醫(yī)院文書檔案管理問題分析與對策研究

摘 要：作為醫(yī)院來說，管理文書檔案的工作非常繁重，但是檔案的管理工作對于醫(yī)院發(fā)展來說卻尤為重要?？梢赃@樣說，醫(yī)院文書檔案的管理狀態(tài)直接決定了后期醫(yī)務人員查找資料的方便性和檔案的完整性，對于醫(yī)院的工作效率也有了很大的影響。因此本文就以醫(yī)院文書檔案管理為主，著重探討了檔案管理中所出現(xiàn)的一些問題以及解決的具體對策。

關鍵詞：醫(yī)院文書;檔案管理;問題分析;研究對策

1 前言

醫(yī)院的文書主要是由公文所轉變來的，檔案管理不僅負擔著區(qū)分各項公文的類別還有醫(yī)院的重大事件活動的資料整合分析記載工作，這些文書檔案是整個管理體系中重要的組成部分之一，也是整個醫(yī)院的變遷和歷史的見證材料。但是從目前我國各家醫(yī)院的實際具體情況來看，醫(yī)院的文書檔案資料并不完善，尤其是其中所存在的醫(yī)療器械使用情況、科技成果登記、醫(yī)療糾紛事件處理情況等這方面文件出現(xiàn)了流失現(xiàn)象，也有文書檔案沒有及時整理歸案的現(xiàn)象，更別提對于醫(yī)院的各個時期的發(fā)展以及員工的先進材料的記載。即使有些醫(yī)院對于文書檔案做出了規(guī)整，但是也沒有詳細的記載管理，對于文書檔案是否齊全未做到位，這些都是醫(yī)院文書管理工作人員的失責，需要引起檔案管理工作人員的重視。

2 醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

2.1 文書檔案收集存在的問題

對于醫(yī)院來說，醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院的重要歷史財富，而將文書材料保持完整與齊全更是工作的基礎所在。但是目前來說，我國大部分醫(yī)院的檔案室作為醫(yī)院文書檔案重要儲存地方，主要以接收的方式來確保對原材料的保存與整理，沒有其他的途徑進行資料整合，存在很強的被動性。同時，很多醫(yī)院沒有明確的目標性，對于檔案工作的收集與整理并沒有制定科學的工作方式與方法，進而在歸檔過程中對一些資料容易出現(xiàn)遺漏或者缺失，導致后期在查找文件時，出現(xiàn)了一些問題，甚至一些重要資料存在了缺失現(xiàn)象。例如一些大型的招標活動的物件資料丟失、醫(yī)院大事件的記載丟失、醫(yī)院活動的文件資料丟失等，往往負主要責任的辦公室對于文件的去向都不清晰，更別提后期移交所到的綜合辦公室了。

2.2 醫(yī)院文書檔案分類難于明確

對于醫(yī)院的文件檔案管理來說，科學合理有效的檔案分類不僅可以幫助文書更加清晰明確，也有效提高了檔案管理的工作效率。現(xiàn)今，我國的檔案管理部門對于醫(yī)院系統(tǒng)下的檔案管理至今沒有明確的規(guī)定，導致各家醫(yī)院所使用管理方式也各不一樣。目前來看，所使用最多的管理分類方式為年終統(tǒng)一立卷模式。這種方式首先需要工作人員根據(jù)事件來進行分類與甄別，往往耗費巨大的時間與人力。有的時候醫(yī)院的設置無法對一些文書進行歸屬，導致工作人員需要反復考慮，因此也會出現(xiàn)為了確保其完整性，導致一份文書資料多次出現(xiàn)。

2.3 歸檔文件卷內(nèi)目錄出差錯

對于醫(yī)院的文書檔案管理來說，其中最為重要的就是編制環(huán)節(jié)，也是重點階段。文書檔案的編制工作需要工作人員的細心與認真，編制過程中一點細微的差錯都會對整個文書檔案的管理造成嚴重的后果。因此在編制過程中需要著重注意以下幾點：首先，發(fā)文日期與簽發(fā)日期不同?，F(xiàn)在的文件基本在電腦上操作完成，起草的過程中就已經(jīng)打上了完稿的日期，但是文件在經(jīng)過之后的審核與領導確認，之前存在一個時間上的差距。因此工作人員如果不對此點提前知道，很容易將稿件完全復制粘貼，最后造成時間的差距。這個知識是文秘的學習內(nèi)容，因此作為文件檔案管理的工作人員來說，需要具備良好的文秘知識體系。其次，文件在編制中容易出現(xiàn)混亂以及不完整現(xiàn)象。對于醫(yī)院文書檔案的特殊性，對比其他公司檔案文書來說，其指導性過多，更新速度也較快，甚至往往出現(xiàn)只有文件通知，后期需要工作人員自己進行網(wǎng)絡下載。這樣就容易出現(xiàn)工作人員忘記把附件進行收錄的工作。因此工作人員的一時疏忽，對整個文書的完整性造成了較大的影響，最后造成編排頁碼的不準確性。除了較為常見的頁碼的不正確，還有就是醫(yī)院經(jīng)常出現(xiàn)的紅頭文件。一般來說，紅頭文件的最后一頁基本就是主題詞的尾部，工作人員在編排過程中往往以為是一張白紙而跳過頁碼的編輯，就會造成頁碼之間的混亂，對整個頁碼編排造成偏差，影響后期的編制工作。

3 醫(yī)院文書檔案管理的對策研究

3.1 優(yōu)化檔案管理方式，建立收信機制

由于醫(yī)院的文書檔案管理不僅僅局限在檔案部門，還涉及了多個部門與科室之間的關聯(lián)。同時不同的科室也有自己的檔案收集管理任務，因此各個部門之間責任必須落實到位。尤其是有些部門工作人員還兼檔案管理員，更需要定期將檔案移交到資料室。同時，強調(diào)檔案管理完整的重要性，強化全院工作人員將檔案放入檔案室的重要儀式，以便幫助工作人員可以更好地收集檔案與保存。此外，學習一些新的檔案管理方式，建立醫(yī)院完整的歸檔機制，幫助工作人員可以更加方便地利用和檢索資料。

3.2 加強對檔案工作人員的培養(yǎng)

醫(yī)院文書管理與其他企業(yè)文書檔案管理有一定的區(qū)別，其整體內(nèi)容更為豐富，涉及面更廣，文件更新的速度也更快。因此在文書檔案的分類處理中就需要工作人員具備更專業(yè)的文秘知識以及管理技能。尤其是對文檔的分類，更需要工作人員熟練掌握。因此醫(yī)院需要定期對于檔案管理工作人員實施培訓工作，尤其是對一些基本的理論知識與技能的培訓，可以通過在線與課堂多種方式學習，幫助工作人員更高效、準確的掌握檔案管理方法。

3.3 卷內(nèi)編制更準確

卷內(nèi)編制一直是文書檔案管理的重要環(huán)節(jié)，其中對于目錄的編制不僅是檔案查詢的關鍵所在，也是后期整理發(fā)現(xiàn)問題的重要基礎。首先監(jiān)督指導做好文件的收發(fā)、簽收、擬辦批辦、傳閱、催辦、簽發(fā)等，確保發(fā)文日期的一致性和收發(fā)文的完整性。其次編制工作是一個極強的細致性工作，需要工作人員具有責任心和耐心，對于一些細小地錯誤可以多次檢查與學習，確保頁碼、日期以及編制上沒有任何錯誤，準確無誤。這樣不僅不會出現(xiàn)過多地調(diào)整案卷工作，更不會降低質量。

4 結束語

醫(yī)院文書檔案的管理是幫助醫(yī)院保存以及使用一些重要相關資料或者重大事件的重要工作。這就需要醫(yī)院確保文書檔案的完整以及全面，而作為醫(yī)院檔案管理的工作人員更要具備細心和耐心，不僅需要及時關注上面所派發(fā)的文件，還要注意醫(yī)院所發(fā)生的較大事件，并以良好地專業(yè)水平完成檔案管理工作。

參考文獻

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作者簡介

賈婧（1987-），陜西韓城，陜西省中醫(yī)醫(yī)院。