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      綜合檔案室的職能作用分析

      2019-11-11 12:15:48吳軍紅
      卷宗 2019年30期
      關(guān)鍵詞:職能作用

      吳軍紅

      摘 要:對(duì)于中心血站的檔案管理而言,綜合檔案室是重要的檔案業(yè)務(wù)科室。在檔案的歸集整理保管過(guò)程當(dāng)中具有重要意義?;诰C合檔案室的重要性及其特殊地位,我們應(yīng)當(dāng)對(duì)綜合檔案室的職能作用進(jìn)行界定和分析,既要明確綜合檔案室的管理職責(zé),同時(shí)又要掌握綜合檔案室的管理特點(diǎn),制定有效的管理策略,保證綜合檔案室在檔案管理過(guò)程當(dāng)中能夠取得實(shí)效,解決檔案管理中的突出問(wèn)題,提高綜合檔案室的管理效果,為中心血站的日常工作提供有力的支持。

      關(guān)鍵詞:綜合檔案室;職能作用;管理內(nèi)容

      1 前言

      從目前中心血站的綜合檔案室的設(shè)置來(lái)看,主要目的是實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效管理,既實(shí)現(xiàn)檔案資料的歸集,分類和整理,同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的有效保護(hù)。使檔案資料能夠按照規(guī)定進(jìn)行保管和存放,同時(shí)還能提高檔案的利用率,使檔案資料在調(diào)用過(guò)程當(dāng)中能更加規(guī)范,避免檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。因此,我們應(yīng)當(dāng)對(duì)綜合檔案室的職能有正確認(rèn)識(shí),既要明確期管理職責(zé),同時(shí)也要對(duì)其管理內(nèi)容進(jìn)行有效的界定,保證綜合檔案管理室在檔案管理中能夠取得實(shí)效。

      2 綜合檔案室的職能劃分

      2.1 綜合檔案歸檔

      綜合檔案室在日常工作中,綜合檔案的歸檔是其重要的管理職責(zé)。綜合檔案包含了中心血站的所有檔案資料,既包括行政檔案,無(wú)償獻(xiàn)血者檔案也包括人員檔案,基建檔案,財(cái)務(wù)檔案等相關(guān)檔案資料。這些檔案都具有較強(qiáng)的保存價(jià)值,按照中心血站的規(guī)定應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸集和保管。對(duì)于綜合檔案室的日常管理而言,檔案的歸檔是其主要的工作內(nèi)容。在日常工作中,應(yīng)當(dāng)按照檔案的分類做好檔案的收集工作,確保中心血站的各類檔案能夠歸集到綜合檔案室中。

      2.2 綜合檔案保管

      檔案資料在收集整理之后,需要按照不同的類別進(jìn)行分類保管,例如人事檔案和財(cái)務(wù)檔案不能夠放在一起,需要按照檔案自身的類別放到專屬的檔案區(qū)域中進(jìn)行管理。同時(shí),不同的檔案資料所采取的管理方式也是不一樣的。例如財(cái)務(wù)檔案對(duì)財(cái)務(wù)憑證的保管實(shí)效性有嚴(yán)格的要求,需要采取專門(mén)的場(chǎng)地和設(shè)施予以保管,并且要保證檔案資料等完整性和安全性。所以,對(duì)于檔案資料的保管是綜合檔案室的重要職能,也是綜合檔案室發(fā)揮其管理職能的重要方式。

      2.3 綜合檔案調(diào)用

      綜合檔案室除了要做好檔案資料的收集和保管之外,確保檔案資料的日常調(diào)用也是重要的工作職能。檔案資料除了要進(jìn)行合理的保管之外,還能夠?yàn)橹行难镜娜粘9ぷ魈峁┯行У男畔⒅С?。為了?shí)現(xiàn)這一目標(biāo),綜合答案室應(yīng)當(dāng)制定具體的檔案調(diào)用規(guī)則,做好檔案的調(diào)用登記,避免檔案在調(diào)用過(guò)程當(dāng)中發(fā)生損壞或丟失,最大程度的保證檔案資料的完整性。所以,做好檔案的調(diào)用是綜合檔案室日常管理的重要職能,也是重要的工作內(nèi)容。

      3 綜合檔案室的工作內(nèi)容

      3.1 檔案資料的日常管理

      對(duì)于綜合檔案室而言,檔案資料的日常管理是其主要的工作內(nèi)容,在具體管理中,不但要將檔案進(jìn)行及時(shí)的歸檔,同時(shí)還要按照綜合檔案室的相關(guān)管理規(guī)定開(kāi)展日常管理工作,在管理中要保證綜合檔案室的溫度濕度滿足檔案的保管要求,同時(shí)還要對(duì)檔案資料進(jìn)行日常巡查,檢查檔案資料的完整性。在此基礎(chǔ)上,還要建立檔案資料的來(lái)源清查和登記,對(duì)于不同渠道的檔案資料進(jìn)行分別登記,提高檔案資料的準(zhǔn)確性,做到檔案資料能夠追根溯源。

      3.2 檔案室的日常維護(hù)

      中心血站的綜合檔案室配備了先進(jìn)的硬件設(shè)備和必要的檔案保管設(shè)施,在日常工作中,需要對(duì)檔案管理設(shè)備和設(shè)施進(jìn)行必要的維護(hù)。既保證設(shè)備設(shè)施能夠正常工作,同時(shí)也要消除檔案室存在的安全隱患,特別要預(yù)防火災(zāi)和房屋漏水給綜合檔案室?guī)?lái)的不利影響。通過(guò)有效的日常維護(hù)能夠提高綜合檔案室的安全管理水平,確保綜合檔案適中的檔案資料不因?yàn)橐馔馐鹿拾l(fā)生損壞和滅失,提高綜合檔案室的管理效果,滿足檔案資料的管理需要。

      3.3 檔案資料的整理和分類

      中心血站的綜合檔案室中檔案資料的類別較多,來(lái)自中心血站的各個(gè)業(yè)務(wù)科室。為了保證檔案資料在管理中能夠準(zhǔn)確有效,需要對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和分類,在整理和分類過(guò)程當(dāng)中,要按照檔案資料的源頭進(jìn)行分類,同時(shí)還要按照檔案資料的內(nèi)容進(jìn)行分類,確保檔案資料分類準(zhǔn)確,減少檔案資料的混淆,便于檔案資料在后期調(diào)用過(guò)程當(dāng)中能夠降低查找時(shí)間,提高檔案調(diào)用的效率。所以,做好檔案資料的整理和分類是中心血站綜合檔案室內(nèi)的重要工作內(nèi)容。

      4 綜合檔案室的工作側(cè)重點(diǎn)

      4.1 完善檔案管理制度

      基于綜合檔案室的重要性及特殊地位,綜合檔案室在日常工作中,應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善,保證檔案管理工作能夠得到有序的開(kāi)展,并形成有制度可依的局面,提高綜合檔案室檔案管理的針對(duì)性,使綜合檔案室的日常管理工作能夠圍繞著檔案管理制度來(lái)開(kāi)展,避免檔案管理工作出現(xiàn)混亂。所以,完善檔案管理制度是綜合檔案室工作的側(cè)重點(diǎn)之一,也是解決綜合檔案室檔案管理中存在問(wèn)題的重要手段。

      4.2 強(qiáng)化檔案管理手段

      綜合檔案室在檔案管理中,不但要采取傳統(tǒng)的檔案管理手段,同時(shí)還應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料等有效管理。在檔案資料的登記分類,存放等環(huán)節(jié)都可以采用現(xiàn)代化手段予以解決。與此同時(shí),還要保證檔案管理手段的有效性,使檔案管理能夠在實(shí)際開(kāi)展中降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高檔案管理效率,能夠在最短的時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類存儲(chǔ),并在檔案資料等調(diào)用中能夠快速的找到對(duì)應(yīng)的檔案資料。

      4.3 做好檔案資料的登記和調(diào)用

      檔案資料除了要進(jìn)行有效的保管之外,檔案資料的調(diào)用也是發(fā)揮檔案資料作用的重要方式。為了保證檔案資料的調(diào)用能夠取得積極效果,在檔案資料的調(diào)用過(guò)程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)做好調(diào)用登記,并對(duì)檔案資料的存放位置進(jìn)行記錄,保證檔案資料在使用完畢之后能夠按照原位置予以存放,減少檔案資料存放混亂現(xiàn)象的發(fā)生,使檔案資料的調(diào)用能夠更加快速有效,通過(guò)對(duì)檔案資料調(diào)用的登記能夠確保檔案資料在調(diào)用過(guò)程中不發(fā)生損壞和丟失。一旦檔案資料沒(méi)有按照規(guī)定期限返還,則立刻根據(jù)登記的信息進(jìn)行查找,形成對(duì)檔案資料的有效跟蹤。

      5 結(jié)論

      通過(guò)本文的分析可知,綜合檔案室在日常工作中,應(yīng)當(dāng)對(duì)自身的職責(zé)和工作內(nèi)容有全面正確的認(rèn)識(shí),既要保證檔案管理工作的有效開(kāi)展,同時(shí)還要保證檔案資料的安全性和完整性,使中心血站等檔案管理工作能夠滿足實(shí)際要求更上一層樓,解決學(xué)習(xí)管理中心綜合檔案管理中存在的諸多問(wèn)題,提高檔案管理的實(shí)效性,為中心血站的日常工作提供更多的支持。

      參考文獻(xiàn)

      [1]徐莉,安靜.加強(qiáng)科學(xué)管理 發(fā)揮檔案作用[J].蘭臺(tái)世界,2018(13):22-23

      [2]秦麗環(huán).綜合檔案室按環(huán)節(jié)分工管理的優(yōu)越性[J].衡陽(yáng)師范學(xué)院學(xué)報(bào),2018(01):36-37

      [3]王金明.我院檔案利用的前瞻性[J].濰坊教育學(xué)院學(xué)報(bào),2018(02):44-45

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