基于數(shù)字化背景下的工程檔案管理策略探究

郭友青

摘 要：隨著數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展，越來越多的企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到了數(shù)字化檔案管理的重要性，所以深入探究基于數(shù)字化背景下的工程檔案管理策略具有重要的現(xiàn)實意義，有利于提升工程檔案管理的水平，為增強工程檔案資料的利用率創(chuàng)造良好的條件。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;工程;檔案管理

基于數(shù)字化背景下的工程檔案管理，主要是以完整的工程檔案資料作為依托，切實保證原始工程檔案資料的真實性，讓陳舊的工程檔案管理模式逐步朝著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變，創(chuàng)造良好的工程檔案管理條件，以便能夠增強工程檔案資料的利用率。

1 深化工程檔案數(shù)字化認(rèn)識，樹立新興的檔案管理理念

在數(shù)字化背景下的工程檔案管理過程中，為了最大限度提升工程檔案管理的水平，便需要深化認(rèn)識數(shù)字化工程檔案，在思想上認(rèn)識到檔案數(shù)字化管理的重要性，逐步構(gòu)建起新型的檔案管理理念。通過樹立先進的數(shù)字化工程檔案管理思想，充分凸顯出工程檔案的數(shù)字化建設(shè)地位，從而更好的指導(dǎo)工程檔案的數(shù)字化建設(shè)，為強化工程檔案的管理實效性奠定堅實的思想基礎(chǔ)[1]。

2 加強工程檔案軟硬件建設(shè)，強化檔案工程管理水平

工程檔案數(shù)字化管理，主要是依托檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)和數(shù)字化設(shè)備，建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，為工程檔案管理創(chuàng)設(shè)良好的基礎(chǔ)條件。其中，通過將各類數(shù)碼相機、掃描儀、打印機等相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備應(yīng)用到工程檔案的管理過程中，建立一體化的檔案管理軟件，并嚴(yán)格按照工程建設(shè)的實際情況，對工程檔案資料進行掃描，以此達(dá)到提升工程檔案管理實效性的目的。

通過依托數(shù)字化技術(shù)進行工程檔案管理，充分發(fā)揮出計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢作用，在保證工程檔案資料的完整性和真實性的基礎(chǔ)上采取標(biāo)準(zhǔn)化的工程檔案管理策略，最大限度提升工程檔案資料的管理質(zhì)量。

3 注重培養(yǎng)數(shù)字化工程檔案管理人才，提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)

基于數(shù)字化背景下的工程檔案管理，需要有高素質(zhì)的檔案管理人才作支撐。因此，為了能夠最大限度提升工程檔案的數(shù)字化管理效率，便需要注重培養(yǎng)專業(yè)化的工程檔案管理人才。通過組織工程檔案管理人員積極參與專業(yè)化的培訓(xùn)，及時了解先進的工程檔案管理理念，讓現(xiàn)代化的工程檔案管理思想與工程檔案管理的實際情況緊密結(jié)合起來，逐步打造一支通曉數(shù)字化管理模式的綜合性工程檔案管理人才，從而為最大限度提升工程檔案的數(shù)字化管理效率提供堅實的人才基礎(chǔ)[2]。

4 建立數(shù)字化工程檔案信息庫，切實保證檔案管理的安全性

首先，應(yīng)該構(gòu)建無紙化和有紙化的工程檔案信息庫。通過有效解決工程檔案資料因受病毒感染而遭受破壞的問題，積極創(chuàng)建完善的網(wǎng)絡(luò)電子文件歸檔管理程序，以便能夠?qū)⒐こ虣n案資料完整、安全的保存下來，從源頭上防止工程檔案資料發(fā)生丟失的情況。

其次，注重工程檔案資料訪問控制，切實保證工程檔案管理系統(tǒng)的安全性。在工程檔案資料的數(shù)字化管理過程中，準(zhǔn)確控制工程檔案資料利用者的權(quán)限，以便讓工程檔案資料的管理者能夠在任何地點查詢到權(quán)限范圍內(nèi)的工程檔案資料。

再次，做好工程檔案資料的備份工作，切實保證工程檔案資料的安全性。通過定期對工程檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)進行備份，并對一些較大的數(shù)據(jù)庫采取雙機備份的形式，將重要的備份一一記錄下來，以此來保證工程檔案資料管理的完整性[3]。

最后，預(yù)防病毒，防治工程檔案管理系統(tǒng)遭受侵害。在數(shù)字化背景下的工程檔案管理過程中，需要采取一系列的預(yù)防計算機病毒的措施，并根據(jù)實際情況安裝防毒軟件，避免隨意性使用磁盤和光盤的現(xiàn)象，嚴(yán)格進行工程檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的病毒檢驗工作，待確認(rèn)沒有任何病毒之后才能夠正常使用。

5 建立完善的檔案管理體系，提升工程檔案資料利用效率

在以往工程檔案的數(shù)字化管理過程中，工程檔案管理的水平始終偏低，嚴(yán)重影響了工程檔案資料管理的共享。通過依托標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字化工程檔案管理軟件，增強工程檔案資料的利用率，讓工程檔案資料的價值能夠充分的發(fā)揮出來。首先，應(yīng)該制定科學(xué)的工程檔案管理體系，強化整合工程檔案資料，切實保證工程檔案資料的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。同時，還應(yīng)該在工程檔案管理過程中充分發(fā)揮出數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，優(yōu)化工程檔案的資源庫，切實保證工程檔案管理模式的開放性和先進性，讓工程檔案資料庫的價值能夠充分凸顯出來。通過合理劃分工程檔案資料的管理重點，并安排專門的人參與到工程檔案的管理過程中，從而最大限度提升工程檔案資料管理的水平。

在工程檔案的數(shù)字化建設(shè)過程中，檔案管理涉及到文件、圖像和音頻等多重形式，所以通過合理采用數(shù)字化檔案管理模式，對各類工程檔案資料采取高效的管理策略，有利于為深入分析工程項目的發(fā)展?fàn)顟B(tài)、應(yīng)用技術(shù)和工藝提供可參考的資料，有效促進工程建設(shè)更加穩(wěn)定健康的發(fā)展。

總之，在工程檔案的管理過程中，通過系統(tǒng)的分析數(shù)字化檔案管理模式，緊密結(jié)合工程檔案管理的實際情況，優(yōu)化工程檔案管理方案。通過充分利用現(xiàn)代先進的數(shù)字化技術(shù)，讓數(shù)字化技術(shù)與工程檔案管理的資料緊密結(jié)合起來，切實保證工程檔案資料管理的穩(wěn)定性，有效提升工程檔案資料的應(yīng)用價值。

參考文獻(xiàn)

[1]張蕾.信息數(shù)字化環(huán)境下如何加強工程項目檔案管理[J].中國管理信息化，2018（05）：78-79.

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[3]何慶.數(shù)字化時代推動高校檔案管理信息化建設(shè)的路徑[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018（01）：98-99.