事業(yè)單位人事檔案管理思考

褚岳

摘 要：快速發(fā)展的社會，愈加突顯出事業(yè)單位的重要性。人事檔案管理工作是事業(yè)單位的一項重要工作，只有把這一工作做好了，方可將事業(yè)單位的人力資源管理優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，促進單位工作效率的提高，推動事業(yè)單位改革，但在現(xiàn)階段的人事檔案管理工作中，事業(yè)單位還有諸多問題存在，讓其發(fā)展受到了嚴重阻礙。為此，本文筆者結合自身工作實踐就事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題進行了分析，著重探討了解決之道，以供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;觀念;素質

就現(xiàn)階段的實際情況來說，大部分事業(yè)單位均在積極進行改革，進而對傳統(tǒng)的人事管理體系造成了很大沖擊。新時期，對事業(yè)單位來說，首先應思考的問題便是如何把人事檔案的真實性與有效性提高。目前，事業(yè)單位的人事檔案管理工作發(fā)展非?？欤渲羞€是存在很多問題，需對解決這些問題的措施加大研究力度，如此方可將現(xiàn)在事業(yè)單位人事檔案管理水平有效提高[1]。

1 事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理是事業(yè)單位的一項基礎性工作，其可為事業(yè)單位更好的開展其它工作提供充分保證。第一，在事業(yè)單位各項工作中，作為主體的人發(fā)揮著積極作用，對事業(yè)單位的整體工作效率起主要影響。第二，將人事檔案管理工作做好，可提供重要的決策依據(jù)給領導者，有利于更好的實現(xiàn)人崗匹配，并把人力資源優(yōu)勢發(fā)揮，制定更加合理的決策[2]?？梢?，人事檔案管理工作至關重要，需引起事業(yè)單位相關人員的高度重視。

2 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

2.1 重視程度不夠高

現(xiàn)階段，大部分事業(yè)單位均未將檔案管理工作的重要性認識到，在組織管理工作的過程中也沒有高度重視人事檔案管理工作。因為和其他工作相比，人事檔案管理工作有自身的特殊性，和單位利益未有直接聯(lián)系，也不易有較好的成績，因此諸多職工干部對人事檔案管理工作并未形成正確的認識，進而導致人事檔案管理缺乏秩序性、收集能力不強，缺少有效監(jiān)督和監(jiān)察，甚至在部分事業(yè)單位中根本沒有人過問人事檔案管理工，人事檔案管理的作用難以得到充分發(fā)揮。

2.2 檔案管理硬件落后，檔案信息化不足

人事檔案管理工作具有十分龐大的體系，相關管理部門擁有諸多人事資料，但受限于條件與制度，使之并未有一個獨立的辦公地點與資料存放庫，一些事業(yè)單位甚至都沒有必要的檔案存放文件盒與加濕器等，以致于無法有效保證檔案管理工作的質量[3]。除此之外，快速發(fā)展的信息化技術，雖然已在檔案管理中應用了計算機技術，但也只局限于一些簡單的任務，如信息檢索、調閱和錄入等，沒有將其功能充分利用起來，導致檔案管理還未實現(xiàn)無紙化辦公的目的，缺乏先進的信息化水平。

2.3 管理人員自身素質有待提高

在人事檔案建設和管理工作中，人事檔案所承擔的責任極為重大，但是在實際中，諸多事業(yè)單位的檔案室管理工作都是由兼職人員負責，這樣做便違背了相關要求，即人員一定要細致謹慎、檔案管理經(jīng)驗豐富。現(xiàn)階段，大部分從業(yè)人員均未接受過相關的專業(yè)培訓，并未充分掌握檔案工作的流程，工作態(tài)度不嚴謹、服務意識較弱，操作也很生疏，未將此項工作的重要性認識到，讓事業(yè)單位人事檔案管理工作的順利進行受到嚴重影響。

3 加強事業(yè)單位人事檔案管理的具體措施

3.1 更新事業(yè)單位人事檔案管理觀念

首先，創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理理念。事業(yè)單位需要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，了解到加大事業(yè)單位人事檔案管理工作力度有利于促進個人和單位的發(fā)展有著極為重大意義。單位領導密切關注人事檔案管理工作，把自身的帶頭作用充分發(fā)揮出來，積極改變企業(yè)全體人員的檔案管理工作態(tài)度，只有確保事業(yè)單位人事檔案管理觀念可以與時俱進，并構建人事檔案管理小組，才可以保證人事檔案管理的高水平[4]。第二，定期檢查、指導與督促人事檔案管理工作，加強監(jiān)督與檢查，在進行監(jiān)督與指導時，把檔案管理存在的問題與不足給發(fā)現(xiàn)出來，并在第一時間通過有效措施對其予以補救。第三，把人事檔案管理達標考核機制建立起來。良好的制度是做好人事檔案管理工作的基礎條件，通過結合事檔案管理質量與管理人員的績效考核，讓人事檔案管理發(fā)展更加制度化、規(guī)范化。

3.2 建立健全人事檔案管理制度

以《檔案法》的管理要求為基礎，各事業(yè)單位需要立足于自身的檔案工作實際情況，科學開展人事檔案管理工作，將人事檔案管理制度制定出來，內容主要包括收集、運轉、整理、編目、立卷、檢索、安全保管等，良好的制度是做好人事檔案管理工作的重要保證，只有確保人事檔案管理工作制度的規(guī)范性，才可以在工作中遵循人事檔案管理標準和制度順利開展相關管理工作，進而逐漸將事業(yè)單位人事檔案管理的各項規(guī)章制度完善，使每一項工作均能夠在有章可循的情況下展開，借助科學、完善、靈活的管理制度，逐步完善檔案管理的各項工作，檔案管理行為得到規(guī)范，檔案管理水平進一步提高。

3.3 加強硬件設施的投入和使用

在事業(yè)單位日常管理過程中，需要保證人事檔案管理工作資金的充足性，同時保證經(jīng)費真正落到實處，大力使用和投入專業(yè)檔案硬件設施，確保檔案存放位置和條件的最優(yōu)化，使檔案的存放空間符合“三室”分離要求，同時增設消防、安全警報等安保設施，以促進檔案安全性的提升[5]。除此之外，還需在其中全面融入信息化技術，借助計算機網(wǎng)絡技術創(chuàng)新人事檔案管理，利用網(wǎng)絡將不在保密范圍內的檔案信息公開，把高效的人才檔案信息服務提供給社會，使人事檔案信息資源的有效共享成功實現(xiàn)。一方面為利用者提供了方便，也促進了人事檔案工作效率與質量的提高，讓檔案利用效率顯著提升，使檔案管理向無紙化邁進了一大步。

3.4 提升人事檔案管理人員的綜合素質

事業(yè)單位需要大力增強管理人員的業(yè)務能力，利用組織各種培訓活動和獎懲考核，促進人事檔案管理相關人員的業(yè)務能力和業(yè)務素質。首先，在開展招聘工作的過程中，既要具備較強的專業(yè)和技術能力，同時要對其政治素養(yǎng)提出嚴格要求，學歷必須達到一定的標準。具有端正的共態(tài)度;其次，入職后，積極開展相關培訓，加深其對工作責任重要性的了解，并安排專門人員負責檔案管理工作，貫徹落實薪資待遇，使其對檔案工作充滿熱愛之情，成為一名具有扎實專業(yè)技術、較強責任心的復合型人才。

4 結語

綜上所述，不斷提高的信息化水平，為事業(yè)單位檔案管理應用水平和網(wǎng)絡化的發(fā)展提供了有利條件。事業(yè)單位的人事檔案管理工作需借助開放化、網(wǎng)絡化的管理方式同社會的需求相適應，并把自身的綜合素質不斷提高，將信息化的人事檔案管理方式建立起來，促進自身工作效率與質量的提高，更好的服務社會，借以促進事業(yè)單位工作質量和效率的提高。、對基層檔案管理人員來說，應把時代機遇牢牢把握住，加強創(chuàng)新，加大改革力度，進一步開展事業(yè)單位人事檔案管理工作。

參考文獻

[1]陳炯.新形勢下對我國企業(yè)人事檔案管理的研究[J].江蘇航空，2015，7（04）：44-45.

[2]郭婷婷.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].東方企業(yè)文化，2015，3（23）：102-103.

[3]王怡然.人事檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展的內在聯(lián)系[J].現(xiàn)代國企研究，2015，9（20）：28-29.

[4]王靜.淺談做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業(yè)務，2014，（17）：81-82.

[5]顏彬.淺談加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的新思路[J].黑龍江史志，2015（34609）：139