(huì)受到多方面因素的影響，從而導(dǎo)致部分單位還不能夠?qū)⑿畔⒒瘷n案管理的工作落實(shí)到位，依舊延用傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公方式來(lái)開(kāi)展工作，進(jìn)而使檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)脫離，因而給檔案管理工作的順利開(kāi)展帶來(lái)了嚴(yán)重的阻礙和影響，其中一方面加大了檔案管理工作的成本，一方面也造成了部分空間資源的極大浪費(fèi)，也無(wú)法對(duì)檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行擴(kuò)展，此外，在實(shí)際的管理中會(huì)需要大量的人力來(lái)實(shí)施，因此也加大了對(duì)人力資源的需求，但如此不但無(wú)法有效提升檔案管理工作的效率，而且還給查找、翻閱、檢索等帶來(lái)極大的難度。

1.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

對(duì)單位而言，其檔案管理工作直接關(guān)系到單位日后的發(fā)展情況，如果單位的檔案管理工作人員具備高素質(zhì)和檔案管理的專業(yè)性，那么就可以促進(jìn)單位的良好發(fā)展。即使現(xiàn)在大部分的單位都開(kāi)設(shè)了獨(dú)立的檔案室以及資料室，但專業(yè)的檔案管理人員的配備仍然非常缺乏，尤其是掌握了現(xiàn)代化信息技術(shù)和檔案管理專業(yè)能力的復(fù)合型優(yōu)秀人才。并且部分單位的檔案管理工作人員都是一些兼職人員來(lái)進(jìn)行負(fù)責(zé)的，而這些人員并不具備專業(yè)的檔案管理水平，因此無(wú)法更好的勝任檔案的管理工作。除此之外，檔案管理崗位人員的流動(dòng)性較大，從而使檔案管理工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)連貫性，進(jìn)而影響到檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2 加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的措施

2.1 提升檔案管理工作的法制化水平

在社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步過(guò)程中，法制管理成為了各大行業(yè)順利穩(wěn)定發(fā)展的必要前提。而法制化建設(shè)的積極作用一方面可以為當(dāng)下檔案管理工作的順利開(kāi)展提供必要的支撐，而另一方面則可以保障檔案的規(guī)范化管理，進(jìn)而對(duì)檔案管理工作中的具體問(wèn)題予以及時(shí)的解決。同時(shí)，我國(guó)在上世紀(jì)的九十年代就檔案管理工作的法制化管理出臺(tái)了相應(yīng)的法律，進(jìn)而為檔案管理工作的順利實(shí)施提供了有利的法律支持。但在社會(huì)不斷發(fā)展和進(jìn)步的過(guò)程中，出臺(tái)的相關(guān)法律已經(jīng)無(wú)法適用于現(xiàn)代檔案管理工作的需求。因此，就需要在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)的作用，從而有效推進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展，加快現(xiàn)代化檔案管理的改革步伐。對(duì)于現(xiàn)階段的檔案管理而言，務(wù)必要加強(qiáng)檔案管理過(guò)程中的法制化建設(shè)，并依據(jù)現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理發(fā)展的實(shí)際情況來(lái)制定符合當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的法律，但在實(shí)際的制定的過(guò)程中還需要考慮到各地區(qū)的差異，只有這樣才能夠不斷規(guī)范檔案管理工作的順利開(kāi)展，從而滿足人們對(duì)檔案資料的運(yùn)用。

2.2 加強(qiáng)檔案專業(yè)管理的技術(shù)創(chuàng)新

在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，檔案的管理工作面臨著極大的挑戰(zhàn)，并且管理的難度也會(huì)有一定的增大，那么，如何將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)有效的融合于現(xiàn)下檔案管理工作中，是當(dāng)下急需考慮的一大問(wèn)題。而想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理工作，就需要檔案管理工作人員對(duì)工作的性質(zhì)和特點(diǎn)有準(zhǔn)確的把握，并不斷創(chuàng)新管理的方式方法，提升管理的水平和質(zhì)量。同時(shí)作為檔案的管理工作人員要與時(shí)俱進(jìn)不斷提升自身的專業(yè)管理水平，通過(guò)不同學(xué)習(xí)專業(yè)管理技能，以此在檔案管理工作中發(fā)揮自身的價(jià)值。同時(shí)，在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中需要各個(gè)部門(mén)相互配合，并對(duì)管理中遇到的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行解決。除此之外，檔案的管理工作人員還要對(duì)檔案的整理和收集以及整理歸類等工作保持高度的重視度，再借助現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)實(shí)施高效率和高質(zhì)量的管理。而計(jì)算機(jī)的引入則可以在很大程度上提升查找資料的效率，從而保障最大化的資源利用。但計(jì)算機(jī)的引用也帶來(lái)了信息安全的隱患，因此，在實(shí)際的管理中應(yīng)制定應(yīng)對(duì)完善的安全管理規(guī)章制度，例如，可以在用戶查找檔案資料前進(jìn)行身份的驗(yàn)證，即采取指紋驗(yàn)證或者電子簽名等等，從而有效規(guī)范網(wǎng)絡(luò)信息帶來(lái)的不安全隱患。此外，作為檔案管理人員應(yīng)該將每天的工作寫(xiě)成日志記錄下來(lái)，如此不但可以作為對(duì)檔案管理人員的考核憑證，還可以在記錄的同時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題。

2.3 加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)

對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理人員來(lái)說(shuō)，除了要做好日常的檔案管理工作外，還應(yīng)利用其余空閑時(shí)間通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)不斷強(qiáng)化自身的專業(yè)管理水平，特別是可以借助豐富的網(wǎng)絡(luò)資源或者圖書(shū)館來(lái)搜集各類關(guān)于檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)而不斷提升自身的管理理念，并結(jié)合實(shí)際來(lái)提升自身的管理水平。同時(shí)，在實(shí)際的檔案管理工作過(guò)程中，作為管理人員還應(yīng)與其他部門(mén)保持良好的溝通和交流，進(jìn)而促使檔案管理工作的高效進(jìn)行以及完成，并保障檔案內(nèi)容和種類的規(guī)范和完整性。此外，還應(yīng)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，從而不斷提升其專業(yè)管理水平和自身職業(yè)素質(zhì)。而培訓(xùn)也要有一定的針對(duì)性和目的性，同時(shí)還要結(jié)合自身實(shí)際的管理現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上科學(xué)合理的對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，從而逐漸對(duì)檔案管理工作員的個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)素質(zhì)以及管理專業(yè)水平進(jìn)行有效的提升，進(jìn)而促使檔案管理工作開(kāi)展的順利。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新形勢(shì)下，要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以促使其更好的適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的需求，而由于當(dāng)下信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案的管理工作中，因此，務(wù)必要對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平和管理觀念等作出相應(yīng)的轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新，從而促使其可以更好的投身于檔案的管理工作過(guò)程中，服務(wù)于檔案管理的創(chuàng)新機(jī)制，進(jìn)而為我國(guó)的發(fā)展和建設(shè)提供相應(yīng)的服務(wù)。

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