國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案整理之我見(jiàn)

汪峰

摘 要：時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，使得文書(shū)檔案整理工作在國(guó)有企業(yè)的重要性愈發(fā)的突出，但是在當(dāng)前的國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案整理工作中，其工作在進(jìn)行的過(guò)程中還存在一些不足，基于此，文章對(duì)于國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案整理方法進(jìn)行了探究，并且提出了建議，旨在優(yōu)化國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案整理工作，做好該項(xiàng)工作。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案整理;問(wèn)題;策略;重要性

文書(shū)檔案整理工作對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，整理的好壞同企業(yè)發(fā)展有著直接的聯(lián)系，國(guó)有企業(yè)在日常的工作過(guò)程中，為了處理相應(yīng)的事物，并且加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的溝通和聯(lián)系，一些重要的事情都會(huì)采用書(shū)面記錄的方式來(lái)進(jìn)行記錄和保存，從實(shí)際的應(yīng)用角度出發(fā)，在逐漸收集的過(guò)程中形成一個(gè)規(guī)范的整理方式，這樣就能夠更好的去處理系相關(guān)的事務(wù)，同時(shí)也能夠?qū)⒏鱾€(gè)方面的文字資料進(jìn)行綜合的運(yùn)用，這些工作都是文書(shū)檔案整理工作多需要做到的。現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)辦公室的管理工作中，是否能及時(shí)有效的進(jìn)行文書(shū)檔案整理工作，也決定了信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性和事務(wù)處理的準(zhǔn)確性等等。

1 文書(shū)檔案整理工作的重要性分析

文書(shū)檔案整理工作是國(guó)有企業(yè)開(kāi)展管理活動(dòng)的時(shí)候的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，其作用是提升企業(yè)管理工作的效率和質(zhì)量，辦公室文書(shū)檔案整理工作在整個(gè)辦公室的管理工作中也占據(jù)著重要的地位。具體體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：首先，文書(shū)檔案整理工作在企業(yè)的辦公室中發(fā)揮著重要的作用，因此，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)該企業(yè)文書(shū)檔案的整理和收集工作，促進(jìn)企業(yè)的管理效率。其次，做好企業(yè)的文書(shū)檔案整理工作，能夠更好的記錄企業(yè)其自身的發(fā)展歷程。第三，辦公室的文書(shū)檔案整理工作也具有一定的重要性，能夠在關(guān)鍵的決策時(shí)期為相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策時(shí)提供決策依據(jù)，文書(shū)檔案能夠體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的時(shí)間活動(dòng)的正確與否，從而根據(jù)文書(shū)檔案的記載內(nèi)容對(duì)于實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行一定的改進(jìn)，也有助于提高企業(yè)實(shí)踐活動(dòng)的質(zhì)量。因此，應(yīng)該不斷的增強(qiáng)和落實(shí)文書(shū)檔案整理工作。文書(shū)檔案具有較強(qiáng)的憑證作用，在需要對(duì)于單位的歷史記錄進(jìn)行查找的時(shí)候，文書(shū)檔案往往是最為有效和重要的歷史憑證，所以，做好文書(shū)檔案整理工作對(duì)于一個(gè)單位的發(fā)展是十分的重要的。

2 文書(shū)檔案整理工作中存在的問(wèn)題

2.1 文件材料的收集范圍不全面

進(jìn)行文書(shū)檔案整理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)生文書(shū)文檔在收集的過(guò)程中的遺漏現(xiàn)象，若是出現(xiàn)將文件材料遺漏在其他的部門(mén)或其他部門(mén)工作人員的手中的現(xiàn)象，那么則會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案管理人員無(wú)法收集文書(shū)檔案，無(wú)法進(jìn)行材料的歸檔。當(dāng)前，很多的企業(yè)的文檔管理人員和收集人員，在進(jìn)行該工作的時(shí)候，還需要進(jìn)一步的提升其工作能力以及專(zhuān)業(yè)性，若是缺乏一定的專(zhuān)業(yè)性，那么在工作進(jìn)行的過(guò)程中則可能并不會(huì)有足夠的耐心和精力來(lái)處理這項(xiàng)細(xì)致的工作，或是由于其他的一些原因，沒(méi)有及時(shí)的對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行整理，這也可能導(dǎo)致第一時(shí)間內(nèi)沒(méi)有完成收集整理工作，最終也可能導(dǎo)致信息不完整的情況。

2.2 收集文件檔案的力度不夠

在進(jìn)行文書(shū)檔案整理工作的過(guò)程中，一些工作人員由于良好的管理意識(shí)的缺乏，在進(jìn)行文書(shū)檔案整理的過(guò)程中，過(guò)于偏向?qū)σ恍┲攸c(diǎn)的文書(shū)檔案的整理，對(duì)于一些沒(méi)有編號(hào)或是不是非常重要的文件往往卻忽視了，這就會(huì)對(duì)文書(shū)檔案整理工作造成一定的影響。同時(shí)，也會(huì)降低文件收集材料的質(zhì)量。同時(shí)，由于一部分的文書(shū)檔案整理人員對(duì)于該項(xiàng)工作的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)于記錄和整理相關(guān)材料的工作并沒(méi)有擁有一個(gè)認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，這就會(huì)使文書(shū)檔案整理工作的真實(shí)性大打折扣。造成文件的分散，也不利于日后的查閱和利用工作的進(jìn)行。具體的表現(xiàn)為：部分工作人員在進(jìn)行文件資料的處理過(guò)程中，并沒(méi)有對(duì)于文件的真實(shí)性進(jìn)行檢驗(yàn)，也往往會(huì)忽視材料的原件以及復(fù)印件的去唄，同時(shí)也沒(méi)有將文檔原件按時(shí)的收回，同時(shí)，還存在請(qǐng)示件沒(méi)有批復(fù)、函沒(méi)有復(fù)函的現(xiàn)象，使得文書(shū)檔案整理的萬(wàn)丈性和準(zhǔn)確性大打折扣，降低文書(shū)檔案的利用價(jià)值。

3 怎樣做好文書(shū)檔案整理工作

3.1 提升文書(shū)檔案整理工作人員的綜合素質(zhì)

文書(shū)檔案整理工作的進(jìn)行，首先需要較高工作素質(zhì)的工作人員來(lái)進(jìn)行工作，所以，提升工作人員的工作素質(zhì)是非常有必要的。首先，需要工作人員除了應(yīng)該具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)之外，還要有積極向上的思想意識(shí)以及崇高的責(zé)任意識(shí)。一定的管理知識(shí)和管理能力是相關(guān)的管理人員必須應(yīng)該具備的一項(xiàng)能力，其次，應(yīng)該重視對(duì)于相關(guān)的工作人員的后期培訓(xùn)，重視學(xué)習(xí)的作用，不斷的增強(qiáng)他們對(duì)于文書(shū)檔案整理的敏感度，并且提升其管理意識(shí)，這樣才能夠有效的提升文書(shū)檔案整理工作的高效性。對(duì)于那些工作能力相對(duì)較弱的工作人員，應(yīng)該對(duì)他們進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，其工作管理過(guò)程中的弱項(xiàng)是什么，要進(jìn)行明確并且進(jìn)行培訓(xùn)加強(qiáng)。同時(shí)，還應(yīng)該加大對(duì)于文書(shū)檔案整理工作的重要性的宣傳，使得文書(shū)檔案整理工作的工作人員素質(zhì)穩(wěn)步提升，同時(shí)也增強(qiáng)其檔案收集和管理工作的效率以及質(zhì)量。同時(shí)，工作人員還應(yīng)該不斷的進(jìn)行自我學(xué)習(xí)，拓寬視野，對(duì)于自身工作的發(fā)展前景進(jìn)行更好的了解，了解其發(fā)展的趨勢(shì)，努力提升自己，運(yùn)用新技術(shù)和新理論來(lái)包裝和完善自己，改進(jìn)文書(shū)檔案整理工作，使得工作的進(jìn)行更加的規(guī)范和現(xiàn)代化。

3.2 完善文書(shū)檔案整理工作相關(guān)方面的制度

文書(shū)檔案整理工作要不斷的進(jìn)行細(xì)化和完善，相關(guān)方面的管理制度和規(guī)定也應(yīng)該進(jìn)行完善。例如文書(shū)檔案的收集時(shí)間、管理期限、歸屬范圍還有相關(guān)的注意事項(xiàng)都應(yīng)該進(jìn)行明確的規(guī)定，這同文書(shū)檔案整理的工作效率也是有著一定的聯(lián)系的。相關(guān)的管理和收集制度的規(guī)定也應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的狀況以及相關(guān)的管理法律和職能制度來(lái)確定相應(yīng)的文書(shū)檔案整理和歸檔范圍。然后，應(yīng)該對(duì)于文件收集的日期進(jìn)行明確，使得管理變得更加的一目了然，便于進(jìn)行統(tǒng)一管理，同時(shí)也能夠增強(qiáng)收集材料的效率和提升相關(guān)管理人員的工作積極性。每個(gè)單位和每個(gè)部門(mén)都應(yīng)該及時(shí)的更顯自身文書(shū)檔案整理的制度，從而適應(yīng)不斷的變化和發(fā)展的文書(shū)檔案整理的需要。

3.3 加強(qiáng)對(duì)于臨時(shí)檔案材料的收集和管理的力度

很多的企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中有一定的人事調(diào)動(dòng)是在所難免的，對(duì)于文書(shū)檔案整理工作來(lái)說(shuō)，就比較容易出現(xiàn)少數(shù)數(shù)據(jù)資料不完整等遺留問(wèn)題，最終導(dǎo)致文件和檔案無(wú)法收回，甚至丟失。因此，相關(guān)的管理人員一定應(yīng)該提升其工作的效率，在規(guī)定的時(shí)間之內(nèi)，及時(shí)的做好該收集和整理歸檔的文書(shū)檔案，然后加強(qiáng)對(duì)于臨時(shí)檔案和材料的收集和管理力度。在單位的一些重要會(huì)議召開(kāi)之后，及時(shí)的通知各個(gè)部門(mén)收回會(huì)議資料，保證其完整性。一旦出現(xiàn)人員的調(diào)動(dòng)或是離職的現(xiàn)象應(yīng)該及時(shí)的做好人員以及工作的交接，避免文書(shū)檔案整理工作的失誤。

同時(shí)，新時(shí)期應(yīng)該充分的運(yùn)用信息技術(shù)，不斷的加強(qiáng)文書(shū)檔案整理工作的信息化水平，與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用信息技術(shù)，使得文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換工作等，變得更加的科學(xué)高效，更加系統(tǒng)的完成其他的各項(xiàng)檢索、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，提高工作的效率。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，做好文書(shū)檔案整理工作對(duì)于國(guó)有企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，是十分的重要的，目前，我們國(guó)有企業(yè)文書(shū)檔案整理工作中，還存在一些問(wèn)題，因此，應(yīng)該采取一些積極的措施，做好文書(shū)檔案整理工作，不斷的創(chuàng)新工作方式，積累經(jīng)驗(yàn)，全面的提高文書(shū)檔案整理的水平，促進(jìn)文書(shū)檔案整理工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]王磊.做好機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：125.

[2]黎英.提高文書(shū)檔案年度整理歸檔質(zhì)量的策略研究[J].科技風(fēng)，2019（09）：210-211.

[3]魏恭權(quán).文書(shū)檔案整理之我見(jiàn)[J].商訊，2019（04）：174.

[4]韓芳.文書(shū)檔案收集與整理工作的重要性探究[J].檔案天地，2018（08）：48-49.