婦幼保健機構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀及對策研究

艾紹鵬

摘 要：婦幼保健機構(gòu)是重要的醫(yī)療衛(wèi)生組織，隨著社會上對于婦幼保健的關(guān)注度逐漸提升，婦幼保健機構(gòu)的工作量日益增加，產(chǎn)生大量的檔案信息。而新時期信息技術(shù)的應(yīng)用，使得婦幼保健機構(gòu)很多工作實現(xiàn)信息化管理，這給檔案管理帶來一定沖擊?；诖?，本次就分析婦幼保健機構(gòu)進行檔案管理的現(xiàn)狀，探究存在的具體問題，最后基于基層婦幼保健機構(gòu)面對的發(fā)展形勢，提出針對這些問題的解決對策。

關(guān)鍵詞：婦幼保健機構(gòu);檔案管理;問題;對策

1 引言

婦幼保健機構(gòu)主要是為婦女和兒童提供保健服務(wù)的機構(gòu)，相對于其他綜合醫(yī)院來講，接待的患者比較有限，范圍較窄。但因為新時期人們都很重視婦幼保健工作的開展，更重視女性和兒童的健康水平，因此婦幼保健機構(gòu)的業(yè)務(wù)量逐漸增加，每天都產(chǎn)生大量的檔案信息。在信息化時代，因為檔案工作模式出現(xiàn)很大的改變，因此如何對檔案信息進行管理成為一項難題，對于基層婦幼保健機構(gòu)來說也是如此。

婦幼保健機構(gòu)的檔案資料的價值主要體現(xiàn)在對這些檔案信息的利用和開發(fā)上。而婦幼保健機構(gòu)開展的檔案管理工作主要是對日常工作中出現(xiàn)的圖像、文件、表格、其他資料等進行整理和歸納，形成檔案，最終儲存起來進行管理。這些檔案資料對于婦幼保健工作的開展有很重要的指導意義，對于提升新時期婦女和幼兒的健康水平也有很大的借鑒價值。因此基層婦幼保健機構(gòu)要重視檔案管理工作的開展，注意分析工作中出現(xiàn)的問題，及時進行解決，以提升檔案管理水平。

2 基層婦幼保健機構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀問題

1）缺乏重視?；鶎計D幼保健機構(gòu)在運營過程中，更重視醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)和婦幼保健服務(wù)的業(yè)務(wù)工作開展，忽視了對與檔案信息的管理工作，不重視檔案管理，導致檔案管理水平一直得不到提升，依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，跟不上新時期信息化管理系統(tǒng)的發(fā)展。機構(gòu)對于檔案管理的資金投入不多，相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善，人才配備也不是很充足。而新時期信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大大改變了檔案工作方式，需要與之適應(yīng)的檔案管理制度，才能實現(xiàn)理論與實踐的配套發(fā)展。還有就是，很多工作人員建立的檔案資料不夠全面，存在一些信息缺失問題，影響檔案的歸檔和利用，而且這些資料不全的情況還可能引發(fā)管理爭議，帶來醫(yī)患糾紛。

2）管理制度不完善?；鶎計D幼保健機構(gòu)開展的檔案管理工作相對于業(yè)務(wù)工作來說還處于起步狀態(tài)，相應(yīng)的檔案管理制度尚不完善，規(guī)范化水平不高。一些基層婦幼保健機構(gòu)都沒有自己單獨的檔案管理部門，都是由各個科室進行檔案管理，不利于資料的查詢和檢索。機構(gòu)負責管理的檔案多是文件資料，比如患者的病歷報告，還有一些科技和音像、影像學資料等。其中病歷報告一般放置在病案室，其他檔案，比如體檢的影像學資料等，都是放在各自的科室。機構(gòu)制定的檔案管理制度和管理程序不能適用，或者說不完善，使得檔案管理的標準化、規(guī)范性存在很大不足。

3）管理機制落后。基層婦幼保健機構(gòu)實行的檔案管理工作機制比較落后，不適應(yīng)新時代下信息化的發(fā)展。因為經(jīng)濟發(fā)展和資金實力等因素的限制，部分機構(gòu)的檔案室設(shè)施建設(shè)比較陳舊，沒有及時更換最新的設(shè)備;檔案管理技術(shù)落后，對于信息技術(shù)的應(yīng)用不足;紙質(zhì)檔案還沒有全部改成電子檔案，容易出現(xiàn)丟失、損毀等問題，安全性不高;檔案數(shù)據(jù)庫不能及時更新，無法與其他機構(gòu)或上級單位實現(xiàn)信息共享;網(wǎng)絡(luò)安全防護工作不到位，檔案信息存在很大的安全風險。

4）專業(yè)人員缺乏。基層婦幼保健機構(gòu)沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，或者素質(zhì)不高，難以勝任基層婦幼保健機構(gòu)的檔案管理工作?；鶎計D幼保健機構(gòu)檔案管理工作對于檔案管理人員的素質(zhì)要求較高，需要人員既有豐富的檔案管理理論知識和技能，還要對業(yè)務(wù)工作內(nèi)容有所了解，同時能熟練操作計算機設(shè)備和軟件進行檔案處理，需要人員的綜合素質(zhì)水平較高。但目前來說，基層婦幼保健機構(gòu)的檔案管理人員數(shù)量不足，素質(zhì)上也存在普遍不高的問題，很多人員是兼職的，對于檔案管理知識并不了解，也沒有進行崗前培訓，因此難以勝任基層婦幼保健機構(gòu)的檔案管理工作;或者業(yè)務(wù)能力比較單一，復(fù)合型人才較少，影響機構(gòu)檔案管理工作的開展。

3 基層婦幼保健機構(gòu)檔案管理的創(chuàng)新改革對策

1）提高重視程度。新形勢下，基層婦幼保健機構(gòu)需要重視檔案管理工作的開展提高對檔案管理工作的認識，充分挖掘檔案資源的價值，為業(yè)務(wù)工作開展提供合法依據(jù)?；鶎計D幼保健機構(gòu)需要增加對檔案管理的資金投入，引進現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段，購置先進的電子設(shè)備進行管理，提升基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平。結(jié)合機構(gòu)的業(yè)務(wù)工作實際，打造專門的數(shù)據(jù)處理平臺、檔案數(shù)據(jù)庫等，提高對檔案資料的儲存和管理能力。機構(gòu)領(lǐng)導人要起到表率作用，帶頭宣傳檔案管理工作的重要性，加強對工作人員的相關(guān)教育，并定期檢查單位內(nèi)部檔案工作的開展成效，以督促和鼓勵檔案管理人員更積極的工作。

2）完善檔案管理制度。基層婦幼保健機構(gòu)要重視檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，使用統(tǒng)一有效的制度規(guī)范檔案管理工作。結(jié)合機構(gòu)檔案資料的特殊性和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，制定符合要求的檔案信息化管理制度，規(guī)范信息化管理的實施;完善信息化管理監(jiān)督制度，明確各自的崗位職責和權(quán)限，保證按照制度進行工作。機構(gòu)要充分認識到信息化手段對于檔案管理的重要性，提高信息化管理意識，能夠積極學習信息化手段，實現(xiàn)信息化管理;提升責任意識，從思想上入手，樹立檔案管理信息化理念，加大對信息化建設(shè)的投入力度，營造信息化建設(shè)氛圍。制定統(tǒng)一的信息化管理標準，配置先進的信息化設(shè)備，引進先進的技術(shù)、方法、軟件，能夠使用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)與利用;打造檔案信息共享平臺，實現(xiàn)檔案信息的開放和共享，從而推動對檔案資源的開發(fā)與利用工作進展。

3）培養(yǎng)檔案管理人才?；鶎計D幼保健機構(gòu)開展檔案管理工作還要重視人才的培養(yǎng)，為信息化工作開展配備高素質(zhì)的綜合性人才。機構(gòu)要提高對檔案管理人才的引進門檻，要求必須掌握先進的檔案管理只是，并有一定的信息技術(shù)基礎(chǔ)。安排進行專業(yè)的崗前培訓，針對機構(gòu)檔案管理工作內(nèi)容進行培訓，提高對崗位工作的適應(yīng)性。增加對檔案管理人員的福利待遇，吸引高水平人才的加入;定期組織專項培訓，關(guān)注機構(gòu)業(yè)務(wù)工作開展和信息化檔案管理的結(jié)合，以及人員信息化水平的提升，強化人員的檔案理論知識、信息技術(shù)的掌握能力以及對單位業(yè)務(wù)工作的了解程度等;強化績效考核，在每次培訓結(jié)束后進行嚴格的考核，將考核結(jié)果與績效考核掛鉤;機構(gòu)要不定期對檔案管理人員的工作內(nèi)容、成效進行定期考核，設(shè)定嚴格的考核標準，并落實科學的激勵制度，對表現(xiàn)良好的人員進行激勵，對表現(xiàn)較差的人員進行懲罰，以此提升他們的積極性，并提升責任意識;通過考核結(jié)果的分析，發(fā)現(xiàn)工作中存在的不足，進行優(yōu)化和改進，從而提升機構(gòu)檔案管理水平。

4）創(chuàng)新檔案管理機制?；鶎計D幼保健機構(gòu)要推行檔案信息化管理模式的應(yīng)用，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息收集和整理、研發(fā)和利用的信息化和數(shù)字化建設(shè)。機構(gòu)要積極落實檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等先進技術(shù)和軟件，對檔案資源的潛在價值進行挖掘。同時借助信息技術(shù)拓寬檔案信息資源的應(yīng)用途徑，創(chuàng)新應(yīng)用模式，為基層婦幼保健機構(gòu)的業(yè)務(wù)工作開展提供合法依據(jù)和科學指導。同時要注意檔案資源的安全防護，尤其是對患者信息的保密工作要嚴格落實，避免泄密。

4 結(jié)語

新時期，基層婦幼保健機構(gòu)實施檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)，機構(gòu)必須要緊隨時代發(fā)展的步伐，對檔案管理工作進行創(chuàng)新，提升工作水平和效率，為婦幼保健工作開展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]趙銳.婦幼保健機構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀及對策探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（05）：57.